3 aprendizados-chave sobre o onboarding de novos colaboradores

Muitas empresas estão completando um ano em trabalho remoto, e, mesmo após resolver os diversos desafios do regime, ainda têm dúvidas sobre o processo de onboarding de novos colaboradores. 

Receber bem um novo colega pode ser mais difícil à distância, mas com boas práticas o processo pode se tornar bem mais fácil. Por isso, trouxemos os principais aprendizados que tivemos no dia a dia da Superlógica nesses meses em trabalho remoto e que podem ser aplicados em qualquer empresa. 

Está interessado em saber quais foram os maiores aprendizados do time de Talent Xperience com o processo de onboarding? Continue a leitura e confira.

O que é onboarding de novos colaboradores?

Onboarding é o nome que se dá ao processo de integração do novo colaborador à empresa. É nesse momento que podemos nos apresentar melhor, entender as expectativas do new hire, e iniciar a apresentação da corporação e seu funcionamento. Durante o nosso onboarding, abordamos pontos essenciais, como:

• História da empresa;
• Organização e objetivos da empresa;
• Métricas e plano estratégico do ano vigente;
• Quais as plataformas utilizadas e como obter acesso;
• Detalhes sobre pacotes de benefícios e programas de apoio;
• Treinamento de OKRs;
• Treinamento de cultura;
• Treinamento de softwares;
• Treinamento de livros;
• Treinamento de segurança;
• Treinamento de compliance;
• Apresentação de processos e políticas internas;
• Código de conduta.

E por fim, o new hire faz a integração com o seu novo time, onde um dos colaboradores conduz a apresentação dele para toda a equipe, esclarece os processos internos, compartilha as metas do departamento e vai inserindo o novo contratado nas rotinas.

Cada empresa deve organizar o conteúdo do seu onboarding de novos colaboradores de acordo com sua estrutura e diretrizes. E na Superlógica, nosso principal ponto de atenção durante o onboarding, é o aculturamento do new hire. Cuidamos para que nosso principal ativo intangível – a cultura – esteja bem inserida em sua rotina para que ele possa se ambientar e entregar os melhores resultados.

Agora que você já entendeu o que é e por que o onboarding de novos colaboradores é essencial para inseri-los em todos os contextos da empresa, vamos contar nossa experiência e as 3 principais lições aprendidas com quase 37 onboardings realizados durante o último ano.

O que aprendemos de mais precioso até agora?

Contratar 228 funcionários por si só, já é um grande desafio! Quem trabalha com Recrutamento & Seleção conhece bem as dificuldades para captar, conduzir e concluir processos seletivos. Então, imagine isso tudo enquanto se adapta ao trabalho remoto, do dia para a noite. 

Foi necessário muita dedicação e organização para que o time de Talent Xperience conduzisse todos esses processos. E agora, trazemos para você os 3 maiores aprendizados dessa jornada desafiadora.

1 – Colete feedbacks constantes

Feedback é uma palavra de origem inglesa que significa retorno, avaliação ou comentário. Na prática, o feedback significa receber uma devolutiva sobre um trabalho, serviço ou ação.

Segundo a Kátia Ribeiro, nossa Gerente de Recrutamento e Seleção, o foco sempre é na experiência do novo colaborador, o que ajudou na adaptação. “Desde a divulgação das vagas, o cadastro na plataforma, o primeiro contato, as entrevistas e a aprovação no processo, para que seja muito humanizado, e deixe o candidato e novo colaborador, o mais confortável e imerso possível”, explicou.

Por isso, foi criado o “Café com New Hires”, que acontece em torno de 30 a 40 dias após o primeiro dia de trabalho e tem como objetivo, ouvir o que os recém-chegados têm a dizer sobre sua experiência de onboarding.

