9 motivos para a sua administradora de condomínios usar um software de gestão

A administração de condomínios envolve uma série de processos recorrentes e fluxos de trabalho que demandam eficiência. Todo gestor sabe da necessidade de manter o foco na produtividade para que sejam criadas condições ideais para o crescimento dos negócios.

As administradoras estão passando, nesse exato momento, por uma disrupção mercadológica, na qual, já não basta apenas oferecer serviços como commodities. Quem lidera o mercado, está agregando inteligência aos processos e fazendo a tecnologia trabalhar a seu favor.

Já falamos aqui no blog sobre a transformação digital e como ela está impactando os negócios da administração de condomínios. Também temos mostrado como será o futuro das administradoras e as soluções que estão disponíveis hoje no mercado. Para ficar em dia com todas as mudanças que estão ocorrendo, o primeiro passo é adotar um software de gestão que permita que todas as atividades sejam feitas de forma eficiente.

Nesse texto vamos explicar os 9 motivos pelos quais adotar um sistema de gestão automatizado é essencial para garantir o sucesso dos seus negócios.

  1. Gestão financeira: economize tempo e dinheiro

O começo da disrupção no modelo de negócios de uma administradora de condomínios começa pela gestão financeira. Como sua empresa faz a conciliação bancária, a geração de boletos, a baixa de pagamentos e o controle da inadimplência?

Se você ainda utiliza os mesmos métodos que adotou há 10 anos, provavelmente, pode estar deixando dinheiro na mesa. A situação se agrava quando todo o fluxo de trabalho é feito de forma manual.

Para compreender o quanto isso representa  em custos, faça uma relação entre o tempo que leva para uma realizar uma operação e o valor investido na mão de obra responsável pela execução da tarefa. Considere também os possíveis erros cometidos e que demandam ainda mais tempo para a correção.

Agora, pense que é possível fazer uma gestão financeira completa, acompanhando todos os indicadores mais importantes, em cada momento do mês, em apenas poucos cliques e o melhor: livre de falhas. Se você ainda não adotou um software de gestão eficiente está desperdiçando o tempo de sua equipe com trabalhos burocráticos, que pouco agregam valor estratégico para a sua empresa.

Se você ainda não está convencido, pense que as altas taxas de condomínio não oferecem a percepção de diferencial competitivo, mas sim, desvalorizam o imóvel, deixando proprietários e locatários descontentes com a administração. Esse é um grande risco para o seu negócio.

ERP recorrente

2) Emissão de boletos: processo livre de falhas e retrabalhos

Já que falamos em gestão financeira, como você faz a gestão de boletos? E a segunda via, você ainda recebe muitas ligações para enviá-la por e-mail?

Um software eficiente possibilita uma gestão completa de boletos, em poucos passos. Ao adotar um sistema automatizado, as administradoras podem acompanhar facilmente a visualização do boleto pelo cliente, controlar de perto a inadimplência, fazer a emissão de segunda via atualizada e ainda enviar o arquivo de remessa para o banco. Com um software de gestão, ainda é possível integrar todo os processos com uma conta digital para empresa, o PJBank.

Fique atento, pois a Febrabran (Federação Brasileira de Bancos) anunciou o fim do boleto sem registro para o ano de 2018.

O que isso significa?

Que a partir dessa mudança, todos os documentos, independentemente do valor, precisarão ser registrados junto ao banco. As despesas decorrentes com taxas de registro, liquidação, manutenção do título, protesto, baixa manual e pedido de alteração de dados, por exemplo, poderão onerar os custos da sua administradora. Por isso, é importante ter um sistema integrado com uma instituição financeira, que cobre tarifa única e apenas quando o boleto é liquidado.

Todos os atributos que vimos acima estão relacionados à gestão financeira, mas é preciso oferecer mais ao cliente. Facilitar o acesso ao boleto, por meio de uma área de relacionamento alocada dentro do site ou por meio de um aplicativo, é uma excelente maneira de agregar valor à sua prestação de serviço e ainda diminuir os índices de inadimplência por esquecimento. Vamos ver mais sobre isso no decorrer desse texto.

