Administradora de condomínios: do tradicional para o digital

A transformação digital é um fenômeno inevitável. Essa realidade vai além do surgimento de players e novos modelos de negócios em todos os mercados. Os hábitos de consumo da população também mudaram, principalmente nos centros urbanos. 

Para alguns segmentos, no entanto, o impacto dela começou a ser sentido recentemente no Brasil. É o caso das administradoras de condomínios. 

Essas empresas estão se engajando cada vez mais com ferramentas tecnológicas, mas adaptações em suas rotinas, processos e burocracias ainda são necessárias para que possam competir com os negócios digitais.

Foi sobre essa realidade que André Baldini, CEO da Superlógica, tratou em sua palestra “Administradora de Condomínios: do tradicional para o digital”, no Superlógica Xperience 2019. Assista logo abaixo na íntegra!

Ele também apresentou como um novo serviço, o BPO, que elimina a preocupação sobre os processos burocráticos rotineiros de uma administradora. Desta maneira, a empresa passa a se preocupar apenas com vendas, relacionamento e marketing. 

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A transformação no mercado condominial

A transição para a era digital não é exclusividade de um único mercado. Administradoras e imobiliárias, por exemplo, já estão neste caminho. Mas antes é preciso conhecer o cenário atual do ramo.

“No mercado condominial, encontramos um índice de satisfação muito baixo. A pontuação do média do setor, de acordo com uma pesquisa é – 28, numa marca que vai de -100 a 100, e isso é muito baixo”, expôs Baldini.

Este número é o Net Promoter Score (NPS), uma métrica criada por Frederick Reichheld para identificar a satisfação do cliente com mais precisão. O índice -28 indica que no ramo de administração condominial existem mais pessoas insatisfeitas com os serviços prestados do que o contrário.

Também se destaca a concorrência desleal, na qual o cliente busca apenas pelo menor preço. Isso acarreta na dificuldade em gerar receita – realidade vivida por muitas administradoras atualmente.

As administradoras digitais

A resposta para sobreviver às mudanças é se reinventar. É necessário investir no sucesso do cliente e em times de alta performance, trazendo mais eficiência para o dia a dia da administradora. É preciso ainda saber como criar melhores estratégias de precificação. 

Mas as administradoras digitais estão indo além disso e trazendo uma maior necessidade de mudança. Essas empresas propõem “o uso massivo de tecnologia para escalar os processos, fazendo com que os custos sejam mais baixos”.

Por meio da simplificação de processos repetitivos, elas podem alinhar expectativas que podem ser facilmente cumpridas. Consequentemente, o índice de satisfação dos consumidores sobe. “A administradora digital, graças ao seu modelo de escala e simplificação de serviços, reduz o preço para conquistar mercado”, aponta o CEO da Superlógica.

Outra vantagem competitiva desses segmentos 100% online e remotos é a otimização do ambiente operacional. No embate entre homem versus máquina, os robôs, APIs (interfaces de programação de aplicações), ferramentas e demais tecnologias são mais eficientes que a mão de obra humana nas tarefas repetitivas. “Eles são muito mais rápidos, baratos e seguros”.

Com maior digitalização dos serviços prestados,  os honorários chegam a cair 60%. Ou seja, “se você tem um condomínio e cobra R$1.000,00, essa administradora digital pode chegar e cobrar R$400,00”.

Este NÃO será um modelo normativo!

Por mais facilidades processuais que uma administradora digital possa oferecer, ainda há um espaço (de importância absoluta) no qual ela ainda não tem uma melhora significativa: captação e manutenção dos clientes.

“O digital não consegue fazer isso, olhar no olho da pessoa para negociar um contrato, conversar para entender efetivamente quais são as dores do cliente e assim resolvê-las”, salientou André Baldini. 

Ele ainda complementa, “reside aqui, nas vendas e relacionamento, a oportunidade para as empresas tradicionais”.

De qualquer maneira, há a necessidade de investir no uso de tecnologia. Mas é preciso analisar sua penetração no mercado e validade do investimento. “Supondo que a administradora cuide de cerca de mil condomínios, ainda assim pode não ter escala o suficiente para investir no alto custo de implementação de tecnologias como inteligência artificial e big data”.

BPO administrativo e BPO de cobrança

Existem alternativas para que administradoras de condomínios utilizem a tecnologia à favor da otimização de processos. A terceirização de rotinas administrativas e financeiras através de um BPO administrativo e um BPO de cobrança trazem uma série de benefícios. “A proposta do BPO é absorver a maioria da atividade burocrática da sua administradora e executá-la por meio de processos automatizados e robôs”.

Desta maneira, a empresa continuará no controle das operações, com a camada intelectual, ou seja, a experiência de negócio. Em contrapartida, cerca de 70% dos processos burocráticos que não agregam valor ao negócio são potencializados com tecnologia, para ficarem cada vez mais eficientes.

Efetivamente as áreas otimizadas por um BPO são:

• Gestão de arrecadações, emissão de boletos e toda a gestão de pagamentos;
• A conciliação bancária e prestação de contas estarão sempre disponíveis para você e para os condomínios;
• Gestão da inadimplência e até as cobranças, se você também quiser utilizar o serviço de cobrança, que é opcional;
• É acrescentada uma camada de inteligência aos seus serviços, uma vez que através de big data e inteligência artificial, é possível enriquecer as análises do resultado dos condomínios. Isso vai ajudar os condomínios a economizarem e vai municiá-los de informações importantes.

Com isso, a administradora foca no que é importante:

• Captar novos clientes e ofertar novos produtos e serviços aos condomínios;
• Atuar na gestão de custos e de indicadores de qualidade para propor novas soluções aos condomínios e condôminos;
• O atendimento e relacionamento com os clientes, como a participação em assembleias;
• Gestão de compras, cotações e planejamento de manutenções.

Tecnicamente, não há limites para escalar sua empresa, assim como qualquer outra empresa de tecnologia. Até hoje, ao captar novos condomínios era necessário avaliar se o seu time teria condições de gerir mais clientes. Com um BPO, no entanto, uma parte do seu custo, que hoje é fixo, torna-se variável.

Outros valores agregados são o aumento da produtividade, mais tempo para se relacionar e fidelizar os seus clientes e diversificação das fontes de receita.

Veja as tecnologias empregadas no BPO:

• Conta digital: além de automatizar diversas rotinas financeiras, possibilita acesso a novos produtos financeiros;
• Inteligência artificial: para automatizar processos repetitivos, traz muito mais agilidade na resolução de problemas.
• Big Data: traz análises mais inteligentes e por consequência mais complexas. Isso vai ajudar muito na melhoria da gestão de condomínios.

Por fim, André Baldini demonstrou exemplos de como o BPO de cobrança aplicará a tecnologia de inteligência artificial na simplificação dos processos. Por meio de chat e telefone, o robô fará ligações. “O robô nunca vai entrar em discussão com o cliente, sempre vai seguir o roteiro, evitando problemas de relacionamento”.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão (ERP) líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias e Educação.

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.