Plataforma de pagamento recorrente: o que levar em conta antes de contratar

Você é gestor de um negócio recorrente e busca por uma plataforma de pagamento recorrente? Então, já sabe que a gestão dos pagamentos de sua empresa é completamente diferente do modelo transacional de compra e venda, certo? É por isso que você não pode nem pensar em usar soluções tradicionais para gerir suas cobranças recorrentes. O que você precisa considerar ao escolher uma plataforma de pagamento recorrente? Que funcionalidades esperar?

Fique tranquilo: essa é uma tarefa mais simples do que você imagina. Nós separamos um roteiro, direto ao ponto, com 17 dicas para ajudar você a entender as funcionalidades que a sua plataforma de pagamento recorrente precisa ter. Sem frescura, rápido e certeiro.

1) Automatização de processos: você precisa muito disso

A gestão de pagamentos recorrentes precisa ser eficiente e ponto final. No modelo da recorrência, tudo o que você precisa é oferecer comodidade para o seu cliente e manter a previsibilidade do seu caixa.

Com isso posto, você precisa automatizar as operações do seu time financeiro. Esqueça as tarefas manuais que expõem sua empresa ao erro de cobranças que irritam o seu cliente.

Entenda como estão sendo feitas hoje as seguintes atividades na sua empresa:

• Contratação de novos clientes – se via página de venda/checkout ou de forma manual;
• Envio de remessa para registro dos boletos e processamento de retorno bancário;
• Envio de segunda via de boletos para clientes;
• Emissão e envio de nota fiscal;
• Ações de cobrança (como disparo de e-mails e SMS) para inadimplentes;
• Suspensão e cancelamento de clientes inadimplentes.

Essas são algumas das funcionalidades que podem e devem ser automatizadas.

2) Qual a forma de pagamento? Boleto ou cartão de crédito?

Sua empresa, provavelmente, trabalha com um sistema híbrido de modalidades de pagamentos. Por isso, a sua plataforma de pagamento recorrente deverá lhe entregar a melhor performance em qualquer cenário:

• Boleto bancário;
• Cartão de crédito;
• Débito automático.

A plataforma de pagamento recorrente precisa garantir que as transações, sejam elas mensais, trimestrais, semestrais ou anuais aconteçam no momento certo e sem falhas. Por isso atenção às especificidades de cada modalidade.

Boleto bancário

Se sua empresa trabalha com boleto bancário, a sua plataforma de pagamento recorrente deve ser capaz de reduzir a inadimplência, principalmente se o ticket médio for baixo.

Historicamente, boletos valores mais baixos tendem a ser ignorados de forma mais fácil pelos clientes. Se essa é uma situação comum na sua empresa, você precisa de uma boa e efetiva régua de cobrança.

Outra questão é a automatização da conciliação de cobranças. Você não pode abrir mão dessa funcionalidade, ainda mais agora, com o fim do boleto sem registro, que obriga o envio de arquivos de remessa aos bancos.

Sua plataforma de pagamento recorrente deve fazer isso por você, integrando essa operação com empresas de pagamento, livrando sua equipe de processos manuais.

Cartão de crédito

Outro ponto importante é que a sua plataforma deve estar integrado a gateways ou facilitadores de pagamento que trabalhem com cartão de crédito recorrente.

Antes de contratar a sua plataforma de pagamento recorrente, entenda como você poderá acompanhar a performance dessas cobranças. Sua plataforma deve ser sua aliada na luta contra o churn involuntário – a perda de um assinante sem que esse cancelamento tenha partido da vontade do cliente.

Outra funcionalidade indispensável é a atuação para melhorar as taxas de conversão das transações. Verifique se é possível fazer isso por meio de retentativas inteligentes de cobrança, que devem funcionar de maneira automática quando ocorrer uma falha temporária ou permanente.

3) Gestão de assinaturas e contratos: lide com todos os cenários

Sua plataforma de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes precisa lhe dar uma estrutura sólida para que você construa sua base de assinaturas.

Você lida todos os dias com novas contratações, renovações, migrações, reajustes e contratação de itens adicionais. Por isso, não pode correr o risco de fazer uma gestão passível de erros que induzam à uma cobrança equivocada.

Dessa forma, escolha uma plataforma de pagamento recorrente que faça por você o ajuste para todos esses cenários, de maneira automática e segura.

