Os 5 erros mais comuns na gestão financeira de negócios recorrentes

Se você tem um negócio recorrente, com toda certeza já sentiu o peso de lidar com tarefas repetitivas e puramente operacionais. O setor financeiro é o campeão de processos burocráticos, pois entre planilhas, indicadores do negócio, cobranças e contratos, a gestão do dia a dia recebe um adicional de complexidade.

Se perder em meio a tudo isso pode instalar uma situação de caos que, em poucos meses, pode comprometer a eficiência do seu negócio.

Você já calculou quantas horas do seu dia são investidas em planejamento e estratégia? Se essa é uma conta difícil de fazer, significa que a sua rotina diária pode estar sendo tomada por demandas que não levarão sua empresa longe.

Para facilitar, listei aqui os erros mais comuns que costumo ver em equipes financeiras de empresas que trabalham no modelo de recorrência. Veja o checklist e anote quantos deles lhe são familiares.

5 erros mais comuns da gestão financeira em negócios recorrentes

1. Fazer tudo de forma manual
2. Não calcular e analisar métricas
3. Não ter padrões no processo de vendas
4. Não reajustar contratos
5. Não se preocupar com upsell

E então? Quantos você anotou? Um, dois? Três?

Se você ainda tem dúvidas, vamos ver logo abaixo cada um desses pontos com mais detalhes e também como eles podem impactar no seu negócio. Isso vai te ajudar a fazer um diagnóstico preciso do momento em que sua empresa está passando.

1) O que pode dar errado quando você faz a gestão do seu financeiro de forma manual?

Não é preciso dizer que o ser humano tem capacidades incríveis. Contudo não é uma máquina infalível. É preciso entender que o seu time não vai funcionar como um robô que só aperta botões.

Além disso, confiar em realizar as tarefas e cálculos (milhares) de forma manual deixa brechas para erros.

Um time financeiro inchado não é sinônimo de eficiência, pois tarefas recorrentes são exaustivas e, em caso de falhas, desencadeiam problemas que impactam diretamente na satisfação do cliente.

Analise como sua empresa está fazendo hoje algumas tarefas básicas:

• Contratação de novos clientes;
• Envio de remessa e processamento de retorno;
• Envio de segunda via de boletos;
• Envio de nota fiscal;
• Ações de cobrança (como disparo de e-mails e SMS) a inadimplentes;
• Suspensão de clientes inadimplentes;
• Cancelamento de contratos.

Se você observou que está lidando com muita tarefa de forma manual, esse é um sinal que precisa ser estudado com cuidado.

Por exemplo. Um novo cliente que entra para a base com erros no contrato ou problemas em conseguir efetuar o pagamento, convenhamos, já começa a jornada com o pé errado. Já um cliente que não é cobrado no momento certo pode expor um negócio aos riscos de elevadas taxas de inadimplência.

Se um cancelamento não é efetivado no momento certo, o financeiro irá realizar cobranças indevidas, que certamente vão irritar o ex-cliente, tornando-o um possível detrator.

Eu já vi casos nos quais a contratação era um processo que mais parecia um labirinto: vendedor fecha a venda e cria “ficha” em sistema como Google Forms (com dados do cliente e informações da assinatura); gerente comercial faz a validação e repassa para gestor financeiro; que dá o OK e repassa a ficha para para analista financeiro inserir os dados no sistema de cobrança… 4 pessoas para efetuar uma simples contratação! Agora imagina se algum desses personagens está abarrotado de coisas. A agilidade foi embora.

Eu também já pude testemunhar um caso onde havia uma pessoa para enviar segunda via de boletos para os clientes. Sim, isso mesmo – uma pessoa para enviar segunda via de boleto! O trabalho dela se resumia a isso.

Parece loucura, não?

2) Sua empresa se perde quando não está atenta às métricas

Em um negócio recorrente, não olhar para as métricas SaaS é como andar no escuro. É fundamental entender o que cada métrica quer dizer e o movimento de cada uma ao longo do tempo.

