Tecnologias para condomínios: recursos que toda a administradora precisa ter para o futuro

Com a pandemia de COVID-19, o tempo que condôminos passam em suas unidades aumentou. Também cresceu a necessidade de se oferecer conforto e conveniência para esses indivíduos. Dadas as circunstâncias, administradoras precisam mais ainda procurar por novas tecnologias para condomínios.

O detalhe é que em meio às (nem tão) novas novas demandas que estão se criando para o futuro próximo, administradoras de condomínios têm uma nova oportunidade em mãos. Com um rol de soluções para melhorar a convivência nos empreendimentos, elas podem provar ainda mais seu valor aos moradores.

Existem softwares e ferramentas capazes de modernizar e sintetizar a forma de trabalho delas, a fim de melhorar os serviços prestados e otimizar tempo.

Com o apoio dessas tecnologias para condomínios, potencializa-se os elementos fundamentais para que condôminos tenham uma boa experiência, como:

• Mais segurança;
• Aumento da produtividade dos serviços;
• Redução de gastos;
• Menos chances de os condôminos levarem multas desnecessárias.

Esses recursos surgiram para capacitar ainda mais esses serviços e melhorar os seus índices de avaliação pelos moradores. Neste artigo, separamos as principais soluções presentes no mercado para combater a crise atual e alavancar a qualidade dos serviços.

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Você verá neste artigo:

1. Assembleias Virtuais
2. Aplicativos condominiais
3. Boletos online e réguas de cobrança
4. Boletos online e réguas de cobrança
5. Software em nuvem
6. Quais tecnologias para condomínios a Superlógica pode lhe oferecer?

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1. Assembleias virtuais

O distanciamento social interferiu diretamente no calendário de muitos condomínios. Assembleias que estavam marcadas para final de março, abril ou até maio, tiveram que ser adiadas. O problema é que com essas alterações nas datas, muitas decisões administrativas deixaram de ser tomadas, gerando atraso em melhorias internas e em resoluções de problemas.

Em vista desses empecilhos, a lei 14.010/2020 foi aprovada para que elas pudessem ocorrer em ambiente digital. Assim, as assembleias virtuais, que antes não possuíam uma regulamentação aprovado, passaram a ser permitidas.

Além de evitar a proximidade física entre moradores, o procedimento remoto garante que mais pessoas possam participar das decisões. O condômino pode votar no melhor horário, sem a necessidade de comparecer em um único horário e local.

Ainda sua execução pode acontecer de forma híbrida. Ou seja, além dos votos eletrônicos, pode-se realizar o evento presencial apenas para aqueles que não o fizeram online. Garante-se, assim, que todos tenham a oportunidade de participar das deliberações.

Esse procedimento trouxe mudanças que podem ser permanentes, visto a efetividade que traz para aumentar a participação, com mais comodidade e segurança.

2. Aplicativos condominiais

Os aplicativos já fazem parte do cotidiano dos cidadãos. Operações financeiras, organização da vida pessoal, lazer, entre muitas outras tarefas do dia a dia são feitas com o celular na mão.

E para organizar a comunicação do condomínio, bem como facilitar o acesso aos documentos mais importantes também estão nessa realidade. Já existe no mercado um aplicativo condominial que permite tais ações. .

O aplicativo Área do Condômino entrega diversos benefícios para os moradores e a administradora, como:

• Acesso à segunda via atualizada de cobranças;
• Comunicar-se com a portaria;
• Votação virtual em assembleias;
• Recebimento de comunicados gerais;
• Prestação de contas do condomínio;
• Armazenamento de documentos – como atas de reuniões e convenção – que ficam disponíveis para todos os moradores;
• Reservas de áreas em comum diretamente pelo aplicativo;
• Notificações diretamente no celular sobre novidades ou comunicados relacionados à unidade.

3. Boletos online e régua de cobrança

Esse é o momento certo para implementar e promover os boletos digitais no processo de cobrança das cotas condominiais. Ao invés de enviar os títulos impressos, eles passam a ser enviados via e-mail, SMS, aplicativos ou algum outro canal digital escolhido pelas unidades cadastradas no sistema.

Tal medida, além de respeitar o distanciamento social, evita atritos desnecessários com os clientes, ao evitar que síndicos e condôminos se dirijam à administradora para buscá-los. Eles ainda são uma boa maneira de combater a inadimplência, afinal atrasos no pagamento pois o boleto não chegou serão bem mais raros.

Outra tecnologia que pode agregar no combate à inadimplência é o uso de um CRM de cobranças. Esse recurso permite monitorar as unidades e condomínios com taxas de inadimplência mais críticas, para planejar ações e mitigar a falta de pagamento.

