Tenha uma imobiliária de alta performance com um sistema imobiliário completo

A gestão de locação começa muito antes do imóvel já estar ocupado. Ela se inicia lá no momento que o imóvel chega na sua imobiliária para ser administrado. Por isso, vamos recapitular alguns processos vitais que acontecem no setor de locação, desde a captação até a gestão financeira, que podem ser otimizados com o uso de um sistema imobiliário. 

Problemas de administração de imóveis

Administrar imóveis não é uma tarefa fácil, principalmente para aqueles que realizam essa atividade sem o auxílio de um sistema imobiliário de gestão. Para que você entenda de forma prática, separamos alguns desafios durante o processo de gestão de locação feito de maneira tradicional. 

Faturamento das cobranças: Normalmente, na última semana do mês, sua equipe começa a faturar as cobranças, certo? Ela precisa verificar os valores a serem cobrados dos locatários e gerar os boletos individualmente via internet banking. Depois, é preciso enviar os boletos para o e-mail de cada um dos inquilinos — isso quando não é necessário enviar via correio!

Baixa dos aluguéis e controle da inadimplência imobiliária: Conforme os boletos são pagos, sua equipe precisa dar baixa em cada cobrança. Além disso, precisa acompanhar quais clientes ainda não efetuaram o pagamento e estão inadimplentes. Porém, nem sempre eles têm tempo para ligar para os locatários cobrando o pagamento.

Repasses aos proprietários: Recebidos os aluguéis, chegou a hora de realizar os repasses aos proprietários. Mais uma vez, sua equipe precisa fazer esse processo manualmente, via internet banking para todos os proprietários. Imagina repetir esse processo 85, 100, 200 vezes em um único dia? As chances de erros humanos aumentam a cada emissão.

DIMOB: O problema não é entregar a declaração, mas sim a entrega com atraso e com informações incorretas. São muitos detalhes específicos que precisam ser preenchidos corretamente, caso contrário, a Receita Federal pode entender como inconformidade e cobrar uma boa multa da sua imobiliária e do seu proprietário. Fora o risco de sofrer auditoria dos fiscais.

Acompanhamento dos seguros e garantias: Os seguros incêndio são obrigatórios para todo contrato de locação. Porém, a apólice tem validade e é preciso acompanhar a proximidade desse vencimento. Imagine se acontece algum incidente na residência e o seguro está vencido porque a sua imobiliária não teve esse controle?

Gestão dos imóveis vagos: Imóvel vago é sinônimo de oportunidade de negócio. Porém, nem tudo são flores, afinal, eles ainda geram despesas, que, se não forem devidamente controladas e repassadas ao proprietário, é a sua imobiliária que vai assumir a conta e tomar prejuízo.

Atendimento aos clientes: Seus locatários e proprietários têm diversas solicitações importantes. Porém, sua equipe está sobrecarregada com os processos e seus clientes não são atendidos na qualidade que merecem. Isso afeta negativamente a experiência deles e prejudica o bom relacionamento entre vocês.

Obviamente que a administração de aluguel possui muitos outros processos, que acontecem simultaneamente a esses. Porém, esses que citamos são os mais recorrentes e que podem trazer os maiores problemas para a sua imobiliária e seus clientes.

Processos manuais são os vilões da história

Administrar imóveis é trabalhoso e burocrático, mas os principais vilões que dificultam a gestão de locação são os processos manuais. Além de tomarem muito tempo, são os propulsores de erros e falhas humanas em atividades importantes que podem prejudicar sua imobiliária e seus clientes.

Mas não se preocupe! Você não é o único gestor imobiliário que está passando por esse entrave.

O portal Imobiliárias do Futuro, em 2018, constatou esse problema em uma pesquisa feita com mais de 500 imobiliárias. Segundo o resultado, 55% dos gestores imobiliários responderam que o principal desafio da administração de aluguel é devido aos processos manuais e a utilização de ferramentas como planilhas.

Com isso, outras atividades importantes começam a ser negligenciadas, pois sua equipe está presa com os mesmos problemas.

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Para ajudar a sua equipe a ter mais eficiência e produtividade, a Superlógica conta com os recursos mais avançados. Confira:

Faturamento automático

O que é a ferramenta de faturamento automático? O nome já é bem sugestivo: essa funcionalidade permite que todas as cobranças sejam geradas de uma vez, automaticamente.

Independente de a sua imobiliária realizar esse processo semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, todas as cobranças que ainda não foram faturadas são geradas.

• Arquivo remessa

Se a sua imobiliária trabalha com um banco conveniado, o sistema imobiliário já gera o arquivo para ser submetido no internet banking, que já gera todos os boletos. Feito isso, quando o banco gerar o arquivo de retorno dessa remessa, o sistema imobiliário já entende que os boletos estão em aberto e armazena no banco de dados todos eles.

