Régua de Cobrança: 4 dicas para acabar com a inadimplência na gestão condominial

Assim como em qualquer negócio com cobrança recorrente, a gestão de condomínios também precisa lidar com a ameaça constante da inadimplência. Mas, isso ocorrerá somente se sua administradora não fizer uso de uma régua de cobrança bem planejada.

Uma estratégia de cobrança efetiva pode evitar que os casos de inadimplência se arrastem por um longo período. Caso a situação fuja do controle, a gestão de recursos do condomínio será prejudicada, impactando até nos condôminos adimplentes.

Continue lendo este artigo e entenda como utilizar uma régua de cobrança da forma mais efetiva!

Inadimplência em condomínios exige medidas duras

Deixar de receber pagamentos em dia é um mal que pode interferir no gerenciamento financeiro de qualquer empresa. Quando falamos da administração de condomínios, isso pode representar um grande comprometimento no fluxo de caixa.

Para combater esse cenário, muitos condomínios criam fundos de prevenção à inadimplência. Por outro lado, quando os atrasos ou a ausência de pagamentos é muito recorrente, até o fundo de reserva pode ser insuficiente para lidar com tal situação.

Nesse caso, as coisas se complicam. As providências com os procedimentos de cobranças judiciais irão demandar mais custos por parte da administradora e do empreendimento. Além disso, pode-se gerar um conflito contornável com os condôminos.

Existem formas de lidar com esse mal antes que ele crie raízes profundas no negócio. Uma solução eficaz é contar com o apoio de uma régua de cobranças.

Sua administradora utiliza esse recurso?

Se você respondeu que ainda não, pode estar desperdiçando uma oportunidade de manter uma gestão mais eficiente do seu caixa. Isso sem falar, que ações preventivas de cobrança melhoram a relação entre empresa e cliente.

Entenda agora como uma régua de cobrança automatizada ajudará a sua administradora a combater o pesadelo da inadimplência nos condomínios.

Como uma régua de cobrança pode ajudar uma administradora de condomínios?

Entender os motivos que levam um condômino a atrasar o pagamento da taxa de condomínio é um exercício complexo. Afinal, muitos motivos podem levar à inadimplência. Um dos mais comuns, por incrível que pareça, é o esquecimento!

Contudo, existe uma maneira simples para que as administradoras estejam sempre um passo à frente.

Ter uma régua de cobrança bem planejada permite que o condômino seja informado com antecedência sobre o vencimento do boleto do condomínio. Ela também garante que, após alguns dias em aberto, a cobrança do boleto em atraso seja feita em tempo hábil, antes que se torne um problema de solução mais complexa.

Isso tudo é possível de ser programado usando os canais de relacionamento da administradora e sem custos adicionais!

Os comunicados são enviados via SMS e e-mails. Já para os casos de atrasos maiores, é possível programar o envio de uma carta física para o condômino inadimplente.  

Afinal, quando o assunto é manter a previsibilidade de receita da sua administradora, redução de custos é um tema fundamental!

Como montar uma régua de cobranças efetiva na administração de condomínios?

Como vimos, adotar uma régua de cobranças efetiva permitirá que sua administradora crie ações para prevenir o atraso de pagamentos e, também, que as cobranças em aberto sejam feitas no momento certo.

Então, como montar uma régua de cobrança eficiente? A resposta está na automatização dos processos!

Com o uso de um sistema de gestão para condomínios é possível criar uma régua de cobrança que trabalhará sempre por você, sem a necessidade de ter alguém dedicado exclusivamente para essa função.

Por que automatizar processos é importante?

Sua equipe se torna mais produtiva, com tempo para focar no planejamento de estratégias que criem um diferencial competitivo para a sua administradora.

Uma régua de cobranças automatizada exige que as regras sejam cadastradas no sistema de gestão apenas uma única vez. Assim, todos os processos serão iniciados mês a mês, de forma recorrente, sem que o gestor precise alocar um integrante da equipe para se ocupar dessa tarefa.