3) Assembleia virtual: inove em métodos antigos

Outra razão pela qual você deve ter um sistema de gestão eficiente na sua administradora de condomínios é a implementação da assembleia virtual.

As assembleias presenciais contam com baixa adesão e pouco interesse dos condôminos. Entretanto, quando as discussões de temas relevantes para o condomínio são feitas em um ambiente online, o aumento da participação pode chegar a 80%, segundo o levantamento feito pela Superlógica.

Isso porque, a assembleia virtual organiza, de forma prática, todos os temas que serão discutidos e votados por “proxy voting” (voto por procuração), o que garante a legalidade do meio. O condômino vota, imprime e entrega o documento na portaria.

Outra facilidade é que a discussão fica acessível no sistema e, a qualquer momento, os moradores podem contribuir. O acesso é feito por meio do computador, smartphones ou tablet e, por ser um método legal, não é necessário alterar a convenção do condomínio para implementá-la.

Usar a tecnologia para inovar em métodos antigos incentiva o engajamento dos moradores, que participam de maneira mais efetiva de todas as decisões importantes. E oferecer novas formas de interação entre os condôminos é um diferencial competitivo para a sua administradora.

4) Inadimplência: evite que seu fluxo de caixa seja comprometido

A inadimplência é um fator que pode corroer o fluxo de caixa de um condomínio. Com as provisões comprometidas, investimentos em melhorias e até projetos de manutenção podem ser comprometidos. E isso pode arranhar a imagem de sua administradora.

Um sistema de gestão eficiente vai lhe permitir criar uma régua de cobranças de maneira automatizada.

E por que você precisa dela?

Ter uma régua de cobrança efetiva oferece a possibilidade de lembrar o condômino sobre um vencimento e também informar sobre o atraso no vencimento da taxa condominial. Além de permitir que você se comunique no momento oportuno e, assim, reduzir a inadimplência por esquecimento, quando a administradora tem um software de gestão, ela pode programar toda as ações que serão necessárias para trazer o condômino de volta à adimplência. E você pode usar todos os canais de comunicação disponíveis como e-mails, SMS ou adicionando lembretes na área reservada dentro do site.

Adotar uma régua de cobrança automatizada é um ponto a favor para as administradoras. Entretanto, moradores e síndicos também podem se beneficiar com a previsibilidade de receita.

Além disso, um sistema automatizado oferece um panorama de todos os índices que devem ser acompanhados diariamente como entradas e saídas de receitas. Isso oferece os subsídios necessários para que ações de contingências, como a elaboração de propostas de acordos, sejam planejadas com antecedência, antes de virar um problema de gestão.

5) Aplicativo: todas as demandas resolvidas em um toque no celular

E por falar em canais de comunicação, como está a relação hoje entre a sua administradora e os condôminos? Se você respondeu que é incipiente, você poderá ter um problema para administrar em breve. O fato é que hoje preferimos contar com a praticidade e resolver tudo com um toque no celular.

Poder contar com um aplicativo que abriga todas as informações importantes para o condômino é uma funcionalidade que somente um bom sistema de gestão pode oferecer.

Pelo aplicativo, os moradores podem obter a segunda via de boletos atualizada e também acompanhar o histórico de cobranças da unidade. Nele, também é possível estabelecer um canal de comunicação efetivo a respeito de tudo que precisa ser informado, como reformas, regras de convivência, atas de reunião, prestação de contas, próximos vencimento da taxa de condomínio, entre outros atributos.

Adotar um aplicativo na gestão do seu condomínio também permite que os moradores façam a reservas das áreas comuns e recebam pelo celular a confirmação.

Comodidade e praticidade estão na pauta do dia em todos os segmentos. E na administração de condomínios não é diferente. Quem estabelece a melhor comunicação está criando um diferencial competitivo. Não deixe sua administradora cair no esquecimento.

