evitar retrabalho

6 dicas para evitar o retrabalho (tanto na empresa quanto no home office) + 14 ferramentas para começar a usar

Este artigo foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga

Em algum momento da sua vida (ou até mesmo da sua semana) você teve que voltar a uma tarefa que já estava finalizada ou nos ajustes finais, certo? Ou então já ouviu a frase “só vamos mudar um negocinho aqui” e esse “negocinho” impactou, praticamente, em quase todo o projeto.

E parece que esse cenário se torna ainda mais propenso quando falamos de trabalho remoto ou de home office.

Distante de toda a equipe, é comum que a falta de produtividade no trabalho se destaque e isso acabe ocasionando em mais retrabalho. Mas como se adaptar para uma rotina de trabalho remoto, de maneira que gere pouco impacto nas entregas da equipe?

Segundo dados da consultoria Hays, entre 2017 e 2018 o número de trabalhadores em home office já havia crescido 51%. No Brasil, de acordo com um pesquisa realizada pelo coordenador do MBA em Marketing e Inteligência de Negócios Digitais da Fundação Getulio Vargas (FGV), André Miceli, o trabalho remoto deve saltar 30% após o período de distanciamento social. Ou seja, adaptar-se para o trabalho remoto não é mais tão uma opção, e sim uma necessidade para empresas de todos os segmentos.

A refação de uma tarefa é um risco que sempre vai existir, esteja você trabalhando em um escritório com toda a sua equipe (e equipamento) ao redor, ou esteja você em casa. 

Entretanto, existem algumas técnicas que podem ajudar a tornar os processos da sua rotina de trabalho mais fluidos, evitando, assim, o famoso “retrabalho”. E é exatamente sobre isso que vamos falar neste artigo.


Mas… O que é retrabalho?

O retrabalho, ou a refação de trabalho, acontece quando uma atividade precisa voltar a estaca zero.

As causas para o retrabalho podem ser diversas, como um mal entendimento do que deveria ser feito, ausência de um planejamento claro, de uma perícia na execução ou, até mesmo, de imprevistos ou mudanças que aparecem no decorrer do tempo e não são notificadas.

Existe quem defenda o retrabalho, dizendo que é uma forma de garantir uma entrega melhor, pois “os olhos estarão mais atentos aos detalhes que antes haviam passado despercebidos”. Mas, acredite, com um bom planejamento (e seguindo as dicas que compartilhamos), o retrabalho só garante uma coisa: perda de tempo.

Como o retrabalho impacta na sua empresa

Da mesma forma em que a refação de trabalho pode ser causada por diversos motivos, ela pode gerar diversas consequências para a sua empresa. E estar em alerta para essas consequências pode ser uma excelente forma de identificar que está na hora de começar a pensar em formas para evitar o retrabalho.

A seguir, listamos 3 consequências do retrabalho que podem ser facilmente identificadas.

1. Aumento nas horas extras

Se você contrata um freelancer para a realização de um projeto, ou a sua empresa possui um banco de horas extras, certamente sabe com mais clareza o quanto o retrabalho pode impactar – principalmente no lado financeiro. 

Além disso, o retrabalho também pode ser um risco para a saúde mental dos seus colaboradores, pois aumenta a carga horária deles, fazendo com que os mesmos levem mais tempo em um determinado projeto – o que causa o motivo a seguir.

2. Desgaste e estresse da equipe

Imagine a seguinte situação: uma pessoa da sua equipe, que está responsável por uma apresentação que será feira na próxima semana, informa que precisará sair um pouco mais cedo na sexta-feira, pois terá um compromisso no final de semana 

Devido a isso, ela pede que deem os feedbacks do projeto com antecedência, para que consiga fazer todos os ajustes a tempo. Porém, faltando algumas horas para ela sair, na sexta-feira, ela recebe uma ligação informando que um dado importante da apresentação não foi adicionado. Sem opção, ela precisará ficar até mais tarde se dedicando ao projeto, prejudicando o compromisso que teria no dia seguinte.

