Dicas para reduzir custos na sua administradora de condomínios

A redução de custos dentro de uma administradora de condomínios pode ser alcançada a partir de ações simples. A ineficiência em algumas tarefas rotineiras podem ser indicadores de que alguns ajustes precisam ser feitos.

A proposta aqui é fazer uma análise ampla para encontrar os gargalos que podem estar causando mais despesas do que o necessário.

Esteja pronto para buscar alternativas em hábitos e processos. Esse já é um ótimo começo para quem busca mais eficiência e reduzir custos significativamente.

1) A solução mais eficiente está nas nuvens

Utilizar a tecnologia é um dos passos mais importantes para garantir uma redução de custos é contar com a ajuda da tecnologia. Muitas das tarefas diárias podem esconder desorganização de processos e desperdícios.

Um sistema de gestão de condomínios também deve garantir que todas as informações estejam disponíveis 100% do tempo. Isso é possível com um sistema alocado nas nuvens.

Por que ele é importante?

Porque acessibilidade é a chave da eficiência! Já pensou quantas informações importantes estão sendo guardadas hoje em estruturas locais. Elas sofrem com sobrecarga contínua de documentos como comprovantes, planilhas, comunicados, boletos, entre outros.

Adicione a esse montante de coisas o risco de uma pane e a iminente perda de arquivos por ausência de backup. Parece um pesadelo, não?

E o custo de manutenção de um servidor local? Sai caro em virtude da exigência de contar com uma equipe de TI sempre por perto para sanar qualquer tipo de problema técnico.

Contar com um sistema de gestão nas nuvens elimina todos esses riscos e torna as operações mais seguras. Nele, o armazenamento de dados é feito de forma totalmente virtual, sem a necessidade de qualquer estrutura física local.

Não existe risco de sobrecarga, pois a capacidade de armazenamento é gigante e elástica, podendo ser ampliada quando for necessário.

Apenas esse quesito já representa uma grande economia financeira.

Entretanto, outra característica importante a ser considerada é a acessibilidade. Somente em um sistema armazenado nas nuvens é possível garantir que todas as informações estarão disponíveis de forma online, 24 horas por dia. Para isso basta ter acesso à internet por meio de um computador, tablet ou smartphone.

Utilizar os benefícios de um sistema de gestão de condomínios armazenado nas nuvens garante, portanto, eficiência no fluxo de processos. O quadro de funcionários da administradora se torna mais produtivo, sem a necessidade de realização de horas extras e com tempo de sobra para se dedicar a tarefas mais estratégicas.

Coloque todos esses custos na ponta do lápis e calcule o tamanho da economia que a sua administradora terá somente com a migração para um sistema de gestão alocado nas nuvens.

2) Fuja das taxas do boleto registrado: pague somente na liquidação

E falando em fluxo de caixa saudável, sua administradora deve ter cuidado com as taxas que poderão incidir com o fim do boleto sem registro.

Com isso, os bancos poderão cobrar taxas para a emissão do boleto nas transações de registro, liquidação, baixa e manutenção do título e alteração de dados. Todos esses custos podem onerar sua administradora.

Entretanto, existem alternativas que possibilitam o pagamento apenas no momento da liquidação do boleto. Uma delas é usar um facilitador e meio de pagamento, totalmente integrado ao sistema de gestão financeiro da sua administradora.

Ao emitir os boletos dessa forma não é necessário enviar arquivo de remessa ao banco e nem realizar a conciliação de forma manual (retorno). Todo o processo ocorre de forma 100% automática.

A partir dessa solução é possível reduzir custos, trabalho manual e erros.

3) Use o cartão de crédito como alternativa de pagamento

Receber a taxa de condomínio por meio da emissão de boleto bancário é a modalidade mais comum vista hoje no mercado. Geralmente, o documento físico é enviado por correspondência – o que gera custos com as despesas de envio – ou, de forma automatizada, para o e-mail do condômino.

Contudo, é preciso verificar que esse meio requer um controle mais rigoroso da inadimplência, uma vez que exige ao cliente uma ação para quitar o documento.

Como uma alternativa, as administradoras de condomínio podem optar por debitar a taxa do condomínio diretamente no cartão de crédito do condômino, a uma tarifa fixa por transação, com valor semelhante ao boleto.

E quais são os benefícios?

• Fluxo de caixa mais previsível: evite atrasos nos recebimentos;

• Comodidade: os condôminos cadastram apenas uma vez os dados do cartão de crédito em um ambiente seguro. A partir disso, as mensalidades são cobradas automaticamente;

• Garantia de recebimento: em caso de falha temporária ou permanente na cobrança do cartão, o condômino recebe por e-mail um boleto para que possa prosseguir com a quitação da taxa condominial.

A cobrança via cartão de crédito ainda elimina a necessidade de procedimentos operacionais relacionados à gestão do boleto, principalmente o tempo perdido com a geração de segunda via.

Mais ainda, economize em impressão de papel e suprimentos de escritório. Pode parecer uma medida insignificante a princípio, entretanto, ao longo de um período a redução de custos é bastante significativa.

4) Use o marketing digital para melhorar a imagem da sua administradora

Quem não é visto, não é lembrado. Essa frase é bem conhecida e quase se tornou um clichê, entretanto, funciona bem nos dias de hoje. As redes sociais hoje são reduto de milhões de pessoas, que acessam diariamente plataformas como Facebook e LinkedIn.

Então, porque não fazer o marketing da sua administradora nestes locais? Aproveitar que clientes e leads estão reunidos nesses ambientes sai muito mais barato que fazer anúncios em jornais, revistas e outdoors.

No Facebook Ads é possível veicular anúncios em diversos formatos, com o objetivo de divulgar produtos, serviços e até estimular a visita ao site da administradora. Para criar um bom anúncio basta que ele tenha relevância para o seu público.