4 dicas para ter a melhor régua de cobranças na gestão de condomínios

1) Planeje as ações de cobrança por e-mail:

A comunicação por e-mail é muito comum hoje em dia, por isso, o envio de mensagens eletrônicas é um aliado na estruturação de uma régua de cobranças. Construa uma mensagem personalizada, que indique o maior número de informações referentes ao condômino: nome, dia de vencimento, valor original da cobrança e link para o boleto atualizado (ou em PDF anexo).

Como forma de garantir seu e-mail seja lido, use títulos, que reforcem o seu objetivo:

1. LEMBRETE: o seu condomínio vence em 5 dias;
2. NÃO ESQUEÇA: o boleto do seu condomínio vence hoje;
3. ATRASOU. O boleto do seu condomínio está atrasado;

Qual a melhor frequência de envio de e-mails?

A experiência de mercado demonstra que os clientes reagem bem aos lembretes enviados:

• 5 antes do vencimento;
• No dia do vencimento;
• Entre 5 a 6 dias depois do vencimento;
• Entre 10 a 12 dias depois do vencimento;
• 15 dias após o vencimento.

2) Use o SMS para dar urgência

O SMS pode ser usado de duas formas dentro de uma régua de cobranças:

• Dar suporte a uma comunicação enviada por e-mail;
• Ser mais um canal de envio da linha digitável do boleto de cobrança para facilitar o seu pagamento.

Seja como for, o SMS exige que sejam criadas mensagens curtas e que despertem um senso de urgência no pagamento.

Veja alguns exemplos de mensagens:

1. Seu condomínio vence amanhã. Acesse seu e-mail para mais informações.
2. Você tem 1 cobrança atrasada. Acesse e-mail ou use a linha digitável a seguir: [linha digitável]

O mais importante é que sua administradora use o SMS com alguns cuidados. Não abuse do número de mensagens enviadas. Veja alguns exemplos de frequência ideal:

• 1 dia antes do vencimento;
• Entre 5 a 7 dias depois do vencimento;
• 15 dias depois do vencimento.

Também, existem alguns cuidados importantes para se tomar. Afinal, consumidores são receosos quanto ao envio de cobranças por SMS devido às inúmeras tentativas de golpe que acontecem nesse meio:

• Certifique-se de que o celular cadastrado é do responsável pelos pagamentos;
• Identifique-se corretamente;
• Faça menção ao boleto enviado e como resolver a pendência.

3) Cobrança por carta

Para casos nos quais os atrasos sejam superiores a 30 dias, pode-se programar o envio de uma carta impressa.

Esse meio também pode ser eficiente para:

• Notificações extra-judiciais;
• Informar sobre as implicações referentes ao atraso do pagamento da taxa de condomínio.

4) Área do condômino: use esse canal como apoio às cobranças

Além de reunir as informações importantes sobre o dia a dia do condomínio, contar com uma área exclusiva, na qual ele pode acessar todo o seu histórico financeiro, é uma arma bastante eficiente contra a inadimplência.

Isso sem falar na comodidade de acessar um local em que ele obtenha facilmente a segunda via atualizada de boletos, servindo como um estímulo à adimplência!

Uma área do condômino, que seja acessada por computadores, smartphones ou tablets é um canal eficiente de comunicação e pode ser usada para fixar lembretes sobre a proximidade das datas de vencimento, cobranças pendentes e ações necessárias de pagamento.

O seu software de gestão está preparado para lhe oferecer uma régua de cobranças?

De forma definitiva, as ações de notificações previstas em uma régua de cobrança bem estruturada permitem que a sua administradora mantenha a saúde financeira e o bom relacionamento com o cliente.  

O Superlógica Condomínios é o sistema de administração de condomínios que resolve os maiores problemas em mais de 45 mil condomínios por todo o Brasil. Seu sistema está hospedado 100% na nuvem, oferecendo a opção mais segura para a armazenagem de dados.

O sistema de gestão dispensa instalação e pode ser acessado de qualquer local com acesso à internet. Com ele fica fácil programar uma régua de cobranças mais eficiente, que lhe ajudará a combater o pesadelo da inadimplência na sua administradora.

Conheça alguns dos nossos principais diferenciais para que sua administradora tenha uma gestão mais completa, moderna e inteligente.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.