8 motivos para a sua administradora de condomínios usar um software de gestão

A administração de condomínios envolve uma série de processos recorrentes e fluxos de trabalho que demandam eficiência. Todo gestor sabe da necessidade de manter o foco na produtividade para que sejam criadas condições ideais para o crescimento dos negócios. E no contexto atual, é impossível fazê-lo sem um bom sistema de gestão condominial.

As administradoras estão passando, nesse exato momento, por uma disrupção mercadológica. Já não basta apenas oferecer serviços como commodities. Quem lidera o mercado, está agregando inteligência aos processos e fazendo a tecnologia trabalhar a seu favor.

Já falamos aqui no blog sobre a transformação digital e como ela está impactando os negócios da administração de condomínios. Também temos mostrado como será o futuro das administradoras e as soluções que estão disponíveis hoje no mercado. Para ficar em dia com todas as mudanças que estão ocorrendo, o primeiro passo é adotar um software de gestão que permita que todas as atividades sejam feitas de forma eficiente.

Nesse texto, vamos explicar os 8 vantagens em adotar um sistema de gestão condominial automatizado para garantir o sucesso da sua administradora.

1) Gestão financeira: economize tempo e dinheiro

O começo da disrupção no modelo de negócios de uma administradora de condomínios começa pela gestão financeira. Como sua empresa faz a conciliação bancária, a geração de boletos, a baixa de pagamentos e o controle da inadimplência?

Se você ainda utiliza os mesmos métodos que adotou há 10 anos, está dinheiro na mesa. A situação se agrava quando todo o fluxo de trabalho é feito de forma manual.

Para compreender o quanto isso representa em custos, faça uma relação entre o tempo que leva para uma realizar uma operação e o valor investido na mão de obra responsável pela execução da tarefa. Considere também os possíveis erros cometidos e que demandam ainda mais tempo para a correção.

É possível fazer uma gestão financeira completa, acompanhando todos os indicadores mais importantes, em cada momento do mês, com poucos cliques. Se você ainda não adotou um software de gestão eficiente está desperdiçando o tempo de sua equipe com trabalhos burocráticos que pouco agregam valor estratégico para a sua empresa.

Um software eficiente possibilita uma gestão completa de boletos, em poucos passos. Ao adotar um sistema automatizado, as administradoras podem acompanhar facilmente a situação da inadimplência, fazer a emissão de segunda via atualizada e ainda enviar o arquivo de remessa para o banco.

Com um bom sistema de gestão condominial, você ainda pode integrar seus processos financeiros a uma conta digital o PJBank. Assim, os processos ficam ainda mais ágeis, como a conciliação bancária que é 100% automática.

2) Assembleia virtual: inove em métodos antigos

Outra razão pela qual você deve ter um sistema de gestão eficiente na sua administradora de condomínios é a implementação da Assembleia Virtual.

As assembleias presenciais contam com baixa adesão e pouco interesse dos condôminos. Entretanto, quando as discussões de temas relevantes para o condomínio são feitas em um ambiente online, a participação pode chegar a 80%, segundo o levantamento feito pela Superlógica.

Na Assembleia Virtual, disponível no Superlógica Condomínios, pode-se organizar, de forma prática, todos os temas que serão discutidos. A votação é feita por procuração, na qual um procurador (recomenda-se fazer o reconhecimento de firma), habilitado por documento assinado pelo titular do voto, representa o condômino na reunião presencial.

Outra facilidade é que a discussão fica acessível no sistema e, a qualquer momento, os moradores podem contribuir. O acesso é feito pelo navegador, com link enviado pela administradora ou síndico, ou por smartphones e tablets, através do aplicativo Área do Condômino

Por ser um método legal, não é necessário alterar a convenção do condomínio para implementá-la – exceto quando ela proíbe explicitamente essa modalidade de voto. Entretanto, ainda é necessário seguir práticas comuns das assembleias presenciais, sobretudo o edital de convocação que deve conter todos os detalhes de seu caráter híbrido, explicações sobre os processos, ferramentas e demais informações indispensáveis.

Usar a tecnologia para inovar em métodos antigos incentiva o engajamento dos moradores, que participam de maneira mais efetiva de todas as decisões importantes. E oferecer novas formas de interação entre os condôminos é um diferencial competitivo para a sua administradora.

3) Inadimplência: evite que seu fluxo de caixa seja comprometido

A inadimplência é um fator que pode prejudicar o fluxo de caixa de um condomínio. Com as provisões comprometidas, investimentos em melhorias e até projetos de manutenção podem ser comprometidos. E isso pode arranhar a imagem de sua administradora.

Um sistema de gestão condominial eficiente precisa lhe oferecer meios para combater a falta de pagamento das cotas mensais. A ferramenta essencial para essa missão é a régua de cobrança automatizada.

Esse recurso oferece a possibilidade de lembrar o condômino sobre um vencimento e também informar sobre o atraso no vencimento da taxa condominial. Você pode usar todos os canais de comunicação disponíveis como e-mails, SMS ou adicionando lembretes na área reservada dentro do site. Além de permitir que você se comunique no momento oportuno e, assim, reduzir a inadimplência por esquecimento.

