Você usa todo o potencial do Superlógica Condomínios?

Ter um sistema de gestão de condomínios é fundamental para o bom andamento dos fluxos de trabalho de uma administradora.

Prestação de contas, manutenções programadas, envio de remessas de boletos…São muitas as tarefas do dia a dia!

Você sabia que o software de gestão para administração de condomínios do Superlógica oferece uma série de recursos que tornam essas e outras atividades muito mais simples?

Todo gestor precisa manter o foco na produtividade, então, que tal agregar eficiência em todos os processos recorrentes?

Entenda todas as funcionalidades do Superlógica Condomínios e potencialize a administração de suas rotinas.

Prestação de contas digital: garantia de transparência

A transparência na gestão de condomínios, além de ser uma obrigação legal, é uma palavra de ordem quando o assunto é prestação de contas.

Dessa forma, as administradoras devem lançar mão de ferramentas que contribuam significativamente para que o relacionamento com síndicos e condôminos esteja sempre bem alinhado.

A prestação de contas digital é um recurso integrado ao sistema de gestão de condomínios do Superlógica. Com ele é possível compilar, em um único local, todos os documentos comprobatórios da prestação de contas.

Como isso é possível?

A prestação de contas digital pode ainda ser um assunto novo para muita gente, mas tem ganhado cada vez mais força nos últimos tempos. Afinal, estamos caminhando para um mundo digitalizado, que a partir da popularização dos smartphones, tem permitido resolver tudo na palma da mão, ao toque de um dedo.

É nesse contexto que a prestação de contas digital está inserida.

Para as administradoras, esse recurso se torna obrigatório na medida em que é possível digitalizar e armazenar, com poucos cliques, todos os documentos que esclarecem a movimentação financeira do condomínio, como notas fiscais, contas pagas, valores recebidos, acordos com inadimplentes, entre outros itens importantes da gestão financeira condominial.

Para os síndicos e condôminos fica muito mais fácil acompanhar essas informações. Basta acessar pelo celular, computador ou tablet a pasta da prestação de contas dentro da Área do Condômino.

Com essa conveniência, diga adeus às pilhas de papel e ao risco de perder comprovantes importantes de movimentações financeiras. A partir de agora, todas as informações estarão claras e acessíveis a todos os interessados.

Não permita que relatórios confusos estraguem o relacionamento com seu cliente. Acesse hoje mesmo esse recurso e torne sua gestão muito mais participativa!

Autoatendimento: entregue rapidamente o que o condômino precisa

Você já analisou a quantidade de ligações que sua administradora recebe todos os dias e quantas delas estão relacionadas a pedidos de segunda via de boleto?

Segundo um levantamento feito pela Superlógica, cerca de 70% das ligações recebidas em uma administradora são de condôminos com esse objetivo.

Mas esse é apenas um exemplo que representa um grande número de chamadas telefônicas diárias. As demandas não param por aí. No dia a dia é preciso lidar com o fluxo intenso de pedidos de documentos e informações gerais ligadas ao andamento da rotina de um condomínio.

Com essa infinidade de temas, como prestar atendimento sem perder a eficiência do time de funcionários de sua administradora?

A resposta está no autoatendimento do cliente.

Mais do que uma tendência, o autoatendimento é uma realidade em diversos mercados e já faz parte da gestão de condomínios.

E dentro do Superlógica estão as soluções que promovem essa facilidade nos mais diversos canais: web, aplicativo e ligação telefônica.  

A Área do Condômino é um ambiente acessado pelo computador ou aplicativo, no qual o cliente da administradora pode encontrar rapidamente as diversas informações que facilitam sua vida dentro do condomínio.

Nessa área é possível encontrar a solução self-service para pedidos como:

• Obtenção da segunda via atualizada de suas cobranças;
• Pagamento rápido dessas cobranças com cópia da linha digitável (código de barras);
• Acompanhamento do histórico de cobranças da unidade;
• Visualização de comunicados e avisos em geral: como período de reformas, novas regras do condomínio;
• Acesso a documentos como atas de reunião, convenção ou prestação de contas;
• Reserva de áreas comuns.

Já como forma de agregar mais agilidade ao atendimento telefônico, o Superlógica Condomínios oferece a Central de Chamados PABX. Trata-se de um sistema inteligente, que integra as ligações telefônicas com a demanda operacional, fazendo o envio da segunda via de boletos de forma automatizada.

Como isso acontece?

É necessário apenas um PABX Digital, que se conecta a internet para conversar com o Superlógica Condomínios.

Dessa forma, seu  PABX se torna inteligente e entrega mais rápido aquilo que o cliente precisa, diminuindo o número de chamadas que chegam aos atendentes.