Com passar do tempo, a refação do trabalho pode se tornar algo desgastante para os colaboradores, além de deixá-los estressados com a falta de sensibilidade da empresa com eles.

3. Relacionamento com o clientes

Você já deve ter percebido o quanto evitar o retrabalho é fundamental na sua empresa. Mas se até aqui você ainda não está 100% convencido, eis o último motivo: a relação com os seus clientes poderá ser afetada

Se o seu cliente (interno ou externo) precisa solicitar sempre uma alteração ou lembrar de algum detalhe que foi esquecido, com passar do tempo ele perderá a confiança em seu serviço e procurará outra empresa – e você não quer isso, né?  

Como evitar o retrabalho na empresa: 5 dicas para você colocar em prática

Agora que você já sabe o que é retrabalho e como ele pode impactar na sua empresa, está na hora de colocar a mão na massa e seguir algumas dicas que separamos para evitá-lo.

1. Converse com outras pessoas, faça pesquisas e busque referências

Você já ouviu aquele ditado “não reinvente a roda”?

É comum, com a animação de um novo projeto, seguirmos um caminho que nos leve a criar algo do zero. Porém, o mercado já está repleto de soluções prontas e de pessoas que já tentaram executar sua ideia. Então, antes de começar um novo projeto, faça benchmarkings (ou seja, procure referências), converse com outras pessoas e tente ao máximo se munir de informações que tornem a próxima dica mais fácil.   

2. Crie um planejamento claro e procure possíveis falhas nele

Se você seguiu à risca a dica anterior, alguns bons passos já foram caminhados.

Agora que você sabe exatamente o objetivo que deseja alcançar e tem como base o aprendizado das pesquisas que fez anteriormente, chegou a hora de começar a fazer o planejamento do projeto.

E não tenha receio em perder muito tempo nesta etapa. Nela o retrabalho está liberado. Faça, refaça, analise, revire, peça opiniões, procure falhas, discuta, volte para a sala, faça de novo… o quanto precisar. Esta etapa vai definir, basicamente, o tempo em que o seu projeto será entregue e a qualidade dele. Então perca muito tempo nela.

Uma dica que pode ser útil para essa fase é o mapeamento dos processos. Faça um fluxograma com todas as atividades, pessoas envolvidas e prazos.

3. Mantenha uma comunicação ativa e sempre alinhada

Independente de estar trabalhando de casa ou de um escritório, é fundamental que toda a sua equipe esteja alinhada e que a comunicação seja facilitada. 

Após a criação do planejamento, o primeiro passo que pode ser seguido é uma apresentação do mesmo para todos os envolvidos, explicando o projeto, os objetivos esperados, as tarefas que serão distribuídas e os prazos para que tudo dê certo. Além disso, permita que as pessoas tirem dúvidas.

Como dito lá em cima, existe uma tendência do trabalho remoto se tornar cada vez mais comum nas empresas. Uma boa estratégia, para que todos participem e o alinhamento seja mantido, é a gravação da apresentação, lives para colaboradores e o uso de ferramentas para a comunicação interna.

4. Use ferramentas para evitar o retrabalho

Na dica anterior foram citadas três formas para manter uma comunicação ativa e sempre alinhada: gravando a reunião de apresentação do planejamento, lives para colaboradores e usando ferramentas para comunicação interna. Legal, mas… quais ferramentas usar para isso?

O mercado está repleto de ferramentas para aumentar a produtividade que poderão te ajudar a evitar o retrabalho, tanto no período de distanciamento social, em que todos estão trabalhando de home office, quanto para quando voltarem para o escritório. Confira, a seguir, algumas delas:

Gestão de projetos: Trello, Asana, Pipefy e Jira

A primeira ferramenta que não poderia deixar de ser citada é o Trello. 

O Trello é um dos softwares de gestão de projetos mais conhecidos do mercado. Baseado na metodologia kanban, você cria quadros com colunas das etapas de um projeto por onde trafegam as tarefas detalhadas em cartões. Veja como o Trello funciona no vídeo:

Outro software de gestão de equipes e projetos baseado no método kanban é o Asana.

