Qual é o momento certo para automatizar sua gestão financeira?

Quem se lança na jornada empreendedora em SaaS terá que lidar com alguns desafios totalmente diferentes de um negócio convencional. Mesmo este um caminho individual e peculiar à cada negócio, uma dúvida se torna sempre muito comum: quando uma empresa SaaS deve automatizar sua gestão financeira?

A melhor forma de responder a essa questão é observar a trajetória de quem conseguiu chegar lá. Com o amadurecimento do mercado, os founders compartilham modelos e benchmarks que funcionaram para eles, tornando-se um guia para gestores iniciantes.

Organização financeira para sustentar o crescimento

Os primeiros meses de vida de uma empresa que trabalha na economia da recorrência serão dedicados à validação do product market-fit, à conquista dos primeiros clientes, e à escalada da operação para sustentar a tração da empresa.

No começo de uma empresa SaaS, a equipe é basicamente composta pelo time de sócios. Em muitos casos, não é possível contar com algum integrante com experiência na área financeira.

→ Qual o papel de um CFO dentro de uma operação SaaS?
→ Quando sua empresa SaaS precisará de um CFO? 
→ Quais são as diferenças entre um CFO e um Controller e quando sua empresa precisará de cada um desses profissionais.

Uma das preocupações iniciais da empresa é honrar os recebimentos e pagamentos e assegurar que os impostos serão gerados da forma correta. Neste momento, a empresa se ocupa com o planejamento financeiro básico e com o fluxo de caixa, que na recorrência é completamente diferente do modelo transacional.

No começo, é comum ter uma única pessoa cuidando de tudo: contas a pagar, faturamento, cobrança, controladoria, tesouraria e departamento pessoal. À medida que o negócio cresce cada uma destas áreas passará a ter uma pessoa como responsável. 

Entretanto é preciso ter em mente que, enquanto a contratação de um profissional especializado não acontece, é importante operar no sentido de garantir a melhor gestão das cobranças recorrentes. 

Afinal, a premissa básica em SaaS é assegurar que a gestão de cobranças seja feita na hora certa e no valor exato. Nesse sentido, o gestor precisa se certificar de que alguns procedimentos começarão funcionando como pilares da eficiência financeira.

E para isso, a palavra-chave é automatização processos.

Como lidar com os primeiros desafios na gestão financeira em SaaS

Muitas vezes, um gestor financeiro não percebe imediatamente que a ausência de automação de processos se tornará uma dor. Afinal, inicialmente, usar planilhas para organizar uma operação financeira pode funcionar para um número menor de clientes, mas se tornará sinônimo de perda dinheiro a médio prazo.

Outro cenário comum dentro das empresas iniciantes, mas que também pode levar à perda da eficiência financeira, é alocar mão de obra qualificada para fazer o trabalho manual. 

Pensar em eficiência no departamento financeiro tem um fundamento muito significativo. A pesquisa de campo “Sobrevivência das Empresas”, conduzida pelo Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), detectou que uma “gestão financeira mais eficaz” é a sexta estratégia considerada mais útil entre os gestores para prevenir a falência.

Assim, os desafios do empreendedorismo em SaaS vão se apresentando em etapas. Com a maturidade do negócio, a tendência é que alguns “escorregões” virem aprendizados. Estes serão traduzidos em processos, e buscar equilíbrio entre estes novos mecanismos e a agilidade de uma startup é fundamental. 

Durante o Superlógica Xperience 2019, Rodrigo Ventura, fundador da Escola do Financeiro, falou sobre os 7 estágios de maturidade de uma empresa quanto ao setor financeiro. Segundo ele, “a empresa se torna madura quando tem processos que fazem sentido, são organizados e definidos pelo modelo de negócios dela. Mas a maioria delas não procura estruturar isso tão bem”, ele alerta.

→Quer saber mais sobre o início da jornada empreendedora em SaaS? Veja os aprendizados compartilhados por gestores financeiros experientes.