Nesse momento, você sabe de cabeça os seguintes números?

• Margem do negócio;
• Custo de aquisição de clientes (inclusive por canais);
• Custo de manutenção de clientes;
• Taxa de cancelamento (churn);
• Lifetime value (valor do ciclo de vida);
• Payback;
• Ticket médio;
• Burn rate (prejuízo tolerado).

Se você ficou com dúvidas, pode estar tomando decisões sem avaliar com segurança as métricas e, em última análise, a viabilidade do seu negócio.

Logo você perderá insights fundamentais para o negócio e para o produto e, consequentemente, sua posição no mercado estará enfraquecida.

Ter segurança no caminho em que está sendo seguido é o que pode sustentar uma estratégia de tração e escala.

Para onde sua empresa está indo hoje? Você sabe quais são os números aceitáveis no mercado?

3) Não padronizar suas vendas vai deixar você maluco

As metas do seu time de vendas devem estar alinhadas ao planejamento estratégico do negócio. Não adianta trazer para dentro de casa clientes sem o fit ideal.

Pior ainda é quando não existem padrões para o fechamento de um contrato. Negociações sem pé nem cabeça vão dar margem para operações em caráter de exceção que irão complicar muito o fluxo de atividades dentro do departamento financeiro.

O financeiro pode criar regras para novas contratações, utilizando cupons de desconto, por exemplo. Estes cupons podem definir regras como:

• Regras para cada vendedor
• Desconto máximo por plano;
• Parcelamento máximo por plano (no caso de anuais);
• Descontos diferenciados para mensalidade e setup/implementação.

Além de tudo, sem padronização no processo de negociação de um contrato, há um risco de as métricas não baterem.

4) Você não está seguro para reajustar contratos

Um negócio recorrente tem como premissa manter o cliente pelo maior tempo possível. Mas não adianta manter um contrato defasado, a cada ano com menos margem, corroída pela inflação.

É comum as empresas terem receio de fazer reajustes em seus contratos. Nesse momento, surgem dúvidas acerca das melhores práticas, o se deve levar em conta, qual índice utilizar e, acima de tudo, como lidar com as possíveis reclamações de clientes.

Colocando na ponta do lápis, vamos observar o seguinte cenário. Uma empresa com 6 mil assinantes e R$ 1,2 milhão de faturamento mensal, com ticket médio de R$ 200,00. Considerando reajustes de 10,67% no 13o mês do contrato, ao final do ano, a receita adicional será de R$ 128.040,00.

Os números por si só demonstram que esse tema merece ser acompanhado com atenção. Além disso, é preciso se atentar que os serviços que são tomados por sua empresa também passam por reajustes periódicos.

Para lhe auxiliar nessa tarefa, veja agora algumas dicas rápidas que devem estar no seu radar:

• Não tenha medo de realizar reajustes periódicos: em planos fixos, mantenha o mesmo preço por, no mínimo, 1 ano antes de mudar;
• Esteja protegido por um termo de serviço/contrato: os clientes devem ser avisados sobre o reajuste antes que o novo valor seja cobrado;
• Seja transparente na negociação: a taxa utilizada para reajustar o contrato também deve ser informada ao cliente;
• Descontos e bonificações devem ser revistos ao reajustar contratos negociados;
• Use índice de mercado como IGP-M ou IPCA: inclua uma cláusula para o caso de índice negativo;
• Automatize essa função para que tudo saia como o planejado: um software como o Superlógica, focado em gestão de assinaturas, facilita muito o processo.

De modo geral, reajustes são práticas comuns do mercado e seu cliente já espera por isso. Tenha sempre em mente que, para evitar desgastes na negociação, é fundamental deixar todos os termos de forma muito transparente. Se você presta um bom serviço, seu assinante saberá reconhecer o devido valor.