Com o mesmo nome da prática de yoga que promete mais tranquilidade no dia a dia, o Asana, assim como o Jira Software, é muito usado por equipes desenvolvimento de softwares e de produtos.  

E por fim o Pipefy, uma ferramenta brasileira que pode ser usada para a gestão de projetos, tarefas, clientes e muito mais. 

Anotações: Google Keep, Evernote e Google Docs

Sabe quando você está a caminho do escritório e tem uma ideia, ou lembra de uma pauta que precisa ser discutida com o restante da equipe na reunião, mas não tem nenhum papel e caneta para anotá-la? Com certeza o celular está sempre em mãos. 

O Google Keep, o Evernote e o Google Docs são ferramentas de anotações disponíveis tanto para desktop quanto para smartphones e tablets.

O Google Docs, mais conhecido como o “Word (da Microsoft) do Google”, permite que você crie documentos e salve-os em PDF. Perfeito para anotar todos os detalhes discutidos em uma reunião.

Já o Google Keep é perfeito para notas rápidas, checklists e listas. E o melhor dele é que, por ser online, você pode fazer as anotações pelo celular e, quando estiver no desktop, elas estarão ali, prontinhas para você.

Já o Evernote caminha entre ambas as ferramentas. Com ele você pode fazer anotações mais completas em um formato de documento, mas, ainda assim, de forma muito simples e prática.

Gestão de logins e senhas: 1Password

Você precisa fazer login em um site, mas não se recorda da senha: quem nunca passou por essa situação? E se você costuma guardar as suas senhas em linhas de planilhas para isso não acontecer, tenha cuidado, pois essa não é uma maneira muito segura – mas relaxa! O 1Password pode te salvar. 

O 1Password é um aplicativo que funciona como um gerenciador de senhas. Disponível para Android, iOS e com uma extensão no Google Chrome, ele salva suas senhas de forma 100% segura. Com ele, você precisará decorar apenas uma senha, que é a de acesso do próprio aplicativo.

Comunicação interna: Slack

Diga adeus as trocas infinitas de e-mails para tirar uma dúvida, enviar uma notificações ou encaminhar documentos. 

O Slack é uma ferramenta freemium (ou seja, com um plano gratuito) completa para a comunicação interna da sua empresa. Dá só uma olhada nesse vídeo e veja como o Slack funciona:

Reuniões remotas: Zoom, Google Meets e Whereby

Com o aumento de pessoas trabalhando de forma remota devido a pandemia de COVID-19, uma das ferramentas que foi mais adotada por equipes de todos os portes foi o Zoom. 

Dá só uma olhada no gráfico de aumento de uso do Zoom comparado à outras plataformas de videoconferência do mercado:

Mas, como mostra o gráfico, ele não é o único. Outras ferramentas passaram a ser mais conhecidas e usadas também, como o Whereby, antigo “Appear.in”, e o Google Meets.

O Whereby permite que você crie uma sala virtual com o seu nome, gerando um link compartilhável. Quem acessar o link, terá acesso a sua sala e poderá falar com você facilmente, sem precisar baixar nenhuma extensão ou criar conta no aplicativo.

E por último, mas não menos conhecido, o Google Meets, antigo Hangouts. O Google Meets é a plataforma de videoconferência do Google, que oferece como um dos principais benefícios a integração com o Google Calendar. É só enviar um convite para a agenda do(s) seu(s) convidado(s) que o link para a sala será criado e enviado para eles automaticamente.

Captura de tela: Loom e Lightshot

Você encontrou um erro em seu site, ou então quer tirar uma foto da sua tela para reportar a alguém da sua equipe? Você pode fazer isso usando tanto o LightShot quanto o Loom.

O LightShot é um aplicativo que permite que você “tire fotos” – ou prints – da sua tela, podendo recortar e ressaltar o local em que deseja destacar, com setas, anotações e marcações. 

Já o Loom é uma extensão do Google Chrome que, em um clique, você pode filmar toda a navegação da sua tela, adicionando a sua voz no fundo explicando a sua dúvida.

