Problemas na gestão de encomendas dos condomínios? O controle de acesso pode ser a solução

O volume de compras pela internet cresceu mais de 20% como efeito da pandemia de Covid-19, segundo pesquisa da Neotrust. Esse número se refletiu também na gestão de encomendas dos condomínios, assunto que se torna uma prioridade ainda maior para administradoras e síndicos. 

Quanto mais moradores tem um condomínio, maior é o fluxo de encomendas. E quando o volume é alto, são comuns os transtornos envolvendo retiradas erradas, extravios, ruídos na comunicação entre morador e portaria ou até falta de registro do que chegou e foi retirado. 

Sabendo que administrar encomendas ainda pode causar muita dor de cabeça à gestão condominial, o controle de acesso surge como uma solução que facilita o recebimento, a entrega e o registro de toda encomenda que chega na portaria. Veja como! 

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Entenda como funciona o recebimento de encomendas com o software de controle de acesso

Ainda existe um bom número de pessoas que acham que a solução de controle de acesso fica restrita a controlar entradas e saídas de pessoas e veículos.

Essa é, de fato, sua principal função, mas o software também conta com funcionalidades que otimizam a gestão de encomendas e evitam erros operacionais comuns. 

Imagine uma única portaria ter que registrar tudo por escrito no livro de ocorrências. Em condomínios de médio ou grande porte, essa atividade toma muitas horas de trabalho do porteiro e está sujeita a erros manuais, como esquecimento ou registro incorreto. 

Parece improdutivo e ineficiente, não é? 

Para solucionar problemas como esses, o software Superlógica Controle de Acesso registra o recebimento de encomendas em tempo real. E a portaria conta com uma interface que permite cadastrar o item recebido por unidade de cada morador. 

Funciona assim: a portaria recebe a encomenda, registra seu recebimento junto à sua respectiva unidade e, automaticamente, o morador já é notificado pelo aplicativo. 

O porteiro consegue registrar tudo com agilidade, além de administrar com assertividade o que chega e o que é retirado. 

É importante lembrar que o profissional responsável pelo controle de acesso do condomínio tem o papel de orientar e treinar os porteiros para o uso adequado da plataforma. E, claro, já deixar o software configurado conforme o regimento do condomínio.

Veja também: Vídeos sobre controle de acesso com tutoriais completos

Gestão de encomendas com controle de acesso: vale mesmo a pena? 

Para toda solução que surge, vem a pergunta: “Mas vale a pena mesmo?”. Por isso, selecionamos as principais funcionalidades do controle de acesso para acompanhar o fluxo de encomendas.

Vale lembrar que a solução para encomendas vem com as demais soluções que fazem controle, automação e registro dos acessos de pessoas e veículos do condomínio. 

Leia também: Veja os tipos de controle de acesso mais usados nas portarias

Assim, além do acesso mais seguro, o condomínio terá uma gestão mais eficiente para as encomendas dos condôminos.

Registro de todas encomendas recebidas pela portaria

Toda encomenda que chega no condomínio deve ser registrada. Para isso, o software possui uma área dedicada para o cadastro da encomenda, na qual o porteiro pode preencher informações detalhadas, como:

• Unidade de destino
• Data e hora de recebimento
• Tipo da embalagem
• Medidas e peso
• Foto da encomenda

A portaria deve inserir as informações conforme a orientação do condomínio e estas poderão ser acessadas com facilidade por meio dos campos de buscas existentes no aplicativo. 

Esse processo evita que as entregas sejam esquecidas na portaria por falta de registro ou que algum volume seja confundido com a de outro morador.

O morador é notificado em tempo real via aplicativo

Se fôssemos resumir o problema que os condomínios enfrentam no controle de encomendas, colocaríamos em duas palavras: comunicação e organização. 

Ainda é muito comum que condomínios notifiquem moradores das suas entregas via interfone ou aplicativos abertos de comunicação, como o WhatsApp.

O tempo que o porteiro leva para comunicar os moradores sobre cada objeto recebido pode demandar horas do seu trabalho. E até mesmo desfocá-lo de atividades importantes, como a supervisão dos acessos ao condomínio. 

Com o software de controle de acesso, os moradores da unidade recebem uma notificação no aplicativo assim que o porteiro cadastra a encomenda recebida. No app, os moradores têm acesso às mesmas informações que constam no cadastro, como tipo de encomenda, hora do recebimento e foto do volume.

Retirada da encomenda via QR Code

Problemas como retirada incorretas ou até mesmo extravio de encomendas podem ser recorrentes nos condomínios. Para evitar este tipo de situação, o morador recebe um QR Code com a notificação em seu app. 

O QR Code único garante que apenas o morador ao qual se destina a encomenda possa realizar a retirada na portaria. 

Com o controle de acesso:

• A portaria recebe a encomenda e faz o seu cadastro no software
• O morador é notificado pelo aplicativo e tem acesso ao QR Code para retirada
• Para retirar, o morador deve apresentar o QR Code na portaria 
• Com a leitura do QR Code, o morador recebe sua encomenda e o software registra automaticamente que ela foi entregue.

Leia também: Controle de acesso para condomínio: como funciona na prática?

Isso significa que nenhum morador que não seja o dono da encomenda pode retirá-la, pois sua entrega só poderá ser concluída ao apresentar o código único associado ao objeto.

Registro de todas as etapas de recebimento e entrega em relatórios

Um dos grandes diferenciais do software de controle de acesso é o seu registro automático e a emissão de relatórios detalhados. 

Para garantir a eficiência no controle de encomendas, é importante que o condomínio e a portaria tenham o histórico do fluxo de tudo o que chega e é entregue, com informações detalhadas de datas, horários, tipos de encomendas e as unidades destinatárias.

Assim, em eventuais ocorrências, os responsáveis legais do condomínio conseguem com facilidade gerar relatórios para analisar cada etapa do fluxo de encomendas gerenciadas na portaria – além de oferecer transparência aos moradores sobre como a gestão funciona.

O Superlógica Controle de Acesso facilita a gestão de encomendas dos condomínios

A segurança no condomínio também envolve a proteção ao patrimônio dos moradores, como as encomendas. O software de controle de acesso da Superlógica possui funcionalidades que garante à portaria e aos moradores maior eficiência na logística de recebimento e entregas de tudo que chega no condomínio. 

Além de todas as ferramentas que controlam o fluxo de pessoas e veículos, o Superlógica Controle de Acesso também permite ao condomínio:

• Cadastrar encomendas recebidas
• Notificar os moradores em tempo real via app
• Garantir que apenas o morador possa retirar a sua encomenda com o QR Code enviado no aplicativo
• Registrar automaticamente todas as etapas do fluxo de encomendas 
• Emitir relatórios completos

Oferecer uma solução completa para os condomínios, que garanta a segurança de ponta a ponta, é um diferencial para que profissionais de controle de acesso conquistem e fidelizem clientes.

Conheça todas as soluções do Superlógica Controle de Acesso!