Ferramentas para administradoras de condomínios fortalecerem operações remotas
Por: Inayara Poiani8 Minutos de leituraEm 17/09/2020Atualizado em 10/03/2022
A transformação digital já era uma constante na maioria dos segmentos. Alguns a viviam de maneira mais lenta, mas ela estava acontecendo. Com os eventos acerca da pandemia de COVID-19, o apelo às tecnologias se tornou ainda mais essencial, e as administradoras de condomínios precisaram se adaptar com ferramentas para home office.
Isso, no entanto, não passou da aceleração de um processo iminente. Seja em uma adaptação total para o trabalho remoto, a transição permanente para um modelo híbrido ou no retorno às atividades normais, alguns recursos continuarão sendo importantes para evoluir a eficiência de suas operações.
Hoje em dia, existem ferramentas online que podem auxiliá-las na execução do trabalho e também no relacionamento com o cliente.
Veja como elas podem ajudar:
- Otimização de processos
- Melhor organização da rotina de trabalho
- Mais agilidade na prestação de serviços
- Maior segurança de dados
- Melhor qualidade dos serviços
- Facilidade para realizar o trabalho à distância
Você verá neste artigo:
- Como o trabalho remoto acelerou a digitalização das empresas?
- Como escolher as ferramentas certas?
- As principais ferramentas para home office (e também para o presencial)
Como o home office acelerou a digitalização das empresas
Não é nenhuma novidade que o mundo corporativo precisa estar cada vez mais integrado com as novidades tecnológicas. No mercado condominial, ainda por cima, isso pode significar passar à frente da concorrência.
A realidade das empresas, seja na prospecção de clientes ou na interação com o público, já não é a mesma. O ambiente digital virou parte permanente de suas vidas. Seja através da realização de uma assembleia ou na adoção de processos rotineiros internos, o que era acréscimo virou necessidade!
Mas essa (quase) novidade não é motivo de preocupação: com as ferramentas certas, o trabalho à distância é possível e, ainda, pode ser muito vantajoso. E mesmo que o modelo remoto não faça parte de seus planos, há muito o que se beneficiar delas.
Como escolher as ferramentas certas?
Pense que o propósito dessas ferramentas é cobrir as dificuldades que um trabalhador enfrenta diariamente. como a produtividade e comunicação.
Então organize os seus pensamentos:
- Como eu posso melhorar a produtividade da empresa?
- Como melhorar a comunicação entre os colaboradores e, principalmente, entre a você e seus clientes?
- O que eu preciso para eliminar os obstáculos da minha administradora?
- O que posso agregar para aumentar minhas captações?
Anote todas as respostas e, em seguida, faça uma lista de prioridades. Lembre-se, é importante contratar novas ferramentas gradualmente, e não de uma única vez. Além de ser mais vantajoso economicamente, a adaptação para cada uma fica mais fácil.
Para ajudá-lo nesse processo, listamos abaixo algumas das principais ferramentas e tecnologias que a Superlógica utiliza e podem fazer a diferença na vida das administradoras de condomínios.
Observação: naturalmente, levamos em conta a proporção dos negócios e a relação entre o nível de digitalização entre os respectivos mercados. Aproveite!
As principais ferramentas para home office (e também para o presencial)
Google Calendar
Conhecida no Brasil como Google Agenda, essa ferramenta é gratuita e muito eficiente para organização geral da rotina de trabalho.
Ela permite que você organize todos os seus compromissos (de maneira privada ou pública), crie lembretes, tarefas, eventos e reuniões. Para facilitar, você pode customizar a sua área de visualização com cores diferentes.
Os lembretes de eventos também são enviados por e-mail, para se certificar que você não os esqueça. Ainda, se tiver aderido ao Google Suíte, os membros da empresa poderão visualizar as agendas dos outros para sugerir os melhores horários para acompanhamentos e reuniões.
Importante para:
- Planejar reuniões;
- Lembrar compromissos e tarefas;
- Organizar rotina de trabalho.
Google Hangouts
Durante a quarentena, o Google Hangouts tem ajudado muitas empresas a manter a comunicação entre os colaboradores. Essa ferramenta também é gratuita e permite ligações por áudio ou vídeo, e envio de mensagens instantâneas.
Além disso, muitos dos contatos de venda também têm sido feitos por essa ferramenta. Afinal, ela possibilita apresentações sejam feitas através do compartilhamento de tela.
Finalmente, as videoconferências, via Google Meet são marcadas em salas virtuais que podem ser anexadas nos eventos do Google Calendar. A integração dos recursos deixa o manuseamento de ferramentas muito mais simples e centralizado.
Importante para:
- Compartilhar arquivos;
- Fazer reuniões vídeo com leads e clientes;
- Trocar mensagens entre a equipe;
Google Drive
Para encerrar as ferramentas do Google, existe um essencial para acompanhar a digitalização dos escritórios e dos documentos. O Google Drive é um espaço de armazenamento online com limite de 10 GB, no qual se pode incluir, criar e compartilhar arquivos.
