Sistema de pagamento online + ERP: a melhor combinação

Para as empresas que recebem pagamentos recorrentes a definição sobre qual sistema de pagamento online utilizar é uma tarefa que exige atenção.

Isso porque as cobranças recorrentes possuem especificidades que precisam ser consideradas e analisadas com critério.

Na recorrência de pagamentos tudo o que um gestor não quer é que haja falha no processo de recebimento. A ideia central é que o sistema de pagamento online escolhido atue de forma perfeita.

Seja por meio de assinatura, plano ou contrato, o primeiro passo de uma empresa que trabalhe na recorrência é definir quais os meios de pagamento serão oferecidos.

Os mais comuns são boleto bancário e cartão de crédito.

O passo seguinte (e indispensável) é contar com um sistema de gestão de assinaturas para fazer a gestão desses pagamentos recorrentes.

Contar com uma gestão eficiente garante, em uma primeira análise, uma maior taxa de conversão dos recebimentos.

Isso evitará aborrecimentos desnecessários em torno de cobranças que não foram realizadas ou que foram feitas na hora errada.

Nesse campo, vale tudo para preservar uma relação saudável e duradoura com o cliente e, assim, aumentar o potencial de geração de negócios.

Em um segundo momento (mas não menos importante) é necessário compreender que a gestão correta dos pagamentos online tem impactos diretos na saúde do fluxo de caixa de uma empresa.

Já sabemos que a chave para qualquer negócio da economia da recorrência é ter previsibilidade de receita.

É por isso que é tão necessário automatizar tarefas para eliminar qualquer risco de falha nas etapas do faturamento.

Como fazer a melhor gestão dos pagamentos online?

A melhor maneira de ter sucesso no seu sistema de pagamento online é garantindo que o seu sistema de cobrança possa fazer uma gestão automatizada de ponta a ponta: do faturamento à emissão de notas fiscais.

Para isso, a melhor combinação é: sistema de pagamento online + ERP.

Sabe como isso é possível?

Um ERP recorrente é um sistema de gestão voltado para empresas que cobram assinaturas ou mensalidades.

Por meio dele é possível acompanhar, facilmente, o cliente durante toda a sua jornada: desde o momento da contratação até a geração de notas fiscais e relatórios de fechamento de mês.

Um ERP, portanto, deve se encarregar da geração automática de cobranças com base nas assinaturas, recorrências e receitas eventuais cadastradas no sistema.

Dessa forma, o faturamento automático ou faturamento recorrente proporcionado por um ERP atende, de forma completa, as empresas que trabalham nesse modelo e precisam contar com a eficiência da geração de cobranças mês a mês.

Aliás, quando pensamos em um sistema de pagamentos recorrentes que apresenta as melhores funcionalidades para gestão de assinaturas, o Superlógica garante uma base sólida para que empresas possam escalar os seus negócios de forma contínua e automatizada.

Garanta que o seu billing seja efetivo

Você trabalha com recorrência de pagamentos, certo? Então, pode ser que sua empresa ofereça diversas opções de planos e serviços adicionais.

Por isso, você precisa garantir que o seu sistema de gestão de pagamentos faça a personalização dos critérios de cobrança para cada cliente.

O intuito é garantir que eles recebam suas faturas no momento certo, sem que existam erros sobre o que foi efetivamente contratado.

Esse é o papel do billing que, de forma inteligente e automática, se responsabiliza pelas cobranças a partir da geração e controle de faturas.  

Um sistema ERP tem o papel de garantir que o billing de uma empresa que recebe pagamentos recorrentes mantenha uma relação de confiança com o cliente.

Afinal, falhas na gestão de contratos e na geração de cobranças podem causar uma impressão de desordem organizacional. Isso sem falar que repetir o erro pode representar a perda de uma assinatura.

E você não quer que o seu cliente decida ir embora, engrossando as taxas de churn, e nem que seja excluído da base sem ter pedido por isso, como acontece nos casos de churn involuntário.

 

Torne a gestão de assinaturas mais eficiente

Com um sistema ERP você pode fazer a gestão de seus planos e assinaturas de forma mais simples. Tenha em mente que gerenciar contratações, renovações, reajustes, upgrades, downgrades, itens adicionais e avulsos por um sistema de gestão vai tornar o trabalho do seu departamento financeiro muito mais eficiente.

Automatizando essas demandas, você irá garantir que, em caso de migração de planos, os pagamentos serão ajustados corretamente. Assim, você não perde receita e o seu cliente fica sempre satisfeito com os serviços de sua empresa.

