Os 7 estágios de maturidade do departamento financeiro

Um departamento financeiro mais estratégico e orientado com os objetivos do negócio, muitas vezes, pode levar uma empresa a outro patamar. 

De acordo com a pesquisa Sobrevivência das Empresas, realizada pelo Sebrae, melhor planejamento do negócio (com 18% dos respondentes) e “gestão financeira mais eficaz” (13% dos respondentes) seriam, respectivamente, a terceira e a sexta estratégias mais úteis para prevenir o fechamento das empresas (segundo os resultados, 23,2% das empresas abertas em 2012 fecharam com até dois anos de existência. Se falarmos em microempresas, aquelas com R$ 900 mil de faturamento anual, 45% fecham no mesmo período). 

“Dentro das empresas, as finanças são quase um patinho feio”, comentou Rodrigo Ventura, fundador da Escola do Financeiro. “Para esse departamento ficar mais estratégico, é necessário liberá-lo do operacional”. 

Segundo ele, existem 7 estágios de maturidade de uma empresa quanto ao setor financeiro. “A empresa é madura quando tem processos que fazem sentido, são organizados, definidos pelo modelo de negócios dela”, comentou. “Mas a maioria delas não procura estruturar isso tão bem”. 

Rodrigo apresentou, no Superlógica Xperience 2019, a palestra “Criando um financeiro de classe mundial: passo-a-passo para transformar o seu setor financeiro”. Nela, descreve cada um dos 7 estágios que uma empresa enfrenta e o que precisa para evoluir para o próximo.  Você pode conferi-los no vídeo abaixo ou durante todo o artigo.

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Primeiro, quais as funções do departamento financeiro?

Rodrigo listou 10 funções que um departamento financeiro é responsável dentro de uma empresa. São elas:

1. Administrativo ou backoffice; 
2. TI interna;
3. Governança corporativa;
4. Contratos e comissões;
5. Planejamento financeiro;
6. Tesouraria, com contas a pagar e receber;
7. Departamento pessoal que é “a parte chata da gestão de talentos”;
8. Controladoria para “garantir que o balanço reflita a realidade da empresa”;
9. Jurídica;
10. Excelência operacional. 

“Esses processos, vão começar como uma atividade pontual e depois se tornará recorrente. Assim, terá uma posição dedicada, evoluindo para uma área inteira para isso”. 

O 1º estágio: negação 

No primeiro passo, a empresa nem reconhece a necessidade de um departamento financeiro, ignorando completamente o assunto. “Nesse momento, ele mistura pessoa física com jurídica, não sabe se a operação traz lucro ou prejuízo e, no fim, assume uns riscos fiscais ou tributários desnecessários”, aponta. 

Ele cita algumas atitudes para sair desse cenário:

1. Contratar um contador;
2. Escolher boas ferramentas (não só tecnológicas) de gestão; 
3. Separar e melhorar a gestão de contas.

O 2º estágio: gestão de transações

Nesse estágio, a empresa deixa de sair da inexistência de um departamento financeiro e passa a ter um setor com pouca força. Normalmente, um assistente ou estagiário assume o controle e o fluxo de caixa ainda carece de controle com um sistema de contas a pagar e receber bem rudimentar. “Às vezes falta dinheiro, às vezes sobra, nunca sabem os gastos para produzir ou entregar”. 

Para evoluir para o próximo estágio, você deve:

• Monitorar o fluxo de caixa semanalmente, olhando para as entradas e saídas;
• Lançar as contas em um sistema de gestão;
• Achar um ponto de equilíbrio (saber o quanto tem que vender para custear a operação);
• Deixar de ser um “garçom de métricas” e se antecipar trazendo soluções.

O 3º estágio: controle gerencial

Nesse momento, o financeiro ainda mistura custo com despesa, com investimento e, assim, o balanço não reflete a realidade. Acaba improvisando na arquitetura tributária, com contador sendo apenas para apuração de tributos e folha. 

Para avançar para o próximo estágio, é essencial:

• Integrar operação e contabilidade;
• Padronizar os planos de contas;
• Aprender a diferença entre regime de caixa e competência;
• Entender o ciclo financeiro da operação.  

“Financeiro não é só capital, é a união disso com estratégia, pessoas e, principalmente, informação!”.

O 4º estágio: controle efetivo

Nessa fase, os demonstrativos já refletem a realidade da empresa, mas ainda não são estratégicos e analisam apenas o presente. A empresa fica meio “top down”, ou seja, as coisas são empurradas para o financeiro. 

Para avançar para próxima fase, você precisa:

• Criar um ritual financeiro com todas as lideranças;
• Monitorar o orçado e o realizado;
• Analisar o erro. “O erro em si não ensina, mas a análise dele sim”;
• Coloque a visão da empresa nos números.

“Aqui, é o momento de filosofar um pouco. O que é custo? O que é investimento? O investidor da empresa ou um consultor podem ajudar nessa tarefa”. 

Se faz necessário fazer alguns ajustes e deixar claro alguns conceitos. “Orçamento é o caixa da empresa. O planejamento financeiro remete ao médio prazo, o plano de execução é o uso dos recursos e, por fim, o plano de negócios é o esforço que envolve as outras áreas”.

O 5º estágio: planejamento e análise financeira

A empresa, nessa etapa, completou o ciclo completo: planejamento, prognóstico, relatórios e análise. Só que o setor responsável pelas finanças inchou, ou seja, existe muito trabalho manual, retrabalho e aparenta ter burocracias inúteis. 

Para sair dessa etapa e ir para a próxima fase, é necessário:

• Mapear fluxos de informação;
• Revisar procedimentos;
• Usar tecnologia;
• Criar acordos de como repassar a informação entre as áreas;
• “Existem processos sem dono? Com mais de um dono? Que não deveriam existir? Que deveriam, mas não existem? Qual o gargalo de crescimento? Já consegue captar investimento? Conseguiria ser vendida?”.

O 6º estágio: operações integradas

Nesse momento, a informação flui praticamente em tempo real. Mas ainda existe baixa eficiência do capital, baixa qualidade e diversidade de recursos e riscos externos não mapeados. 

Para chegar a última e esperada fase, você deve:

• Contratar funcionários mais experientes para desafios específicos;
• Aproveitar toda a gama de serviços financeiros oferecidos no mercado;
• Ter um relacionamento melhor com o acionista.

7º e último estágio: departamento financeiro estratégico

Aqui, você atingiu o seu objetivo. O CFO é um dos cargos mais importantes da empresa e responsável por tomar decisões cruciais, enxergando a longo prazo. A empresa está pronta para captar mais capital, adquirir outras empresas e realizar um IPO financeiro. 

“Entretanto, não pense que você não pode melhorar”, concluiu Rodrigo. “Você não pode parar de evoluir! Faça benchmarks, aprenda e ensine os outros. Sempre tem espaço para deixar o seu departamento financeiro mais estratégico”.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias e Educação.

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.