Como aumentar a eficiência da sua administradora com um sistema de gestão intuitivo

A necessidade de apostar em um sistema de gestão financeira não é novidade para as administradoras de condomínios. Porém, com tantas opções, quais são os critérios ideais para escolhê-lo? Além de funcionalidades básicas de gestão de cobranças, é essencial que o software ofereça uma excelente user experience (experiência do usuário, ou simplesmente UX).

Você já utilizou um produto ou serviço que odiou por ser muito feio ou difícil aprender? Então, quem lhe forneceu o serviço, certamente, não estava tão preocupado em lhe oferecer boas experiências de uso.

A experiência do usuário é a união dos esforços de designers, programadores, redatores e gestores para que o produto entregue ao consumidor final seja o melhor e mais simples possível. No caso dos sistemas de gestão, que são um dos pilares operacionais das administradoras, essas facilidades são ainda mais necessárias, como as apresentadas no Superlógica Condomínios.

Uma má experiência não significa apenas descontento com a aparência do software. O quão mais difícil de mexer nele e de aprender suas funcionalidades, maiores serão os riscos sobre a eficiência e análise de dados essenciais.

O que é user experience?

Segundo Daniel Furtado, CEO da Wezen Design, o UX existe a partir do momento em que os objetivos do produto e os do usuário se unem – como em um diagrama de Venn. Ou seja, é um esforço da empresa em alimentar o sucesso do seu cliente através de boas experiências com seu produto.

Parte dessa realidade está manifestada na intuitividade da plataforma utilizada. Imagine contratar um software para resolver e automatizar suas maiores dificuldades operacionais e não conseguir usá-lo… Quando isso acontece. são demandados mais esforços e tempo para aprender a funcionalidade e conectar-se com o suporte.

Pelo Superlógica Condomínios, entretanto, a interface do usuário é convidativa e simples, com comunicação e segmentação clara dos botões. Outro elemento gráfico necessário em uma boa apresentação e UX é a definição dos destaques, ícones e cores, que também estão presentes no sistema de gestão líder para administradoras de condomínios.

Um bom UX design não se manifesta num infindável número de funcionalidades, trata-se de um produto prático e funcional que atenda suas principais necessidades.

Vantagens de utilizar um software com interface intuitiva

Um sistema de gestão financeira com interface intuitiva traz benefícios além da usabilidade. Pesam, também, outras vantagens voltadas para a otimização do ambiente administrativo da sua administradora.

Na verdade, a obtenção de um software sem essa qualidade representa sérios riscos à sua empresa. Mais tempo e, consequentemente, mais dinheiro será gasto com correções e aprendizado.

Confira abaixo as principais vantagens de obter um sistema de gestão com um excelente user experience:

Mais eficiência

O primeiro ponto de atenção é a eficiência na realização de processos antes manuais. Quando um hábito ou técnica é transferido para o meio digital, é fundamental que o programa utilizado seja fácil para essas operações.

Em uma interface intuitiva, o usuário interage espontaneamente. Isso deixará tempo para que os outros funcionários da sua administradora possam se concentrar naquilo que é realmente importante: relacionamento e captação de clientes.

Rapidez no treinamento

A contratação de um novo sistema exige um onboarding (implantação, em inglês) eficaz. Afinal, esse tipo de software será uma das artérias da sua empresa, o bom funcionamento desde o início é crucial para a saúde do seu negócio.

Naturalmente, o quanto mais instintivo for o uso de suas funcionalidades, mais rápido será o treinamento dos funcionários. Também será necessário menos contatos com a empresa para questionar sobre alguma ferramenta esquecida ou ainda pouco aproveitada.

Mais proveito sobre a solução

Por falar sobre “pouco proveito”, é comum que sistemas com usabilidade mais complexa não sejam completamente aproveitados. Às vezes nem se sabe da existência de um elemento básico e essencial devido ao excessivo número de cliques para chegar nele.

O ideal quando se contrata uma solução para seu ambiente financeiro e administrativo, é que você possa aproveitar 100% de suas funcionalidades. Isso atribui ainda mais potencial nos dois itens citados anteriormente, dando-lhe mais espaço para focar no seu funil de vendas e aumentar sua carteira.

Facilidade nas análises de desempenho

A aparência convidativa e caminhos facilitados para as principais ferramentas não são o único aspecto que você precisa observar num sistema de gestão intuitivo. Um elemento da sua administradora que o software deve facilitar é a análise de desempenho da empresa.

Os dados são cada vez mais importantes para direcionar as ações dos gestores no mercado com: “Quando devo ser mais agressivo nos gastos com marketing?” ou “Como devo combater meus índices de inadimplência?”.

Com uma user experience otimizada, os dados estarão mais acessíveis, possibilitando a montagem de estratégias de negócios com o devido suporte em informações objetivas.

Como identificar um software com interface intuitiva?

Antes de contratar um sistema de gestão, é importante identificar o quê faz uma interface intuitiva. Não se trata apenas de ser bonito e simples, trata-se de ser resolver problemas. Se a sua utilização cria mais percalços, é melhor procurar outra solução.

Uma boa maneira de nortear sua pesquisa são alguns princípios utilizados pelo próprio profissional de UX para aplicar a user experience no produto:

• Você está no controle da situação? Ao utilizar determinada solução, vocês precisa sentir que está no controle da situação, que não depende inteiramente dos contatos com a fornecedora do sistema;
• Quantos obstáculos você tem ao utilizar o sistema? O segundo princípio é a retirada de obstáculos para que o usuário não tenha dificuldades significantes. Se precisa de muitas etapas para implantar ou usar determinada função, você não está tendo uma boa experiência;
• Seus feedbacks são ouvidos? Não existe um sistema perfeito, todos estão passíveis de falhas. Por isso, o importante é notar se o fornecedor ouve seus feedbacks e sugestões.
• Você se sente seguro ao usá-lo? Um detalhe importante é sentir-se seguro, afinal você está tratando com dados importantes, alguns deles sensíveis. Certifique-se que o fornecedor tenha altos padrões de segurança. Por exemplo, o Grupo Superlógica, por tratar de dados de cartão de crédito, é certificado pelo PCI-DSS, órgão internacional que fiscaliza transações com cartão.
• As atualizações são constantes? Com a migração de muitas soluções para a nuvem, ficou mais fácil fazer atualizações e testes. Informe-se se a solução que você utiliza está evoluindo constantemente.

Em suma, ter uma boa experiência do usuário com o sistema de gestão é crucial para várias áreas da sua empresa. Quando você utiliza uma interface intuitiva os benefícios não se manifestam apenas na rotina operacional, mas também na captação de clientes, custos e obtenção de receita.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias e Educação. 

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.