E, ainda, se você trabalha com SaaS, em um ERP adequado para a recorrência é possível criar planos com trials e acompanhar a conversão.

Saiba quem pagou: acompanhe a performance das cobranças no cartão de crédito

Já vimos que, para ter sucesso, o seu sistema de pagamento online precisa andar de forma conjunta com um sistema de gestão desses pagamentos. Isso é necessário para que você possa fazer o controle eficiente dos seus pagamentos mensais.

Para manter sua previsibilidade de receita, todo gestor deve ter à mão os números que representam a performance de recebimento de suas mensalidades. No caso do processamento dos pagamentos recorrentes com cartão de crédito, por exemplo, a performance deve alcançar uma taxa igual ou superior a 95% para ser considerada excelente.

Caso uma empresa não tenha uma visão a respeito das variações dessas taxas, fica difícil tomar uma ação imediata nos casos de eventuais distanciamentos deste cenário ideal.

Além de acompanhar a evolução desses pagamentos, um sistema de gestão ERP deve estar preparado para melhorar as taxas de conversão. Isso é possível de ser feito quando o sistema faz retentativas inteligentes de cobrança.

Elas devem ser iniciadas logo em que é identificada uma falha temporária no processamento do cartão. Se depois dessas tentativas as falhas persistirem, o ERP deve iniciar uma comunicação por e-mail solicitando ao cliente que o cartão de crédito seja substituído ou que o pagamento pendente seja realizado por meio de um boleto.

Aumente suas chances de receber até o dia do vencimento

Neste item você precisa saber que é indispensável contar com uma régua de cobrança efetiva. Ela será a responsável por automatizar as notificações para que seus clientes sejam avisados com antecedência sobre os pagamentos a vencer. E, também, para que eles sejam cobrados no momento certo, após a data de vencimento.

Com uma régua de cobranças automatizada é possível lançar mão dos canais de comunicação como e-mail e SMS para que sua empresa mantenha um fluxo de caixa mais saudável e previsível.

Essas ações são aliadas importantíssimas para o controle da inadimplência. Faça isso antes que ela se torne um risco para o seu negócio.

Saiba para onde está indo o dinheiro

Não haveria como falar de gestão de pagamentos online sem citar a necessidade de obtenção de um diagnóstico financeiro completo.

Em um sistema de gestão ERP fica fácil de acompanhar diariamente como está a saúde financeira da sua empresa a partir de certas informações.

Resultado entre receita e despesa, movimentação das assinaturas, saldos de todas as contas bancárias e uma previsão de caixa baseada nos lançamentos do mês.

Quem recebe por assinaturas sabe que é necessário acompanhar de perto como anda a sua receita recorrente mensal (MRR) para compreender a situação do negócio como um todo.

O que um ERP pode fazer para ajudar o seu sistema de pagamento online?

• Automatize o faturamento recorrente com um sistema ERP através de um gateway ou facilitador de pagamentos: com esta integração, sua equipe fica livre de fazer a manipulação dos arquivos de remessa e retorno, no caso de boleto bancário;
• Tenha um controle efetivo da inadimplência: acompanhe diariamente os índices em cada período e não permita surpresas no fluxo de caixa.  Um ERP recorrente permite o acompanhamento e cruzamento de informações como:
  • Total acumulado x pequenos atrasos;
  • Valor do saldo por cliente original e atualizado;
  • Por aging (volume financeiro por período de atraso).
• Emissão das notas fiscais com opção de fazer isso a partir da geração das cobranças ou após a liquidação;
• Acompanhamento das métricas que importam para SaaS e recorrência: MRR (receita recorrente mensal), taxa de crescimento, churn (cancelamento), lifetime value (valor de vida do cliente), número de assinantes, ticket médio, além dos planos mais contratados e cancelados;

• Torne a gestão de assinaturas mais eficiente: garanta a migração de planos ajustando corretamente o pagamento. Gerencie facilmente contratações, renovações, reajustes, upgrades, downgrades, itens adicionais e avulsos;

• Acompanhe a performance das cobranças: um sistema de gestão financeira (ERP) permite visualizar o percentual de sucesso e de falha na conversão das cobranças no cartão de crédito. Isso é indispensável para saber o momento certo de agir em caso de falhas repetidas;

• Tenha uma régua de cobrança efetiva: conte com um sistema de gestão que lhe permita a criação de uma régua de cobranças automatizada para que os seus clientes recebam notificações por e-mail, SMS e até mesmo carta.  Isso é importante para que eles sejam avisados e cobrados no momento certo;
• Suspenda o serviço de clientes inadimplentes e proponha acordos quando chegar o momento certo.