Além disso, um sistema automatizado oferece um panorama de todos os índices que devem ser acompanhados diariamente como entradas e saídas de receitas. Isso oferece os subsídios necessários para que ações de contingências, como a elaboração de propostas de acordos, sejam planejadas com antecedência, antes de virar um problema de gestão.

4) Aplicativo: todas as demandas resolvidas em um toque no celular

Quanto tempo da sua rotina de atendimento é dedicada a consultas sobre segundas vias de boleto ou reserva de áreas comuns? Não seria muito mais fácil se o condômino pudesse fazer isso sozinho?

A administradora pode contar com um aplicativo que abriga todas as informações importantes para o condômino. Nele os moradores podem:

• Obter a segunda via de boletos atualizada;
• Acompanhar o histórico de cobranças da unidade;
• Receber atualizações sobre reformas, regras de convivência e os próximos vencimentos da cota condominial;
• Consultar documentos importantes como a convenção, atas de reunião e prestação de contas;
• Fazer reserva de áreas comuns, como salão de festas e churrasqueira.

Comodidade e praticidade estão na pauta do dia em todos os segmentos. E na administração de condomínios não é diferente. Quem estabelece a melhor comunicação está criando um diferencial competitivo. Não deixe sua administradora cair no esquecimento.

5) Cartão de crédito: diversifique as opções de pagamento

O cartão de crédito é hoje em dia um dos meios de pagamentos preferidos em todo o mundo. O número de transações cresce a cada dia por conta da facilidade e segurança. Mas, você sabia que agora é possível pagar a taxa condominial com cartão de crédito a um preço semelhante ao boleto?

Sabemos que o boleto é o meio mais utilizado entre as administradoras, entretanto, ele exige um controle rigoroso da inadimplência. Já o cartão de crédito oferece uma previsibilidade de receita maior, pois as cobranças são feitas de forma recorrente, a partir do seu software de gestão. E se houver qualquer falha na cobrança do cartão, o sistema de gestão envia, automaticamente, um boleto ao morador para que o pagamento ocorra sem atrasos.

O condômino tem ainda a comodidade de repassar apenas uma vez os dados do cartão para ter a taxa de condomínio descontada diretamente na sua fatura. E o melhor: sem comprometer o limite no cartão. E ainda pode acumular pontos no programa de milhas.

6) Área de condôminos no site: atendimento self-service

Um software de gestão completo também permite a criação de um site para abrigar uma área reservada a cada um dos condôminos. E isso pode ser feito a um custo adicional de R$ 40,00 anuais, que serão usados na manutenção do domínio.

Isso mesmo: um bom sistema de gestão pode disponibilizar, sem grandes impactos financeiros, uma área exclusiva para que os moradores acessem o seu histórico de cobrança e, ainda, gerem rapidamente a segunda via de boletos atualizada. Além disso, todos os serviços importantes relacionados ao dia a dia do condomínio poderão se acomodados na plataforma.

Se você ainda acha que esse é um recurso dispensável, lembre-se quantos pedidos de segunda via de boletos que sua empresa recebe todos os dias. Pense na quantidade de tempo que sua equipe investe para atender cada um deles. Viu como vale a pena?

7) Sistema de gestão condominial nas nuvens: acessibilidade em todo lugar, em qualquer dispositivo

O armazenamento de dados nas nuvens, do inglês cloud, garante às administradoras o acesso a todas as informações, de qualquer lugar. O sistema não exige download em um computador e fica disponível diretamente no navegador (como Google Chrome, Mozilla, Safari etc.). Para acessá-lo basta possuir o login, a senha e uma conexão estável com a internet

Aliás, ter um software que pode ser acessado de qualquer dispositivo gera  ganhos de eficiência na administração para o modelo de trabalho remoto. Sem a necessidade de operar em uma máquina específica, seu funcionário poderá trabalhar de onde quiser, seja em casa, em um escritório ou até em uma lanchonete.

8) Relatórios inteligentes: informações gerenciais mais confiáveis

Você ainda faz relatórios de forma manual e em planilhas? Esse processo, passível de erros humanos, pode acarretar em inconsistências nos números da empresa.

Um mal controle sobre informações como o fluxo de caixa e as contas a pagar, têm reflexos diretos na performance da empresa. Essencialmente, você pode ficar sem uma real noção da saúde financeira da administradora, dificultando a tomada de decisões.

Mas, como você pode emitir relatórios gerenciais mais confiáveis?

Ao adotar um sistema de gestão condominial, você não perde de vista nenhum detalhe importante da rotina organizacional. Você pode organizar, imprimir ou enviar por e-mail as informações mais relevantes, sendo possível acessá-las em grupos distintos por:

• Receitas;
• Despesas;
• Inadimplência;
• Movimentações bancária e balancetes.

Ter um sistema de gestão de condomínios automatizado, evita que sua equipe perca tempo com processos burocráticos e, assim, você pode alocar essa mão de obra em projetos mais estratégicos, que possam agregar mais valor ao seu negócio.

Esteja em dia com todas as mudanças que estão acontecendo e não permita que o seu negócio se perca em processos burocráticos. Comece agora a transformação digital na sua empresa.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.