Por exemplo, se você precisa enviar um contrato a um colega ou novo condômino, ao invés de imprimi-lo e enviá-lo por correio ou motoboy, será possível compartilhar o documento digital através de um link, por e-mail ou WhatsApp.
Além disso, o Drive coleciona uma série de outras ferramentas inspiradas no que estamos acostumados em nossas rotinas de trabalho: o Docs, para criar documentos de texto; o Sheets, para criar planilhas; e o Presentation, para criar apresentações de slides. Todos podem ser feitos e editados em tempo real por mais de uma pessoa (tornando-se ideal para o trabalho remoto).
Importante para:
- Compartilhar arquivos, imagens e documentos;
- Redigir e editar documentos, planilhas e apresentações, com mais de uma pessoa e em tempo real;
- Encaminhar contratos para clientes de forma 100% online;
Trello
O Trello é uma das principais ferramentas disponíveis no mercado quando o assunto é gerenciamento de projetos e times. Em uma comparação simples, podemos dizer que ele funciona como post-its.
Sua principal vantagem é oferecer uma maneira intuitiva de organizar tarefas, permitindo a atribuição delas aos demais responsáveis e a criação de etiquetas personalizadas, como “Urgente” ou “Prioridade”.
As separações da ferramenta permitem a criação de quadros (no qual você pode separa em departamentos). Dentro deles você pode criar cartões,representando tarefas, e organizá-los em listas de acordo com o andamento delas.
Além dos módulos pagos, a ferramenta possui um plano gratuito, que permite a criação de 10 quadros. Dependendo do tamanho da administradora, ele já pode ser o suficiente para suprir as demandas.
Importante para:
- Organizar e gerenciar tarefas;
- Criar quadros para departamentos ou times;
- Organizar andamento de projetos;
- Anexar arquivos;
Redes sociais
É isso mesmo, redes sociais são uma ferramenta! Você pode tê-las observado como um adendo para clientes que encontrem sua administradora, mas, hoje, a presença digital é mais importante do que nunca.
Uma boa estratégia com esses recursos pode ajudar muito na conquista de novos clientes, bem como em um melhor relacionamento com os atuais. Mas, primeiramente, é importante realizar uma pesquisa para entender quais são as principais utilizadas naquelas comunidades em particular.
Além do orgânico, anúncios via Facebook e Google também são importantes para que os prospectos o encontrem durante suas pesquisas e navegações. No blog da Superlógica, explicamos como criar anúncios no Facebook a partir da sua lista de e-mails.
E se quiser entender mais como utilizar redes sociais e marketing digital para reforçar a marca da sua empresa, confira nosso podcast. Clique neste link!
Importante para:
- Conquistar novos clientes;
- Melhorar o relacionamento com condôminos;
- Aumentar a autoridade da sua marca.
Facebook (Intranet)
Além de ganhar força no ambiente digital, o Facebook pode ser utilizado de outra forma: como rede de intranet. Pode parecer estranho, mas é algo que a Superlógica pode confirmar através de sua experiência!
Uma rede de intranet serve para que os comunicados mais importantes da empresa fiquem visíveis a todos. Novas ideias, convocações de reuniões e até chamadas para novos projetos podem ser feitos nesses espaços.
Com a criação de grupos privados no Facebook, nos quais só serão adicionados colaboradores, isso é possível. Basta que apenas um gestor ou líder tenha a permissão de moderá-lo, para adicionar pessoas novas – assim ninguém adiciona pessoas alheias.
Nestes grupos, ainda há a vantagem de poder marcar as pessoas que essencialmente precisam ver aquele comunicado.
Porém, é importante saber os limites. Informações confidenciais, como dados de clientes, não devem ser divididas nesse espaço. Deve-se possuir um canal de compartilhamento próprio para isso, em que se tenha a certeza sobre a proteção no conteúdo das mensagens.
Importante para:
- Fazer comunicados importantes ao resto da empresa;
- Estabelecer um ambiente de comum acesso aos colaboradores;
- Endereçar os comunicados, marcando quem precisa vê-los.
CRM
Plataformas de CRM (Customer Relationship Management) são utilizadas em empresas dos mais variados segmentos para centralizar informações de clientes e prospectos, bem como organizar o funil de marketing e vendas.
Com esse recurso, administradoras podem integrar seus esforços de prospecção, negociação e relacionamento. Muitas delas ainda oferecem ferramentas muito úteis como a automação de e-mail marketing e a criação de formulários para captar contatos online.
Esse nível de integração e organização é muito importante para quem estiver estruturando sua estratégia digital. E existem diversas opções no mercado, e alguma certamente tem o preço e pacote de serviço para vocês. Fica aqui a dica de algumas que você pode conhecer:
- Resultados Digitais (possui plano gratuito);
- Leadlovers;
- Atendare.
