Prestação de contas em condomínios: vale a pena ser digital?

A prestação de contas aos síndicos e ao conselho de moradores é uma obrigação legal. Até aqui não há nenhuma novidade, certo? Bom, existe sim.

O processo que envolve o cumprimento deste requisito mudou e tornou a prestação de contas mais ágil, eficiente e, acima de tudo, confiável.

Hoje já é possível fazer a prestação de contas de maneira digital. Essa funcionalidade trouxe junto com ela uma série de benefícios que contribuem significativamente na gestão condominial.

Ninguém duvida que o mundo digital criou as condições perfeitas para que a vida dentro dos condomínios mudasse de maneira bastante relevante. Estamos vendo, cada vez mais, a tecnologia se tornar nossa aliada em diversas atividades e demandas do dia a dia.

Usamos nossos smartphones, tablets e computadores para gerenciar tarefas, que estão se interligando e se tornando mais conectadas entre si.

Por isso que, para muitos, embora ainda possa soar como uma novidade, a prestação de contas digital é uma realidade já bastante difundida em um mercado ávido por inovação como é o da administração de condomínios.

O que é e como funciona a prestação de contas digital?

A transparência é primordial no relacionamento entre as administradoras e demais partes envolvidas no processo da gestão de condomínios.

É por isso que disponibilizar uma série de documentos como comprovantes de pagamento, balancetes, orçamentos, contratos, entre outros, passou a exigir total eficiência para que nenhuma informação se perdesse.

Afinal, ao longo de um mês são muitas as transações e demandas administradas. O que dizer, então, se fizermos uma estimativa deste volume no decorrer de um ano? Neste cenário, além da complexidade em reunir e apresentar todos os documentos de forma satisfatória, o desafio estava também em armazená-los adequadamente.

Foi para resolver essas necessidades que a prestação de contas passou a ser digital.

Na prática, ela funciona da mesma forma que a pasta de prestação de contas tradicional em papel. A grande diferença é que ao invés de utilizar uma pasta física para guardar e apresentar documentos, tudo fica armazenado em um espaço digital, integrado ao software de gestão de condomínios.

Nesse processo, a pasta de prestação de contas digital pode ser acessada de qualquer dispositivo com conexão à internet. Agora, condôminos e síndicos podem visualizar e analisar toda a prestação de contas em poucos cliques, por meio de seus smartphones, tablets ou computadores.

Isso significa que, além de agregar praticidade às tarefas da equipe da sua administradora, a consulta a todos as informações importantes se tornou mais funcional e livre de perdas.

Como é possível ter uma pasta de prestação de contas digital?

Já vimos que com a prestação de contas digital toda a comunicação entre administradoras, síndicos, conselho e condôminos passou a ser online. Isso trouxe benefícios indiscutíveis quando o assunto é transparência na gestão condominial.

Então, como é possível que as administradoras tenham acesso a essa tecnologia?

Primeiro é necessário ter um sistema de gestão de condomínios que ofereça essa funcionalidade. Esse passo é necessário e fundamental, pois, não basta apenas digitalizar os documentos, é preciso também contar com um local de armazenamento adequado.

Um software de gestão deve guardar todos os arquivos de forma segura. A melhor maneira de fazer isso é usando a tecnologia de armazenamento nas nuvens. Isso irá garantir que todas as informações lançadas no sistema estejam protegidas e com garantia de backup.

É por isso que simplesmente passar os documentos por um scanner e gravar os arquivos digitais em CDs ou pen drives está bem longe de ser um método prático e seguro.

O segundo passo para contar com uma prestação de contas digital é garantir que ela seja acessível a todos os interessados. Somente assim, ela poderá cumprir o seu principal papel: agregar conveniência e transparência.

Um sistema de gestão de condomínios eficiente irá manter todos os documentos disponíveis em uma área na qual síndicos, conselho e condôminos poderão ter acesso a qualquer momento.

Esse quesito proporciona uma melhora do relacionamento entre todas as partes, já que cria as condições ideais para que todos possam participar do processo de gestão.

A acessibilidade de informação é uma palavra de ordem na gestão de condomínios, por isso, não deixe que sua administradora fique para trás.

Quais os benefícios da prestação de contas digital?

A pasta de prestação de contas digital cumpre todos os requisitos exigidos de uma prestação de contas tradicional e ainda oferece benefícios para todos os envolvidos:

Para as administradoras:

• Maior confiabilidade no processo de gestão;
• Segurança de informação e garantia de backup no armazenamento;
• Redução de tempo dedicado à gestão (separação, arquivamento, categorização) desses documentos;
• Redução de custos com a impressão em papel;
• Ganho de produtividade da equipe;
• Diferencial competitivo que coloca a administradora um passo à frente da concorrência.

Para síndicos, conselho e condôminos:

• Acessibilidade de informação;
• Transparência nos processos de gestão;
• Segurança no repasse dos dados;
• Conveniência;
• Melhora do envolvimento nas questões de interesse geral.

A prestação de contas digital tem validade legal?

Sim. Afinal, todos os documentos como comprovantes de pagamento, contratos, orçamentos, entre outros, são os mesmos. O que muda é a forma como eles são armazenados, por isso não perdem sua validade.

A exceção fica por conta de documentos que exigem legalmente a manutenção da versão física. Neste caso, é preciso manter uma cópia em papel ou autenticá-los via cartório eletrônico.

Contudo, como esses casos são minoria se comparados a todos os demais, a redução no volume de papel, vinda pela otimização do fluxo digital é bastante significativa.

Vale a pena fazer a prestação de contas digital?

De forma incontestável, são inúmeros os benefícios em contar com uma pasta de prestação de contas digital. Além de cumprir os requisitos legais da prestação de contas em uma gestão condominial, o formato digital atende perfeitamente à necessidade de confiabilidade e conveniência no compartilhamento de informações.

Isto é importante para que uma administradora de condomínios possa garantir uma gestão completa e eficiente em todos os seus processos.

Com o Superlógica Condomínios você tem a pasta de prestação de contas digital integrada ao sistema de gestão. Tudo fica armazenado nas nuvens, garantindo a preservação e integridade dos dados, sem a necessidade de servidor local.

Todas as informações da prestação de contas são acessadas através da Área do Condômino, espaço exclusivo de relacionamento e autosserviço. Esse ambiente pode ser acessado de qualquer dispositivo com conexão à internet, seja por smartphones, tablets ou computadores.

Ter uma prestação de contas digital dentro de um bom sistema de gestão de condomínios é o passo que pode colocar sua administradora à frente no mercado.

Afinal, os tempos mudaram e a forma como o seu cliente quer ter acesso aos seus serviços, também.

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