“Foi ouvindo os novos contratados que pudemos entender como melhorar a experiência”, explica Ribeiro. “E nesses cafés, realizados com muita descontração e transparência, conseguimos compreender melhor quais eram os pontos de melhorias, quais informações precisam ser passadas de formas mais claras, quais eram as dúvidas mais comuns e assim por diante”, completa Katia.

Nesse processo com constante validação e reavaliação, as melhorias foram sendo implementadas e o onboarding se tornou cada vez mais receptivo e completo. Hoje, quase 1 ano depois, o feedback dos new hires é majoritariamente positivo.

2 – Tenha uma boa logística

Uma grande vantagem do trabalho remoto, é que não existem limites municipais para a contratação de novos colaboradores. O que é ótimo, pois talentos de diferentes estados e até mesmo de outros países, podem se candidatar às vagas.

Porém, essa vantagem também é um grande desafio para o time de Talent Xperience. O envio do kit de boas vindas e os equipamentos para os colaboradores que moram fora do estado e de outros países, tirou o sono de muita gente da equipe!

Kátia conta que tiveram vários problemas com equipamentos que chegaram quebrados, envios foram desviados e houve muito atraso. E a alternativa para minimizar esses problemas de logística, foi encontrar novos fornecedores e transportadoras, procurando opções mais próximas ao local de entrega.

O ideal é que seja feita uma contagem retroativa para definir a data limite para envio do kit de boas vindas e dos equipamentos à residência do novo contratado. Assim, os equipamentos são recebidos com pelo menos um dia de antecedência ao início do trabalho, permitindo a organização da estação de trabalho para o onboarding.

3 – Faça da tecnologia sua principal aliada

Use e abuse de recursos tecnológicos para receber e integrar novos colaboradores. No mercado existem muitas ferramentas para apoiar o processo completo de onboarding, que vai desde envio de documentos e demais cadastros, até plataformas de treinamentos.

Para empresas que não têm como investir nessas plataformas, existem ferramentas gratuitas que podem ajudar a conduzir o onboarding. Confira abaixo as mais indicadas.

• Google Meet: a ferramenta para videoconferência do Google, é uma das mais utilizadas para entrevistas e reuniões. Ano passado, o Google liberou o acesso gratuito para usuários que têm contas de e-mail Gmail e esse prazo se mantém até 31 de março de 2021. O Meet possui aplicativo para iOs e Android, ou seja, se o entrevistado não tiver computador, ele pode realizar a entrevista pelo smartphone.

• Google Drive: o serviço gratuito de armazenamento e gerenciamento de arquivos do Google, permite que você compartilhe arquivos de forma segura e privada, apenas entre os funcionários da sua empresa (a validação é feita pelo e-mail do usuário, que deve ser ou estar vinculado ao Gmail). É possível carregar apresentações, documentos, planilhas, vídeos, PDFs e fotos, com sincronização on-line para todos os dispositivos conectados. 

• YouTube: a já conhecida plataforma de vídeos, permite a publicação de vídeos em canais privados e não-listados, que é quando o vídeo só pode ser assistido se o usuário tiver o endereço (URL). Caso contrário, ele não aparece no resultado de buscas, mesmo que busquem exatamente pelo título do vídeo. Por isso, use o canal para publicar apresentações, realizar treinamentos e demais atividades que envolvam vídeos.

Conheça mais ferramentas que vão facilitar o onboarding e o trabalho remoto.

Dica extra sobre o trabalho remoto!

É importante que mesmo após o onboarding dos novos colaboradores, o líder tenha em mente que deve garantir que a equipe tenha as melhores condições de trabalho.   

Autonomia, propósito, confiança e foco em resultado são a base do trabalho remoto. Mais importante do que as tarefas que precisam ser feitas é ter clareza do motivo delas existirem. Tenha um propósito claro e compartilhado e fragmente a sua grande missão em pequenos desafios.    

Se quiser saber mais sobre definição de objetivos e como alcançá-los, recomendamos a leitura desse post sobre metodologia de OKRs. 

 

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