 

4) Reajuste de contratos: não deixe dinheiro na mesa

Anualmente, sua empresa deverá reajustar os contratos de seus assinantes. E independentemente da política de reajustes adotada, você precisará que sua plataforma de pagamento recorrente te ajude.

Verifique se a solução que a sua empresa irá contratar alerta quais devem ser os contratos a serem reajustados e se é possível configurar o período de cada reajuste, as taxas que vão incidir, e os serviços a serem reajustados.

5) Contratação online: facilite a vida de seu futuro cliente

Você precisa garantir que a contratação dos planos de sua empresa ocorra sem atritos. É por isso que seja qual for o seu modelo de vendas, o momento da finalização do ciclo não pode frustrar as expectativas do cliente.

Sua plataforma de pagamento recorrente pode atuar nesse sentido permitindo a incorporação, no seu próprio site, de um checkout de vendas – ou uma página na qual o próprio vendedor possa fazer o lançamento da contratação.

E fique atento: isso é possível de ser feito sem a necessidade de horas de dedicação de sua equipe de desenvolvimento. Outra maneira de fazer isso é a partir da integração com um API para criar um checkout personalizado.

6) Cupons de descontos: padronize suas vendas

A melhor forma de dar velocidade ao fechamento de vendas é criando regras para novas contratações com o uso de cupons de descontos. Essa é uma estratégia que ajuda a concretizar uma venda oriunda de uma negociação exclusiva e ainda melhora a condução do processo interno, para que tudo o que foi negociado seja efetivamente cumprido.

7) Faturamento recorrente e geração automática de cobranças

O faturamento recorrente da sua plataforma de pagamentos deve atender, de forma completa, as especificidades da recorrência, oferecendo eficiência na geração de cobranças.

Verifique se sua plataforma se encarrega da geração automática de cobranças com base nas assinaturas, recorrências e receitas eventuais cadastradas no sistema e também da emissão de notas fiscais.

8) Régua de cobrança: aliada indispensável

Sua plataforma para pagamento recorrente deve entregar a você uma régua de cobrança personalizável e automática. Essa é uma funcionalidade essencial para quem trabalha com pagamento recorrente e indispensável para as empresas que recebem com boleto bancário.

E, para que ela trabalhe por você de verdade, antes de contratar uma solução, verifique se é possível programá-la, uma única vez, definindo a periodicidade do envio, a mensagem e o meio de comunicação (e-mail, SMS ou carta).

9) Diagnósticos financeiros: melhore a compreensão sobre o que acontece na sua empresa

Você tem acesso hoje a um diagnóstico financeiro completo da sua empresa? Sua plataforma de pagamento recorrente deve lhe permitir acompanhar diariamente o resultado entre receita e despesa, a movimentação das assinaturas e os saldos das contas bancárias.

E mais: além de compreender as origens da arrecadação e destino de todos os valores que passam pelo seu caixa, sua empresa precisa de uma ferramenta que permita a estruturação de um plano de contas. Somente quando existe uma compilação eficiente dos registros de todos os eventos e movimentações financeiras em um único lugar é que um gestor pode melhorar sua capacidade de análise e compreensão da relação entre eles.

Verifique também se é possível fazer gestão por centro de custos. Isso facilita a separação da estrutura financeira para que seja possível ratear despesas e, assim, associar custos a projetos, produtos e departamentos específicos.

10) Combata a inadimplência com todas as armas

Negócios recorrentes não combinam com inadimplência. Então, sua plataforma de pagamentos recorrentes deve funcionar como um verdadeiro soldado na luta contra esse mal.

Sem o devido acompanhamento e controle diário de todos os dados, um gestor fica sem base para tomar as melhores decisões.

Verifique se a plataforma que você irá contratar é possível acompanhar informações como:

• Total acumulado x pequenos atrasos;
• Valor do saldo por cliente original e atualizado;
• Por aging (volume financeiro por período de atraso).

Ou realizar ações como:

• Enviar e-mails e SMS;
• Gerar acordos com inadimplentes;
• Suspender ou cancelar clientes com base na inadimplência.

11) Suspensão automática dos serviços por inadimplência

Para os casos mais críticos de pagamentos em atraso, a suspensão automática por inadimplência é uma medida que precisa ser tomada.

