O que é billing? Entenda como automatizar o faturamento da sua empresa

Essencial para manter um fluxo de caixa organizado e inadimplência controlada, um bom processo de billing é um recurso do qual empresas de SaaS e negócios recorrentes em geral não podem abrir mão.

Neste artigo, você vai saber o que é billing, por que é importante automatizá-lo e como fazer isso. Siga em frente e boa leitura!

O que é billing?

Billing é um sistema de cobrança responsável pela geração e controle de faturas, de forma inteligente e automática. Dentro de uma empresa que recebe pagamentos recorrentes como mensalidades, assinaturas ou contratos, o billing garante a personalização dos critérios de cobrança para cada cliente, garantindo que eles recebam suas faturas no momento certo, sem que existam erros de cálculo sobre o que foi efetivamente consumido.

Além de agir de acordo com os parâmetros específicos do plano de cada cliente, o billing gera o faturamento de ponta a ponta. Por exemplo: emite as cobranças nas mais diversas modalidades de pagamento, faz a conciliação e a emissão de notas fiscais.

Processo de billing em SaaS

Empresas que trabalham no modelo de negócio SaaS (software as a service, ou software como serviço) precisam ter gestão eficiente e orientada à dados. É isso que o mercado pede e assim atuam os grandes players desse mercado.

Como estamos falando de um modelo em que as cobranças são recorrentes, não há como ter essa gestão eficiente sem um sistema de billing ágil e, tanto quanto possível, à prova de erros. Afinal, é isso que o próprio usuário espera:

Para o consumidor de SaaS, é muito importante que o processo de billing tenha o menor ruído possível, que seja eficaz, silencioso e sem incômodos.

Além disso, convém contar com uma plataforma completa de gestão (no fim do artigo, falaremos mais sobre isso), que integre o sistema de cobrança com ferramentas de gestão financeira, como a conciliação bancária.

Por que automatizar o billing é importante?

A personalização de critérios de cobrança para cada cliente é a garantia que uma empresa tem de receber, com exatidão, por todos os serviços prestados ou produtos que foram consumidos dentro de um determinado período.

E falando em período, é fundamental que os clientes recebam suas faturas devidamente atualizadas e em dia, com o cálculo de juros e multas e demais valores variáveis.

Falhas na gestão de contratos e cobranças passam ao cliente uma impressão de desordem organizacional, sendo prejudicial para a manutenção da reputação de uma empresa. Em negócios recorrentes, repetir o erro pode ser um convite para que o cliente tome a decisão de ir embora.

Um processo de faturamento equivocado também pode desencadear o fenômeno de churn involuntário: o cancelamento que ocorre sem que tenha partido da vontade do cliente. Essa situação está ligada a uma gestão de cobrança ineficiente.

Todos esses fatores, quando acontecem de forma contínua, dificultam a competitividade no mercado, trazendo consigo um sério risco para a sobrevivência de um negócio a médio prazo.

Organizar um time financeiro inchado, com pessoas dedicadas a tarefas como emissão de boletos, notas fiscais, e fazendo a conciliação de pagamentos de forma manual também não é uma solução eficiente.

Isso porque diante de tarefas repetitivas existe uma grande chance de os processos apresentarem erros, que podem prejudicar diversas etapas. Isso sem contar no tempo desperdiçado para a execução de cada operação.

Um departamento financeiro não precisa incorrer em erros, que podem impactar no fluxo de caixa, representando mês a mês um risco para a viabilidade de uma empresa, caso as falhas se acumulem por um longo tempo.

Como automatizar o billing pode ajudar sua empresa?

Um controle de mensalidades eficiente começa com o uso de ferramentas adequadas para a gestão de cobranças. Para um negócio baseado em assinaturas, mensalidades ou SaaS, por exemplo, um sistema para gestão de assinaturas é o que irá garantir o acompanhamento do cliente durante toda a sua jornada.

Um sistema de gestão ERP adequado para negócios recorrentes irá permitir:

• Precisão das cobranças;
• Agilidade nos processos;
• Eliminação de falhas e erros nos recebimentos;
• Maior controle da inadimplência;
• Eficiência do time dentro de um departamento financeiro.

