A inadimplência vem sendo um grande problema para as empresas de diferentes setores durante a crise causada pela pandemia do coronavírus. Segundo levantamento da consultoria Boa Vista, o índice de inadimplência deu um salto em abril, sendo 5,8% maior que o registrado no mês de março. Em relação a abril de 2019, o avanço foi de 6,2%.

Ainda que o crescimento deste indicador já fosse esperado devido à estagnação da economia, muitas empresas que vendem Software como Serviço (SaaS) não estão preparadas para ter esse impacto em seu fluxo de caixa. Com este cenário, precisa-se,obrigatoriamente, ficar atento ao fluxo de pagamentos.

É verdade que a crise causada pelo COVID-19 agravou o problema, mas combater a inadimplência sempre foi uma das prioridades dos gestores. Diversos poderiam ser os motivos para atrasos ou não pagamentos eram os motivos:

• Os que não pagam pelo serviço de forma consciente;
• Cobranças não são concluídas por falhas no processo;
• Ou mesmo por simples esquecimento – o que pode levar ao chamado churn involuntário, cancelamentos de serviços que acontecem sem a intenção do assinante.

Atualmente, já existem práticas consolidadas que ajudam empresas a combater os impactos da inadimplência. Confira a seguir, como a automatização do envio de notificações, com uma régua de cobrança, pode ser efetiva nessa missão, bem como agiliza processos internos da sua operação.

→ Veja também este artigo sobre como a diversificação dos meios de pagamento, oferecendo cobrança recorrente por cartão de crédito, também ajuda no controle dos índices de inadimplência

O que é régua de cobrança?

Régua de cobrança é uma ferramenta utilizada para envio de notificações automáticas aos clientes. Com ela, é possível criar sequências de mensagens (por e-mail, SMS ou carta) para lembrar seus assinantes sobre o vencimento dos boletos. Assim, sua utilização tem influência direta no controle das taxas de inadimplência de empresas de pagamento recorrente.

A ferramenta promove a comunicação com a base de assinantes , podendo programar as mensagens para diferentes períodos. Pode-se lembrar da mensalidade dias antes, na data e após o vencimento. Com esse ato simples, já é possível reduzir consideravelmente o número de não pagantes, sobretudo os por esquecimento.

A ferramenta, no entanto, deve ser usada com sabedoria. Não se trata de montar uma cadência com inúmeras mensagens consecutivas em períodos que não são importantes para a cobrança. Os excessos podem levar à insatisfação de clientes e até uma denúncia ao Programa de Proteção e Defesa do Consumidor.

Exemplo de régua de cobrança automatizada

Para implementar uma régua de cobrança efetiva, é preciso levar em consideração dois fatores: o timing de cada comunicação que será feita com o cliente e a mensagem a ser enviada em cada estágio.

No caso da cobrança feita por boleto bancário, o indicado é que a régua comece a atuar alguns dias antes da data de pagamento, com o intuito de lembrar o cliente do compromisso. Caso não seja efetuado, as comunicações passam a ser feitas no sentido de alertar para o atraso e até um possível cancelamento de serviço. Veja:

1. 5 dias antes do vencimento
   LEMBRETE: seu boleto  vence em 5 dias;
2. No dia do vencimento
   NÃO ESQUEÇA: o boleto vence hoje!;
3. 6 dias depois do vencimento
   ATRASOU: O boleto está atrasado, clique abaixo e pague agora mesmo;
4. 12 dias depois de vencido
   ALERTA DE SUSPENSÃO DE SERVIÇO: seu boleto venceu há 10 dias, aguardamos a confirmação do pagamento em x dias, sob condição de cancelamento do serviço.

No caso dos cartões de crédito, normalmente, as cobranças são feitas automaticamente através do gateway. A régua de cobrança, nesses casos, pode entrar em ação se o pagamento não for identificado.

As mensagens devem alertar o cliente de que houve algum problema na transação, convidando-o acessar a cobrança ou atualizar seus dados do cartão de crédito na área do cliente. Veja um exemplo:

1. No dia em que se identifica o não pagamento
   Detectamos uma falha na cobrança do seu cartão de crédito. Clique aqui para usar outro meio de pagamentos;
2. Após retentativas mal sucedidas
   Ainda não conseguimos fazer a cobrança em seu cartão de crédito. Entre em contato para usar outro meio de pagamentos e evitar o cancelamento do serviço.

→ Confira neste link alguns exemplos práticos da aplicação da régua de cobrança.

O poder da automatização

O segredo para uma régua de cobrança eficiente está na automação e na seleção estratégica das datas. Além disso, uma boa plataforma de gestão conta com recursos que possibilitam à empresa criar suas automações e executar as comunicações de maneira simples e intuitiva.

Além disso, para apoiar a ação de conter o avanço da inadimplência, o gestor precisa ter meios para acompanhar os recebimentos de forma online. Com isso, ele conseguirá até identificar semelhanças nos comportamentos e visualizar quais são os meios de pagamento com maior incidência de atrasos, por exemplo.

Também é possível oferecer ao cliente uma área de assinante, onde ele pode baixar a segundas vias de boletos, ampliar ou cancelar o serviço e fazer atualizações cadastrais. Caso a empresa opte por cancelar o serviço prestado ao assinante após algum período de inadimplência, também é possível configurar para que seja feito automaticamente na plataforma.

Com a automação, os profissionais que atuam no departamento financeiro podem usar tempo para atividades mais estratégicas que a cobrança de clientes, voltando-se ao desenvolvimento do negócio.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.