Dessa forma, essa é uma funcionalidade que você deve considerar, ainda mais se oferece uma plataforma ou software (SaaS).

Você deve entender também como funciona a criação de regras, a partir do limite de dias para que a ação seja realizada. O mesmo vale para os casos de desbloqueio imediato do acesso dos clientes que efetuaram o pagamento ou enviaram um comprovante.

Essa deve ser uma medida automática, que não deve exigir de sua equipe qualquer tipo de trabalho manual como validação e liberação do acesso.

12) Acordos: esteja preparado para eles

Propor um acordo ao seu cliente é uma medida que pode assegurar o recebimento da dívida. Antes de contratar uma plataforma para pagamento recorrente, certifique-se se ela tem a funcionalidade de geração de acordos.

Ela pode lhe ajudar a calcular automaticamente juros e multa, o valor de entrada e o número de parcelas envolvidos. Também verifique se é possível gerar rapidamente o documento, com o detalhamento da operação, junto com o termo de confissão de dívida.

13) Métricas: o seu negócio recorrente no melhor caminho

Na recorrência, é necessário testar e validar hipóteses acerca do negócio e produto. Mas é impossível fazer isso usando as métricas erradas.

Você precisa conhecer os dados, índices e informações que irão ajustar o rumo de sua empresa. É por isso que existem as métricas da recorrência (ou métricas SaaS), que podem ajudar a responder diversas questões vitais.

Sua plataforma de pagamento recorrente não pode deixar você tirar os olhos das seguintes métricas:

• MRR (receita recorrente mensal) e ARR (receita recorrente anual);
• Growth (crescimento);
• Churn (cancelamento);
• LTV (lifetime value ou valor de vida do cliente);
• Ticket médio;
• Quick ratio.

14) Emissão de nota fiscal: automatize e evite falhas

Negócios recorrentes precisam que os processos de faturamento e a emissão de notas fiscais sejam ágeis. É por isso que sua empresa não pode fazer isso de forma manual, já que o risco de falha pode colocar sua empresa em uma situação complicada na prestação de contas ao fisco.

Sua plataforma de pagamento recorrente deve automatizar a emissão de notas fiscais em poucos passos, a partir da configuração do processo de faturamento. Basta que a plataforma seja homologada e integrada junto ao sistema das Prefeituras.

15) Área do cliente: atendimento self-service

A resolução de questões simples do dia a dia não deve ser uma tarefa burocrática para o seu cliente e, tampouco, um fardo para sua equipe. É por isso que você precisa de uma ferramenta que possa entregar autonomia.

Algumas demandas poderiam ser facilmente resolvidas por meio de uma área de autosserviço:

• Atualizar e enviar segunda via de boletos;
• Ver faturas em aberto e liquidadas;
• Ver plano contratado;
• Alterar dados cadastrais do cliente;
• Alterar a forma de pagamento;
• Ver histórico de cobranças e notas fiscais.

16) API aberta + webhooks: liberdade de integração

Antes de contratar um software para gestão de assinaturas, verifique se ele tem total liberdade para se integrar a outros sistemas com segurança e agilidade via webhooks ou API.

Se você oferece um SaaS (software as a service), é essencial que ações como suspensão automática ou liberação de trials sejam automáticas, facilitando a vida do cliente e tirando o peso do trabalho manual do seu time de atendimento ou financeiro.

17) Aplicativo mobile: sua gestão na palma da mão

Por último, mas não menos importante, você precisa acompanhar os dados mais importantes do seu negócio de onde estiver.

Antes de contratar sua plataforma para pagamento recorrente, pergunte se ela oferece o acesso via um aplicativo de informações como:

• Principais indicadores financeiros;
• Métricas: MRR (receita recorrente mensal), taxa de crescimento (growth) e taxa de cancelamento (churn);
• Assinaturas conquistadas e desativadas;
• Números de inadimplência.

Direto ao ponto

Agora que você já sabe sobre todos os atributos e funcionalidades que realmente importam para a sua empresa, você já está mais seguro para tomar uma decisão. Seguindo essa lista, você irá contratar a melhor plataforma para pagamento recorrente que irá apoiar o sucesso da sua gestão financeira. Faça a sua escolha sem ter dor de cabeça. O Superlógica é especialmente voltado às empresas que recebem pagamentos recorrentes como assinaturas, contratos ou mensalidades.