Como gerir uma equipe à distância: liderando durante o home office

Artigo publicado originalmente em 06/05/2020 e atualizado em 04/06/2020

Devido à pandemia causada pelo COVID-19, doença causada pelo novo coronavírus, muitas empresas tiveram que modificar suas rotinas de trabalho. Sem a experiência de ter suas operações trabalhando remotamente muitos gestores ainda têm dificuldades sobre como gerir uma equipe à distância.

Apesar do futuro da economia brasileira ainda ser incerto, o home office vem sendo um grande aliado. O trabalho remoto garantiu a possibilidade de sobrevivência para diversas organizações, que conseguiram continuar suas atividades mesmo em estado de quarentena.

Muitas empresas e empresários estão se reinventando e descobrindo como trabalhar a distância com responsabilidade e profissionalismo. Afinal, muitos setores nunca tentaram essa metodologia antes, como as administradoras de condomínios.

Já falamos aqui sobre como gerir uma empresa em tempos de crise e como manter a produtividade no home office. Agora, falaremos sobre as oportunidades e os desafios sobre como gerir uma equipe à distância.

Comunicação em primeiro lugar

Confiar na equipe de trabalho é pré-requisito para realizar um home office saudável, para ambos os lados. É preciso, mais do que nunca, sintonia entre equipe e liderança.

As ferramentas de texto são peça-chave durante esse momento. O problema é que as palavras escritas podem causar desentendimentos por interpretações equivocadas. Por isso, as videochamadas, os recursos de áudio e as ligações precisam estar presentes com regularidade no home office.

A princípio não a uma quantidade ideal de reuniões online durante a semana. É necessário conversar e testar com sua equipe a periodicidade ideal. Afinal, o excesso também pode prejudicar o desempenho dos seus colaboradores.

Faça feedbacks

O feedback é uma habilidade da liderança que causa motivação nos colaboradores.É uma oportunidade para cada funcionário encarar seus pontos de melhorias e ficar ainda mais engajado e comprometido com a sua causa. Eles podem ser feitos tanto em conjunto, com a equipe, como individuais.

Compartilhe resultados com o restante das equipes

Compartilhar dados e resultados semanalmente, de todas as áreas, também é uma forma de comunicação que ajuda a manter a equipe engajada e unida. Essa união gera a sensação de pertencimento a um time, algo importante até mesmo psicologicamente, visto que a crise trouxe insegurança e instabilidade emocional para muitas pessoas.

Boas práticas de liderança

Quando uma forma de trabalho é novidade para toda a empresa, o exemplo deve partir da liderança. Criar uma metodologia de trabalho eficaz, com prazos reais e metas possíveis de serem alcançadas é mais importante do que nunca.

Esse também é o momento de atualizar relatórios, já que o meio digital vai ser a principal forma de comunicação. Mantenha o time integrado, as metas claras e os prazos à disposição de todos.

Além de fornecer feedbacks frequentemente, fazer o contrário pode gerar resultados muito positivos: pedir feedback dos colaboradores. Solicitar uma autoavaliação e uma avaliação da mecânica de trabalho adotada é uma boa estratégia de liderança. Além de trazer ideias e obter retorno da equipe, a autoanálise pode fazer o próprio colaborador corrigir seus pontos negativos mais rapidamente.

Dicas: como gerir uma equipe à distância

Certificar de que toda a equipe possui um ambiente de trabalho propício;
Fornecer os equipamentos necessários para o trabalho à distância;
Estipular e respeitar os horários de entrada, almoço e saída do trabalho;
Garantir que todos os colaboradores respeitem os horários dos demais;
Contar com boas plataformas de comunicação e compartilhamento de documentos.

Os principais desafios que podem aparecer e como enfrentá-los

Não ficar só no WhatsApp

A primeira solução que vem a cabeça quando se fala em adotar grupos onlines de comunicação é o WhatsApp. A ferramenta, no entanto, pode ser uma armadilha para o meio corporativo.

O ideal é adotar outra forma de comunicação, alguma que ofereça mais recursos de organização. O aplicativo ainda possui outra armadilha, ser muito propício para distrações desnecessárias durante o horário de trabalho, visto que muitos utilizam seus celulares pessoais para utilizá-lo.

Implementar um novo recurso por vez

Toda novidade exige um tempo de adaptação e aprendizado. O impulso de querer acrescentar diversas plataformas organizacionais de uma única vez pode gerar efeito reverso e, ao invés de facilitar, dificultar a vida de todos. Implemente um, veja como todos estão se saindo, e, após a adaptação, prossiga para outras novidades.

Microgerenciar os colaboradores não é um bom caminho

Enquanto é importante se certificar que seus colaboradores estejam seguindo os processos corretos durante o home office, o excesso de controle pode ser prejudicial. É mais importante focar nos resultados e entregas do que na quantidade de horas que cada funcionário passa em frente ao computador.

Relações de trabalho saudáveis precisam ser baseadas em confiança, para não gerar insegurança e desânimo.

Informações organizadas

A necessidade de uma pessoa acionar outra o tempo todo pode ser desgastante em trabalhos remotos. É importante organizar as informações e atualizações, para que todos consigam encontrar o que precisam facilmente.

Tecnologia como aliada

Há soluções para pequenas, médias e grandes empresas, basta saber selecionar. Com a crise do COVID-19, muitas gigantes do mercado formaram uma corrente do bem, liberando plataformas e recursos de forma gratuita por tempo limitado.

Uma delas é a Adobe, que liberou o acesso ao Adobe Connect, uma ferramenta de conferências, reuniões, treinamentos e salas de aula virtuais. Outra opção é o Google, que abriu as portas do Hangouts Meet – ferramenta de reunião online e transmissão ao vivo – a todos os clientes do G Suite. Ambas as plataformas estão gratuitas até o dia 1 de julho.

Ferramentas que podem salvar os seus dias

Conheça outras ferramentas que podem auxiliar a gerir times à distância e a compartilhar projetos no período de trabalho remoto:

Trello: sistema de gerenciamento de tarefas da equipe, de forma visual bastante clara e intuitiva. Possui plano básico gratuito.
Monday: outra ferramenta de gerenciamento de equipes, distribuição de tarefas e reuniões online. A partir de R$ 27.
Jira: sistema de monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos. Plano básico gratuito.
Skype: conhecido aplicativo de conversas, possui o recurso de compartilhamento de tela que permite mostrar para outro usuário alguma coisa dentro do seu próprio computador. Grátis.
Microsoft Teams: aplicativo de reuniões, mensagens e videochamadas. Plano básico gratuito.
Slack: uma espécie de WhatsApp profissional. Plano básico gratuito.
Clicksign: aplicativo que permite a assinatura de documentos com validade jurídica. A partir de R$ 39,00.
Toggl: software de controle de horas trabalhadas que mensura o tempo investido em cada projeto ou cliente. Plano básico gratuito.

Sobre a Superlógica

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