6) Cartão de crédito: diversifique as opções de pagamento

O cartão de crédito é hoje em dia um dos meios de pagamentos preferidos em todo o mundo. O número de transações cresce a cada dia por conta da facilidade e segurança. Mas, você sabia que agora é possível pagar a taxa condominial com cartão de crédito a um preço semelhante ao boleto?

Sabemos que o boleto é o meio mais utilizado entre as administradoras, entretanto, ele exige um controle rigoroso da inadimplência. Já o cartão de crédito oferece uma previsibilidade de receita maior, pois as cobranças são feitas de forma recorrente, a partir do seu software de gestão. E se houver qualquer falha na cobrança do cartão, o sistema de gestão envia, automaticamente, um boleto ao morador para que o pagamento ocorra sem atrasos.

O condômino tem ainda a comodidade de repassar apenas uma vez os dados do cartão para ter a taxa de condomínio descontada, mês a mês, diretamente na sua fatura, e o melhor:  sem comprometer o limite no cartão. E ainda pode acumular pontos no programa de milhas.

Para as administradoras, adotar novos meios de pagamento melhoram a previsibilidade de receita e também o relacionamento com os condôminos. Dentro de um mercado em disrupção como a que está havendo na administração de condomínios, isso pode significar a geração de mais negócios.

7) Área de condôminos no site: atendimento self service

Um software de gestão também permite a criação de um site para abrigar uma área reservada a cada um dos condôminos. E isso pode ser feito a um custo adicional de R$ 40,00 anuais, que serão usados na manutenção do domínio. Isso mesmo: um bom sistema de gestão pode disponibilizar, sem grandes impactos financeiros, uma área exclusiva para que os moradores acessem o seu histórico de cobrança e, ainda, gerem rapidamente a segunda via de boletos atualizada. Além disso, todos os serviços importantes relacionados ao dia a dia do condomínio poderão se acomodados na plataforma.

Os recursos de atendimento self service são peças fundamentais na gestão financeira e no controle da inadimplência, com impactos diretos no estreitamento da relação entre administradora de condomínios e condôminos.

Se você ainda acha que esse é um recurso dispensável, pense em quantos pedidos de segunda via de boletos que sua empresa recebe todos os dias e na quantidade de tempo que sua equipe investe para atender cada um deles. Viu como vale a pena?

8) Tecnologia nas nuvens: acessibilidade em todo lugar, em qualquer dispositivo

O armazenamento de dados nas nuvens, do inglês “cloud”, garante às administradoras de condomínio o acesso a todas as informações, de qualquer lugar, sem nenhuma perda.

Aliás, ter um software que pode ser acessado de computadores, tablets ou smartphones, gera  ganhos de eficiência na administração de processos e, por consequência, aumento de produtividade.

9) Relatórios inteligentes: informações gerenciais mais confiáveis

Quanto tempo sua equipe demora para reunir informações sobre fluxo de caixa, inadimplência, contas a pagar e receber, entre outros? Se você ainda faz isso manualmente, saiba que esse processo pode conter falhas que são evitáveis.

Mas, como você pode emitir relatórios gerenciais mais confiáveis?

Ao adotar um software de gestão, você não perde de vista nenhum detalhe importante para o dia a dia da sua empresa. Você pode organizar, imprimir ou enviar por e-mail as informações mais relevantes, sendo possível acessá-las em grupos distintos: por receitas, despesas, inadimplência, movimentações bancária e balancetes, por exemplo.

Ter um sistema de gestão de condomínios automatizado, evita que sua equipe perca tempo com processos burocráticos e, assim, você pode alocar essa mão de obra em projetos mais estratégicos, que possam agregar mais valor ao seu negócio.

Esteja em dia com todas as mudanças mercadológicas que estão acontecendo e não permita que o seu negócio se perca em processos onerosos e burocráticos. Comece agora a transformação digital na sua empresa.


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