Um dos grandes diferenciais dessa mídia é que ela permite segmentar muito bem o público que se pretende atingir. Também dá para usar a lista de e-mails que a sua administradora já possui.

Veja algumas dicas práticas:

• Divulgue promoções e novos serviços aos condôminos;

• Estimule o cliente a criar um novo hábito como acessar o site ou baixar um aplicativo;

• Fortaleça a imagem da marca de sua administradora.

→ Quer saber mais sobre como usar o Facebook para se relacionar com clientes e prospects? Leia também Marketing para administradoras: como criar anúncios no Facebook com sua lista de e-mails.

Já o LinkedIn é uma rede indispensável para o mundo corporativo, com grande potencial de geração de negócios. Por isso, criar uma página corporativa para a sua administradora é fundamental, pois é nesse local que você poderá alocar todas as informações relevantes sobre os serviços, manter um diálogo com clientes, parceiros e prospects, além, é claro, de anunciar vagas.

→ Veja como o LinkedIn pode ser um aliado para os seus negócios. Leia também: A importância do Linkedin para Empresas de Administração de Condomínios.

5) Estratégia de vendas: use o inside sales para reduzir custos

Ampliar as vendas pode acabar gerando mais despesas? Sim, isso pode acontecer, mas existe uma forma de otimizar e até mesmo reduzir os gastos nesse processo.

O inside sales é um modelo de vendas, conduzido remotamente, apoiado na ideia que toda a operação, ou grande parte dela, seja estruturada internamente na empresa, aproveitando os recursos tecnológicos e, consequentemente, reduzindo despesas com deslocamentos.

Esse método ainda oferece ao prospect uma consultoria estratégica dentro de sua jornada de compra, pois utiliza meios inteligentes de obter informações sobre suas reais necessidades.

Alguns benefícios do inside sales são:

• Redução do custo de aquisição por cliente (CAC);

• Aumento de produtividade;

• Vendas consultivas que diminuem o tempo de fechamento do negócio;

Adotar o inside sales permite que as administradoras ampliem sua carteira e vendedores façam mais contatos. Pode-se ainda expandir sua atuação para diversas regiões sem a necessidade de gastar com deslocamentos ou hospedagem, por exemplo.

Você já parou para pensar em quanto custa manter um vendedor na rua sem fechar um negócio? Já fez o cálculo do quanto sua equipe gasta com transporte, estacionamento, alimentação, hospedagem, entre outras despesas? 

→ Para saber mais, leia também inside sales para administradoras de condomínios: mais vendas com menos gastos.

6) Analise os custos de sua administradora

Quem está pensando em economia inteligente, deve ainda analisar se todos os recursos e serviços contratados dentro da administradora estão sendo utilizados da melhor forma.

Então, comece analisando o custo médio das contas básicas como energia elétrica, internet, suprimentos de impressão, itens descartáveis, entre outros. Faça uma correlação entre os últimos meses e, assim, será possível identificar tendências de comportamento.

Trace metas de economia e envolva seus funcionários

Muitos gastos desnecessários são ocasionados pelo hábito de consumo. No ambiente de uma empresa, pode parecer complicado promover uma mudança comportamental junto aos funcionários, mas quando isso é feito com o propósito de competição, é mais fácil conseguir engajamento.

Sim, isso mesmo! A competição no mundo corporativo é saudável e sempre causa um envolvimento de um número grande de pessoas. Afinal, todo mundo gosta de se sentir vencedor.

Promova uma competição entre os departamentos com o objetivo de gerar mais economia no consumo de energia elétrica, descartáveis, papéis, toner de impressora, entre outros itens que acabam sendo utilizados no “modo automático”.

Assim, é possível envolver a administradora como um todo na mesma missão e ainda obter reduções de custos importantes no final do mês.

Checklist de redução básica de custos para uma administradora:

• Energia elétrica: troque as lâmpadas convencionais pelas lâmpadas de LED, elas consomem menos energia;

• Ar-condicionado: esse é um vilão no consumo de energia. Procure por modelos mais novos, que ofereçam consumo inteligente e que estejam adequados para o tamanho do ambiente. Incentive o uso somente nos momentos mais quentes do dia e aproveite para arejar o local nos outros momentos;

• Descartáveis: copos plásticos, toalhas de papel, guardanapos, esses itens podem ser substituídos e/ou passar por uma campanha para incentivar um consumo mais consciente;

• Internet e telefonia: analise os pacotes e planos contratados. Verifique se o consumo está condizente com a atividade da administradora;

• Suprimento de impressão: identifique quais são as demandas que estão gerando o maior número de impressões. Assim, fica mais fácil de visualizar as ocorrências mais recorrentes e criar uma alternativa para elas.

Mas, não pare por aí. Ainda no item “suprimento de impressão”, verifique se, além da questão comportamental, alguns gastos não estão relacionados à ausência de tecnologia adequada.

Por exemplo: se um alto número de impressões está sendo causado pela necessidade de acompanhar planilhas de Excel, esse é um sinal de que a administradora pode estar usando um método pouco eficiente de gestão de processos.

Acompanhar dados armazenados em planilhas desconexas, criadas sem critério, pode ser um passo para a desorganização gerencial. Para solucionar isso, invista em um sistema de gestão adequado para o segmento de condomínios.

A redução de custos começa quando é possível encontrar em um só lugar todas as informações necessárias para a gestão do dia a dia: receitas, despesas, inadimplência, movimentações bancária, balancetes, entre outras. Se as informações podem ser acessadas facilmente, a necessidade de impressão de relatórios fica reduzida, não é mesmo?

Sobre a Superlógica

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