Importante para:
- Centralizar contatos de clientes e leads;
- Organizar o funil de marketing e vendas;
- Gestão de relacionamento com o cliente.
- Criar ações para conquistar novos clientes.
Sistema de gestão online
Sistemas de gestão são indispensáveis para controlar a saúde financeira e o ambiente administrativo. Essa ferramenta centraliza grande parte das atividades rotineiras das administradoras de condomínios, por isso, eficiência é a palavra-chave na procura deste recurso.
Além da performance, há uma outra característica capaz de potencializar seu uso: estar disponível via internet. Dessa forma, seus usuários podem acessá-lo de onde quiserem, quando quiserem, bastando estarem conectados à uma rede.
Também, outras vantagens se juntam à essa característica, como a agilidade nas atualizações, a segurança dos dados e uma maior economia de recursos. Quer conhecer todas as vantagens de um sistema online? Clique na imagem abaixo para ver sua comparação com os oferecidos no desktop!
Importante para:
- Gestão administrativa e financeira da administradora;
- Organizar informações da empresa em um só lugar;
- Otimizar processos;
- Aumentar a produtividade;
- Oferecer facilidades e vantagens ao cliente.
Aplicativo para condôminos
Como recurso complementar ao sistema de gestão, um aplicativo integrado pode evoluir sua relação com clientes para outro patamar. Ao oferecer tal recurso para condôminos, você ainda pode mitigar uma série de processos que comumente oneram seus colaboradores.
Um aplicativo condominial completo deve permitir que os moradores acessem facilmente segundas vias de boleto, façam reservas de áreas comuns, abram chamados, recebam notificações de suas pendências, entre outras funcionalidades.
Além disso, imagine que esse recurso pode se integrar a realização da assembleia virtual para centralizar as discussões e votações eletrônicas.
Importante para:
- Gestão financeira e pagamentos;
- Organizar assembleias;
- Prestar contas aos condôminos;
- Enviar notificações de cobrança e acessar segunda via de boleto;
- Realizar reservas online de áreas comuns;
- Visualizar documentos;
- Comunicar-se com a portaria ou com o síndico;
- Abrir chamados e notificar ocorrências.
PABX Virtual
Mais de 80% das ligações em uma administradora de condomínios podem ser apenas para solicitação de boletos. Essa é uma realidade que faz sentido para seu negócio?
Não basta apenas digitalizar processos internos através de ferramentas hospedadas na nuvem. Existem outra ferramentas integradas a um sistema de gestão que podem otimizar suas atividades e liberar funcionários para funções mais estratégicas.
Com uma PABX Virtual, sua administradora pode mitigar a maior parte dessas ligações. O condômino que entra em contato, é atendido por uma mensagem que o orienta a selecionar a opção de solicitação de segunda via e digitar seu CPF. Assim, o título é enviado diretamente ao e-mail cadastrado da unidade. Simples e rápido, não?
Importante para:
- Autoatendimento de condôminos;
- Impedir conflitos com clientes;
- Diminuir a carga de atendimentos dos seus funcionários.
Conta digital para administradoras
O mundo está digitalizando, e as instituições financeiras estão acompanhando o movimento. Para administradoras de condomínio, há uma opção ainda mais eficiente no atendimento de suas necessidades, com uma série de serviços utilizados todos os dias.
Através de uma plataforma de serviços financeiros com esse recurso, essas empresas podem oferecer o pagamento das cotas condominiais por boleto e cartão de crédito. Naturalmente, também é possível de realizar saques, DOCs, TEDs e pagamentos. Além disso tudo, é importante se certificar que essa plataforma esteja se adequando para o lançamento do PIX, o sistema de pagamentos instantâneos do Banco Central.
E fica a dica: há uma opção no mercado que se integra ao sistema de gestão Superlógica Condomínios!
Importante para:
- Oferecer diferentes meios de pagamento para seus clientes;
- Integrar diretamente com o seu sistema de gestão;
- Realizar operações comuns como DOCs e TEDs;
- Aumentar sua receita ofertando serviços para cross sell.
Assinatura eletrônica de contratos
Finalmente, precisamos falar de um último recurso que não se trata apenas de uma ferramenta para home office. A digitalização de processos também está se potencializando na gestão de contratos.
Através de assinaturas eletrônicas, administradoras de condomínios podem agilizar esse processo ao eliminar a necessidade de imprimir documentos e enviá-los via correio. E mais ainda esse recurso pode deixar as assembleias virtuais ainda mais eficientes!
Este é um dos assuntos abordados no Superlógica Next Live 2020. Para saber mais sobre as diferentes modalidades de assinatura eletrônica e suas aplicações no mercado condominial, clique na imagem abaixo e se inscreva para assistir aos conteúdos!
Sobre a Superlógica
A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios e Imobiliárias.
