Como escolher o melhor ERP para a sua empresa

Artigo publicado originalmente em 06/08/2019 e atualizado em 27/11/2019

Escolher o melhor ERP para o seu negócio é algo fundamental para automatizar tarefas, organizar informações e ter mais tempo para crescer profissionalmente. É essencial que você tome uma decisão adequada aos objetivos do seu negócio.

Porém, alguns empreendedores têm dúvida nessas horas, já que existem diversas opções no mercado. Antes de fechar o contrato com o parceiro de negócios ideal, você deve analisar todos os aspectos possíveis. Neste artigo, listamos 7 pontos fundamentais para escolher um bom sistema de gestão para ajudá-lo nesse processo.

1. Necessidades da sua empresa

A adoção de um ERP é um sinal de que a sua empresa precisa automatizar tarefas. Isso mostra que o time precisa ter eficiência, segurança e praticidade em sua rotina. Portanto, antes de tudo, analise quais setores mais se beneficiarão com o uso de uma ferramenta de gestão.

Uma boa dica é entender os motivos de falhas anteriores e descobrir como a automação poderia ter evitado. Além disso, veja qual seria o impacto inicial da implementação do ERP. Por mais bem preparada e experiente que a sua sua equipe seja, sempre haverá dúvidas no início.

Você pode, por exemplo, fazer uma lista de prioridades e determinar as áreas que apresentarão melhores resultados a curto, médio e longo prazo. Alguns processos que podem (e devem) ser automatizados são:

Conciliação bancária;
Gestão de arquivos de colaboradores;
Emissão de nota fiscal;
Pagamentos;
Consulta CNPJ;
Controle financeiro.

2. Qualidade do atendimento ao cliente

Imagine, você encontrou um ERP com um preço bom, que tem boas funcionalidades, mas demora a atender aos seus chamados. Ou, quando responde, sempre dá respostas evasivas, que não levam a lugar nenhum.

A qualidade do atendimento ao cliente é um fator que determina o sucesso de um sistema de gestão integrado empresarial. O parceiro escolhido deve responder com agilidade e eficiência, prezando sempre por uma relação humanizada e sincera.

Mas como descobrir isso sem contratar o serviço?

Veja, por exemplo, qual é a reputação da empresa no Reclame Aqui. O portal dá voz aos clientes insatisfeitos e, mais do que isso, é uma ótima oportunidade para a empresa mostrar que está disposta a assumir e resolver falhas.

Verificar brevemente as redes sociais do negócio é outra boa ideia também. Como as marcas estão cada vez mais presentes no mundo digital, é possível encontrar comentários e feedbacks dos seus seguidores.

3. Custo-benefício

O preço é outro aspecto fundamental para escolher o melhor ERP. Porém, você deve ter cuidado para não se ver preso apenas nisso. Avalie a mensalidade e as opções de planos que cada ferramenta oferece. Escolha aquela que não atrapalha o equilíbrio do seu fluxo de caixa e oferece aquilo que você quer.

Lembre-se de pensar a longo prazo também. Com o passar do tempo, pode ser necessário aumentar o número de licenças ou módulos.

4. Escalabilidade

Todo empreendedor deseja vender mais, contratar novos funcionários e expandir o local de trabalho, certo? Quando isso acontece, você precisará de uma infraestrutura e de processos adequados para cada cenário. Mas o que fazer quando você tem um sistema que não consegue acompanhar essa evolução?

O ERP que você utiliza deve ser escalável ou possibilitar o acréscimo de funcionalidades com o passar do tempo.

Esse fator parece simples, mas analisá-lo no começo da parceria é algo essencial para reduzir despesas e adequar a ferramenta às demandas futuras. Quem contrata um pacote maior do que precisa inicialmente, acaba gastando recursos e energia com algo desnecessário.

A contratação de novos serviços deve ser fluida e prática, sem precisar de adaptações técnicas.

5. Emissão automática de nota fiscal

A emissão de nota fiscal é uma obrigação para quase todos os empreendedores do mercado. Dessa forma, uma ferramenta que emite documentos fiscais automaticamente merece destaque em sua análise.

Um bom sistema ERP está integrado a uma API para nota fiscal, possibilitando a emissão de documentos em todo país a qualquer hora e lugar, como:

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e).
Cupom Fiscal Eletrônico (SAT CF-e).

Esquecer-se desse fator é um risco para a produtividade do seu time. Pense em quanto tempo será perdido se os seus funcionários precisarem emitir as notas fiscais manualmente. Em alguns casos, será necessário ter pessoas alocadas exclusivamente para realizar a ação.

Quanto maior for a quantidade de vendas, seja de assinaturas ou de produtos, maior será o número de notas emitidas. Isso quer dizer que existem grandes chances de erros, pois o processo é lento, burocrático e moroso.

Um simples dígito do CFOP ou da NCM digitado errado pode impossibilitar a emissão, exigindo a substituição ou o cancelamento de nota fiscal — quando a prefeitura ou a Secretaria da Fazenda permitir.

Portanto, encontre uma ferramenta que emita os seus documentos fiscais automaticamente, ok?

6. Período de testes

Mudar o dia a dia de uma empresa inteira pode ser complicado, né? Apesar dos benefícios proporcionados pela troca de dezenas de planilhas por um sistema integrado, é preciso entender que a sua equipe deve se acostumar com o novo cenário.

Nessas horas, um ERP que oferece um período de teste tem o seu valor. Experimentar a solução é a melhor forma de entender se ela atende ou não às suas necessidades. Além do mais, é nesse momento que as promessas feitas pelo setor comercial são colocadas à prova.

Durante esse tempo, reúna o time e pergunte o que eles estão achando da mudança. O feedback de cada um é imprescindível para uma escolha certeira e evitar o churn.

7. Segurança

Por último, a segurança dos seus dados e dos seus clientes deve ser inviolável. Hackers e programas maliciosos tentam invadir sistemas e roubar informações a todo momento. Dessa forma, protocolos específicos de segurança são a garantia de que você não sofrerá com essas ações.

Existe outro ponto também. O seu ERP deve permitir o controle eficiente de acesso aos dados. Com isso, apenas as pessoas permitidas podem ver, alterar e interagir com o seu banco de dados.

Este conteúdo mostrou 7 pontos importantes para escolher o melhor ERP para o seu negócio. A partir de agora, você está preparado para estudar as opções do mercado e encontrar aquela que se adequa às suas exigências.

Tenha em mente que o valor da mensalidade é importante. Contudo, evite ficar preso nesse aspecto, faça uma análise completa de todas as funcionalidades oferecidas e, principalmente, o quão eficiente é o atendimento ao cliente.

Sobre a eNotas

A eNotas oferece a melhor experiência possível em automação de nota fiscal eletrônica em escala.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias e Educação.

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.