Régua de cobrança

O nome pode ser estranho, mas essa é uma poderosa ferramenta para a sua equipe. Ela entra em ação a partir do momento que os boletos foram gerados e automatiza o envio desses boletos para cada um dos seus locatários, via e-mail.

Mas sua funcionalidade não se limita apenas a envio dos boletos. Sabe aquele processo de ter que notificar os locatários da cobrança em aberto? A ferramenta faz isso pela sua equipe. Quando ele deixa de pagar o boleto, a régua de cobrança começa a enviar lembretes na frequência que for configurado no sistema imobiliário.

Incrível, não?

Baixa de boletos automática

Essa ferramenta funciona a partir do momento que é feito a liquidação do boleto pago pelo inquilino. Se a sua imobiliária trabalha diretamente com o banco, ele vai emitir outro arquivo retorno, que ao ser no sistema imobiliário dá baixa nas cobranças.

E com o facilitador do PJBank, a baixa é feita de forma automática, sem necessidade de arquivo retorno.

Split de pagamento

Quantas horas (ou dias) a sua equipe perde para realizar os repasses? Qual é a chance de falhas nesse processo?

O Split é uma ferramenta desenvolvida também em parceria com o PJBank, feita para automatizar os repasses de aluguel para os proprietários. Depois da liquidação e baixa das cobranças, a mágica do Split acontece:

• O Split reconhece o valor total pago e identifica a cada composição do pagamento;
• Ele reconhece os valores devidos da imobiliária, como taxa de administração e outras bonificações e repassa para a conta;
• Ele deposita ao proprietário o valor do aluguel correto, deduzido esses valores;
• Tudo isso feito automaticamente, sem a necessidade de nenhuma intervenção humana.

DIMOB

Esta ferramenta é um dos diferenciais da plataforma. Isso porque ela controla todos os contratos que precisam ser declarados. Com ela, somente é preciso gerar o arquivo, que já sai pronto para ser submetido ao site da Receita Federal.

Além disso, essa funcionalidade traz muita facilidade para a sua equipe, pois ela indica inconsistências que podem fazer com que a declaração caia na malha da Receita.

Gestão de imóveis vagos

Sabe aquele problema de não ter o controle dessas despesas dos imóveis que estão desocupados? Pode esquecer, ele vai ficar no passado. Com essa ferramenta, sua equipe tem total controle do que está sendo gerado de despesa nesses imóveis.

Ela permite que sejam feitas configurações, para que as despesas deste imóvel seja descontado diretamente no repasse do proprietário, caso ele tenha outro imóvel locado ai na sua imobiliária.

Relatórios gerenciais

Com esses relatórios, você que é gestor consegue acompanhar todos os índices e informações relevantes da sua imobiliária. Eles são gerados automaticamente pelo sistema imobiliário, o que facilita a administração de imóvel e também da sua imobiliária.

Módulo e soluções de vistorias

Esse módulo centraliza em uma única tela todas as vistorias, facilitando o controle e visualização dos processos e etapas. É possível, também, cadastrar novas vistorias, editar os modelos e ambientes, além de acompanhar todas as etapas pelo sistema imobiliário.

Além disso, ele é integrado ao aplicativo Owli Vistoriador. Com esse app, é possível que a vistoria seja feita offline pelo smartphone ou tablet, com número ilimitado de vistorias e dispositivos. Finalizado o processo, as informações são enviadas para o seu sistema de gestão integrado e o processo tem continuidade na imobiliária sem ter o fluxo interrompido.

Assim o laudo já sai tratado e pronto para ser assinado, otimizando o processo que antes demorava horas e até dias para ser concluído.

Caso você precise terceirizar suas vistorias, pode optar por contratar a Rede Vistorias, que tem uma parceria com o sistema Superlógica. Assim, todas as vistorias realizadas pela Rede são integradas diretamente ao nosso ERP.

Dashboard completa para garantias e seguros

Sua equipe não precisa mais ficar anotando em agendas, nem conferindo cada um dos contratos, para saber quais garantias e seguros estão vencendo. Essa ferramenta já mostra a quantidade de contratos que estão com a garantia a vencer, ou já vencidas.

• Basta selecionar o filtro e ver quais são eles, facilitando a visualização e o controle; 
• Deixe a automação realizar os processos burocráticos da sua imobiliária.

Automatizar as rotinas da administração de aluguel, tira das costas da sua equipe a sobrecarga das atividades problemáticas. 

Com todas essas funções, você e a sua equipe podem focar em outras ações importantes para o crescimento da sua imobiliária: atrair novos clientes e garantir a satisfação daqueles que já são.