Acompanhamento das métricas: fundamental para o início da operação

Gestores financeiros experientes concordam que na fase inicial do negócio é preciso ter acesso facilitado aos dados gerados na operação. Também, é necessário apurar essas métricas SaaS com excelência para evitar controles e dados paralelos: 

• CAC: Custo de Aquisição por Cliente;
• MRR: Receita Recorrente Mensal;
• Churn: taxa de cancelamento de clientes;
• Ticket Médio: média do quanto o cliente gasta mensalmente;
• LTV: Tempo de vida do cliente

Índice de engajamento: quanto o cliente realmente utiliza a sua solução.

→Quais métricas SaaS um CFO precisa analisar?

Departamento financeiro e a estratégia: liberte-se do operacional

Quem está começando na jornada de empreendedorismo SaaS lida com uma série de incertezas. Neste momento é necessário testar o mercado e ter foco total na estratégia para descobrir se a solução resolve um problema real dos clientes. 

Muitos gestores só aprenderão na prática que conduzir a rotina do departamento financeiro em si não é uma função estratégica. Sem automatizar a parte financeira da empresa, não sobrará muito tempo para pensar no planejamento.

Gestores SaaS mais experientes avaliam que um departamento financeiro deve dedicar mais de 50% do seu tempo para predizer os movimentos do mercado para direcionar as ações da empresa. Eles também afirmam que o foco na experiência do cliente e na melhoria do produto também terão efeitos positivos para a criação de uma gestão sustentável.

Conforme orienta Felipe Pestana, COO (Chief Operating Officer) do DINO: “Automatize seus processos financeiros para focar no estratégico e ter tempo de se dedicar ao que realmente importa: conhecer quem são seus clientes e parceiros e não ficar preocupado”.

Automatização: começar certo é a resposta certa

Um negócio SaaS precisará lidar com uma série de processos burocráticos, métricas e demais tarefas da gestão financeira (entre muitas outras coisas!). Se perder em meio a tudo isso pode instalar uma situação de caos que comprometerá a eficiência do seu negócio. 

Para evitar esse cenário, separamos abaixo um checklist (direto ao ponto) para ajudar um gestor financeiro a começar da melhor forma. Selecione aquelas que você já pratica, observe as não marcadas e coloque no seu planejamento!

Checklist do melhor momento para automatizar sua gestão financeira

→7 boas práticas de gestão de assinaturas que você deve adotar hoje

Conte com um sistema para automatizar sua gestão financeira 

Um sistema de gestão de assinaturas e cobranças recorrentes, como o Superlógica Assinaturas pode trabalhar por você e pelo seu time. Com ele, a automatização de tarefas lhe poupará tempo, deixando você livre para cuidar da estratégia do seu negócio.

Um sistema de gestão completo, como o Superlógica Assinaturas, lhe entregará também uma análise precisa e diária das métricas e números que você não pode perder de vista:

• MRR – Índice que mede a receita recorrente mensal baseada somente em assinaturas;
• ARR – Receita Recorrente Anual; 
• Ticket médio – média do quanto o cliente gasta mensalmente
• Lifetime – Ciclo de vida dos clientes;
• Lifetime value (LTV) – Tempo de vida do cliente
• Growth rate – Taxa de crescimento de assinaturas e base de clientes;
• Churn – taxa de cancelamento de clientes
• Net MRR Churn – Taxa de receita perdida;
• Quick ratio –  Taxa de liquidez.

Além disso, conheça as funções do Superlógica Assinaturas fundamentais para a escalada da sua empresa:

• Gestão de planos e assinaturas;
• Faturamento recorrente (boleto e cartão);
• Régua de cobrança;
• Conciliação bancária automática;
• Checkout para venda online;
• Gestão da inadimplência;
• Métricas e indicadores;
• Área do cliente;
• Emissão de nota fiscal.

Você é gestor de um negócio recorrente e busca por uma plataforma de gestão de assinaturas e pagamentos? Entenda o que levar em conta antes de contratar.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias, Escolas e Cursos.

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.