O principal impacto em garantir que todos esses processos estejam rodando livres de falha é a maior previsibilidade de receita. Afinal, para a recorrência, ter um fluxo de caixa saudável é indispensável e atua como uma estrutura para o funcionamento de toda a empresa.

Um faturamento eficiente também aumenta a rentabilidade de um negócio, pois exige menor esforço de cobrança.

Régua de cobrança: ferramenta de billing para SaaS

Para a empresa, é muito melhor quando o cliente opta por fazer o pagamento da assinatura por cartão de crédito, pois o débito ocorre automaticamente na fatura, e a chance de inadimplência ou churn involuntário é menor.

Mas muitos usuários ainda preferem pagar por boleto bancário, e nesse caso é essencial ter uma boa régua de cobrança. Trata-se ferramenta utilizada para envio de notificações automáticas aos clientes. Com ela, é possível criar sequências de mensagens (por e-mail ou SMS) para lembrar seus assinantes sobre o vencimento dos boletos.

• Aprenda a criar uma régua de cobrança automatizada.

Outras dicas para melhorar o billing da empresa

Vamos ver a seguir algumas práticas essenciais para uma boa gestão dentro de um departamento financeiro:

• Torne a gestão de assinaturas mais eficiente: garanta a migração de planos ajustando corretamente o pagamento. Gerencie facilmente contratações, renovações, reajustes, upgrades, downgrades, itens adicionais e avulsos;
• Automatize a conciliação de cobranças de forma integrada com um sistema ERP através de um gateway ou facilitador de pagamentos. Com esta integração, sua equipe fica livre de fazer a manipulação dos arquivos de remessa e retorno, no caso de boleto bancário;

• Acompanhe a performance das cobranças: um sistema de gestão financeira (ERP) permite visualizar o percentual de sucesso e de falha na conversão das cobranças no cartão de crédito. Isso é indispensável para saber o momento certo de agir em caso de falhas repetidas;

• Tenha uma régua de cobrança efetiva: conte com um sistema de gestão que lhe permita a criação de uma régua de cobranças automatizada para que os seus clientes recebam notificações por e-mail, SMS e até mesmo carta.  Isso é importante para que eles sejam avisados e cobrados no momento certo;

• Tenha um controle efetivo da inadimplência. Acompanhe diariamente os índices em cada período e não permita surpresas no fluxo de caixa.  Um ERP recorrente permite o acompanhamento e cruzamento de informações como:
  • Total acumulado x pequenos atrasos;
  • Valor do saldo por cliente original e atualizado;
  • Por aging (volume financeiro por período de atraso).

• Suspenda o serviço de clientes inadimplentes e proponha acordos quando chegar o momento certo;

• Emita notas fiscais automatizadas: um ERP recorrente estará pronto para ser integrado aos sistemas de Prefeituras para a emissão de nota fiscal eletrônica com a opção de fazer isso no momento da cobrança ou na sua liquidação. Basta parametrizar as informações uma única vez no sistema e ter um certificado digital.

CFO ou diretor-financeiro?

Neste artigo, discutimos o papel do CFO/diretor-financeiro em uma operação de assinaturas. CFOs de empresas que são referência no cenário nacional discutiram boas práticas de gestão no Superlógica Xperience, evento voltado a discutir a economia da recorrência. Não deixe de se cadastrar em nossa newsletter para receber artigos voltados à gestão financeira.

Deixe que o sistema de gestão financeiro trabalhe por você

A missão do sistema de gestão adequado para pagamentos recorrentes como assinaturas ou mensalidades é permitir a uma empresa gerenciar e escalar seu negócio.

Um ERP de cobrança recorrente pode trabalhar por você e pelo seu time. Com ele, a automatização de tarefas lhe poupará tempo, deixando você com mais tempo para o planejamento.

O Superlógica é um sistema focado em recorrência para empresas de serviços que trabalham com mensalidades, assinaturas e planos. O sistema ajuda empresas a automatizar processos e serem mais eficientes em sua gestão financeira. Qualquer empresa que trabalha com o conceito de assinaturas e pagamentos recorrentes pode usar o Superlógica.