E não para por aqui, ambos aplicativos são gratuitos e geram um link compartilhável. É só copiar o link e enviá-lo para quem você deseja.

5. Automatize os processos da sua empresa – e diga “adeus” ao trabalho manual e chato

A última dica, mas não a menos importante, é: automatize os processos da sua empresa.

Atividades como emissão de notas fiscais, exportação e importação de dados entre ferramentas ou, até mesmo, preenchimento manual de planilhas com informações retiradas de outras ferramentas fazem parte da rotina de qualquer negócio.

O problema de atividades como essas é que, apesar de não serem o core-business (em português, foco do negócio) da sua empresa, elas precisam ser feitas.

A boa notícia é que, com o avanço da tecnologia, muitas dessas tarefas podem ser automatizadas. E isso acontece graças ao poder das APIs, ou integrações. 

Já é possível emitir uma nota fiscal automaticamente quando um pagamento é aprovado, ou criar um lead na sua ferramenta de automação de marketing sempre que uma fatura é criada. Porém, para isso, você vai precisar ter conhecimento técnico e desenvolver essas integrações ou usar softwares especializados, como a Pluga.

A Pluga é uma plataforma de integração entre ferramentas web. Com ela, você consegue conectar as ferramentas que você usa sem precisar desenvolver uma única linha de código. E a boa notícia é que agora o Superlógica Assinaturas está na Pluga. 

Com a sua conta do Superlógica integrada aos outros aplicativos utilizados, você pode automatizar diversas tarefas manuais da rotina da sua equipe, dando, assim, mais liberdade para os seus colaboradores encontrarem soluções mais eficazes que poderão fazer o seu negócio crescer. Separamos algumas dicas de automatizações que podem ser feitas em cada setor da sua empresa:

Marketing

Você criou um anúncio no Facebook Lead Ads e esse anúncio gerou diversos carrinhos abandonados em seu site. Que tal criar uma comunicação com esses potenciais clientes enviando um e-mail, ou até mesmo, uma mensagem de voz (ou texto)?

Com o Superlógica Assinaturas integrado a Pluga, você pode enviar um e-mail marketing para todos que criaram uma fatura em seu site, mas ainda não efetuaram o pagamento. Para isso, basta você conectar o seu Superlógica Assinatura com a plataforma de automação de marketing que você usa. Veja algumas disponíveis:

Ou então, você pode enviar uma mensagem de texto ou de voz integrando o seu Superlógica Assinaturas ao Twilio.

Vendas

Ainda no cenário acima, vamos supor que você queira transformar esses carrinhos abandonados em oportunidades no seu CRM para seus vendedores entrem em contato. Fazer isso de forma automática é a melhor solução, pois quanto antes a sua equipe entrar em contato com o lead, maior a probabilidade de fechar a venda.

Para isso, integre o seu Superlógica Assinaturas com a plataforma de CRM que você usa, como o HubSpot CRM ou o ActiveCampaign.

Suporte, retenção e fidelização de clientes

Uma assinatura foi criada e o pagamento foi liquidado com sucesso. E agora, o que você vai fazer? Você pode criar um painel no Trello com as atividades que precisam ser feitas com cada um desses clientes. Ou até mesmo criar um ticket no Zendesk, para a sua equipe de suporte entrar em contato para saber se ele está com alguma dúvida.

Afinal, um bom suporte pode fazer além dos seus clientes ficarem mais tempo usando o seu produto ou serviço, indicarem-o para outras pessoas (o famoso marketing “boca-a-boca”).

Curtiu essas dicas? Aproveite e veja outras integrações que você pode fazer com o seu Superlógica Assinaturas disponibilizadas pela Pluga:


Sobre a Pluga

Este artigo foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga, startup carioca que tem como objetivo facilitar a vida de empreendedores através de integrações simples e rápidas de serem feitas. E o melhor: sem precisar desenvolver uma única linha de códigos.

Sobre a Superlógica

Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e AssinaturasCondomíniosImobiliárias.

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