5) Não se preocupar com upsell é deixar dinheiro na mesa

Em um negócio recorrente, é vital analisar e explorar o potencial de negócios da base de clientes. Expandir a receita recorrente na base é uma excelente estratégica para minimizar os efeitos do churn (taxa cancelamento).

Clientes satisfeitos ficam na base por mais tempo e estão aptos a se comprometerem cada vez mais com os seus produtos e serviços. Não explorar as oportunidades de upsell/upgrade é sinônimo de deixar dinheiro na mesa.

Você sabe qual é o potencial de negócios que pode estar, nesse momento, na sua base de clientes? Consegue medi-lo em números reais e traduzi-los em valores financeiros?

Revelando a pontuação

Agora que vimos em detalhes os 5 erros mais comuns do financeiro em negócios recorrentes, é o momento de observar os pontos com o quais você se identificou.

Vamos ver alguns cenários.

Não anotei nenhum ponto. Minha empresa está bem!

Legal! Você está fazendo tudo certo para uma jornada de crescimento. Os seus clientes estão recebendo as cobranças no momento adequado. Você usa a tecnologia e não se preocupa em realizar tarefas mecânicas sem valor.

Na gestão financeira, o potencial estratégico de sua equipe está sendo explorado. A automatização das tarefas deixa tempo para livre para o planejamento.

Nenhum indicador de saúde financeira é ignorado. Todas as análises estão sendo feitas em tempo real e as decisões são fundamentadas e feitas sempre um passo antes da concorrência.

Você conhece em detalhes a sua base de clientes e domina todo o potencial que ela tem para geração de negócio. Parabéns!

Anotei dois pontos ou mais. Posso estar colocando meu negócio em risco?

Se você percebeu familiaridade em dois ou mais dos cinco erros mais comuns, esse é o momento certo para reavaliar a direção que o seu financeiro está tomando.

É hora de mapear e documentar processos e identificar como a estrutura do setor está organizada.

Veja alguns passos que você pode seguir como uma orientação:

• Tenha gente qualificada e analítica;
• Treine sempre para obter melhoria contínua na condução de processos;
• Use tecnologia para suportar as tarefas que não estão saindo como o esperado.

Os 5 pontos estão afogando meu financeiro em tarefas burocráticas

Se essa é a realidade atual da sua empresa, você está afogado em demandas operacionais e percebeu que está perdendo o controle da gestão.

Os erros causados pela execução de tarefas manuais estão sujeitando o seu dia a dia a problemas que colocam em risco a credibilidade do seu negócio.

É provável que o seu financeiro esteja cheio de ineficiências e dependente de pessoas para fazer coisas básicas e manuais.

Suas decisões são imprecisas e você sente que poderia explorar mais o potencial “dentro de casa”, em sua própria base de clientes.

A tecnologia está longe de ser uma aliada e você não tem tempo para planejar estrategicamente os rumos de sua empresa.

Tenha calma, porque você pode mudar completamente esse cenário.

A resposta está na automatização de processos, que vai lhe ajudar a tornar todas as tarefas financeiras mais eficientes, ágeis e livres de falhas e erros.

Como um ERP recorrente pode eliminar os erros mais comuns da gestão financeira?

Talvez você ainda não saiba, mas um ERP focado na gestão de negócios recorrentes pode trabalhar por você e pelo seu time.

Com ele, a automatização de tarefas lhe poupará tempo, deixando você com mais tempo para o planejamento.

Um sistema de gestão também lhe entregará uma análise precisa e diária das métricas e números que você não pode perder de vista.

Veja algumas funções de um ERP recorrente:

• Gestão de planos e assinaturas
• Faturamento recorrente (boleto e cartão)
• Régua de cobrança
• Conciliação bancária automática
• Checkout para venda online
• Gestão da inadimplência
• Métricas e indicadores
• Área do cliente
• Emissão de nota fiscal

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