Ainda, com uma régua de cobrança eficiente, na composição do CRM, você poderá automatizar as mensagens e notificações via e-mail, SMS e até cartas, para os casos extremos. Será possível programar a emissão dos alertas sobre dias de vencimento e contas em aberto, com antecedência para evitar esquecimentos.

Um passo a mais na gestão condominial: BPO de cobranças

Utilizar a tecnologia para melhorar a gestão condominial e combater a inadimplência tem um próximo passo. Isso mesmo!

As ferramentas que citamos acima são etapas importantes para qualquer administradora que planeja otimizar seus processos. Porém, é possível evoluir e escalar o setor financeiro da sua empresa.

Isso pode ser feito com a contratação de um BPO de cobranças. Com essa alternativa, você confia esse processo a quem mais entende sobre a utilização das funcionalidades, agrega novas tecnologias de atendimento e, principalmente, poderá se concentrar nos serviços essenciais que presta aos condomínios.

→ Quer entender mais sobre o funcionamento do BPO de Cobranças? Entre em contato através do e-mail: comercial@pjbank.com.br.

4. Central de chamados e PABX Virtual

Quais são as principais demandas de chamadas em uma administradora de condomínios? Você sabia que em grande parte das administradoras mais de 70% das ligações são somente para solicitação de segundas vias de boleto?

Atender essas demandas recorrentes, ainda mais em tempos de crise, gera um trabalho desgastante e, muitas vezes, evitável.

As principais demandas podem ser transferidas para canais que farão boa parte do trabalho. O Superlógica Condomínios oferece a central de chamados, uma aplicação capaz de automatizar as solicitações através de um PABX Virtual. 

Ela funciona assim:

• Ao ligar para a administradora, o condômino ouve uma gravação e seleciona o número referente à solicitação de 2ª via de boleto;
• Ele digita seu número de CPF;
• Após a confirmação dos dados, a central de chamados envia a 2ª via de boleto diretamente para o e-mail do solicitante, de forma automática e sem intervenção de algum funcionário da administradora;
• A ligação só será encaminhada a um dos atendentes caso o morador não tenha um e-mail cadastrado.

Simples, rápida e eficiente, essa é uma forma de atenuar um dos principais pontos de atrito entre administradoras e seus clientes. Além, claro, de eliminar um processo burocrático e ineficiente da rotina de seus colaboradores.

5. Software em nuvem

A nuvem permite o armazenamento de informações e dados em um ambiente imaterial disponibilizado através servidores. O Google Drive e o iCloud são algumas das ferramentas mais conhecidas deste modelo.

Mas essas não são as únicas possibilidades de utilização desses espaços. A tecnologias em cloud também permitem que sistemas de gestão sejam desenvolvidos nesse ambiente.

Assim, para acessá-los o usuário precisa apenas ter o login e senha em mãos, podendo utilizá-lo em qualquer computador e em qualquer lugar.

O Superlógica Condomínios foi pioneiro nessa tecnologia para entregar soluções às administradoras. A plataforma é utilizada completamente online, bastando ter conexão com a internet.

Isso ainda garante um fator de segurança, já que os dados dos usuários são protegidos por uma densa camada de criptografia nos servidores (impedindo invasões). E ainda elimina a chance de perdê-los por conta de algum dano que no hardware, diferente daqueles hospedados no desktop.

Outra vantagem é a facilidade de organização e redução de espaço físico. Não é mais necessário empilhar pastas de documentos e arquivos antigos. A nuvem garante que os dados fiquem devidamente armazenados e organizados.

→ Quer entender mais sobre as vantagens da nuvem e porquê você deveria abandonar o desktop? Confira tudo isso neste material especial que preparamos!

Quais tecnologias para condomínios a Superlógica pode lhe oferecer?

O Superlógica Condomínios é o ERP mais utilizado por administradoras de condomínios. Mais de 50 mil condomínios em todo o Brasil se beneficiam das facilidades entregues através do sistema.

Todas as tecnologias descritas acima estão disponíveis entre seus diferenciais. E não para por aí, você ainda pode contar com:

• Conciliação bancária automatizada;
• Contas a pagar e contas a receber;
• Assistente de previsão orçamentária;
• Gestão de despesas pelo síndico;
• Integração com a Conta Digital PJBank;
• Leitor de consumos do condomínio via app;
• Anúncios no boleto;
• Cobrança da cota condominial no cartão de crédito;
• Integração com outros sistemas via API;
• E muito mais!

Controle a inadimplência, elimine burocracias desnecessárias e ganhe tempo para cuidar do relacionamento com seus clientes!

→ Clique aqui para saber mais sobre os diferencias do Superlógica Condomínios. Ou, se preferir, faça um teste grátis do sistema.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.