Funciona assim:

1. O condômino liga para a administradora e ouve uma mensagem no PABX oferecendo a opção de recebimento automático de segunda via de boleto;
2. Ao teclar no número indicado, uma mensagem de voz solicita a digitação do número de CPF;
3. Após a checagem e a confirmação, o sistema envia automaticamente a 2ª via do boleto no e-mail do condômino;
4. Somente no caso de o condômino não possuir um endereço de e-mail cadastrado é que a ligação é encaminhada para um dos atendentes.

Para ativar a Central de Chamados PABX em seu sistema, basta solicitar a configuração ao responsável pelo PABX da empresa. A Central de Chamados está disponível para clientes Superlógica que estão nos planos Enterprise.

A Área do Condômino é uma solução disponível para os todos os planos.

Porteiro

Comunicação é tudo. Para facilitar a relação entre moradores e portarias, a Superlógica lançou o “Porteiro”, uma funcionalidade adicionada ao aplicativo “Área do Condômino”.

O principal objetivo é agregar eficiência no controle de informações que trafegam nas portarias de todo condomínio e garantir a integridade de informação no acesso de moradores, prestadores de serviços e visitantes.

E como isso é possível?

A funcionalidade permite que o morador faça o cadastro prévio e a liberação de visitantes e também converse em tempo real com o porteiro em um chat.

Quais são as vantagens do Porteiro?

Segurança: O condômino pode avisar o porteiro, por meio do chat, quando está se aproximando do prédio;

Informação: O morador tem a opção de cadastrar com antecedência os dados de visitantes, evitando falhas e poupando tempo de espera;

Agendamentos: O chat também pode ser usado para avisar sobre o agendamento de entregas e outros recados do dia a dia;

O Porteiro é uma ferramenta do Superlógica que otimiza os serviços de portaria, que agora serão prestados com mais rapidez.

Essa funcionalidade já está habilitada dentro do aplicativo “Área do Condômino”  como um benefício exclusivo às administradoras assinantes dos planos a partir do Enterprise I.

Manutenções programadas: otimize processos em poucos cliques

A gestão de condomínios também envolve a gerência dos serviços de manutenção recorrente e preventiva. Embora muitas administradoras elaborem uma programação periódica para colocar em ordem essas tarefas, em geral, essa agenda acaba sendo feita de forma manual, em planilhas de Excel pouco eficientes.

E o pior: nem sempre todos os envolvidos como síndicos, fornecedores e condôminos acabam recebendo as notificações no momento certo, ocasionando desencontro de informação. Sendo assim, fica impossível organizar tudo e o caos pode se instalar diante da necessidade de coordenar esses processos em todos os condomínios geridos por sua administradora.

Contudo, existe uma ferramenta que garante a otimização dessa tarefa: a Manutenção Programada do Superlógica Condomínios.

Esse é um recurso dentro do seu sistema de gestão que permite programar todas as atividades com a antecedência necessária e ainda notificar ao mesmo tempo a equipe, síndicos e fornecedores.

Como funciona?

Por exemplo: vamos pensar na manutenção periódica dos elevadores. Todos os condomínios precisam desse serviço, correto? Entretanto, isso irá ocorrer em datas diferentes em cada um dos empreendimentos geridos por sua administradora.

Como organizar essa agenda de forma eficiente?

1. Dentro do recurso Manutenção Programada do Superlógica Condomínios é possível cadastrar um item, que no nosso exemplo é a manutenção do elevador;  
2. Depois, basta atrelá-lo a um ou mais condomínios simultaneamente;
3. O próximo passo é alocar a essa tarefa a mão de obra do fornecedor escolhido;
   
4. Para finalizar, é só agendar o mês, dia e hora para a realização do serviço e enviar a notificação por e-mail a todos os responsáveis pela tarefa. Todos serão avisados automaticamente com um mês de antecedência.

Pelo sistema também é possível solicitar a cotação aos fornecedores pela função Nova Solicitação.

Com ele, nenhuma informação se perde. As empresas prestadoras de serviços permanecem cadastradas e podem ser acionadas facilmente de acordo com a necessidade e função.

E depois que a manutenção é concluída, é só deixar a atividade programada para um ou mais condomínios, dentro do prazo necessário.

O sistema funciona de forma bastante intuitiva e tudo pode ser feito em computadores, tablets e smartphones.

Não deixe que as manutenções preventivas atrasem, gerando custos desnecessários. Programar tudo com antecedência é a chave para garantir a otimização dos recursos, com economia de tempo e dinheiro.

Anúncio nos Boletos: meio de arrecadação para o condomínio e administradoras

Já sabemos que o boleto é um documento enviado mensalmente a todos os condôminos. Mas o que nem todo mundo se deu conta é que ele também pode ser usado como uma fonte de arrecadação para o condomínio. Já pensou em usar boleto como um espaço publicitário?

Pelo Superlógica Condomínios, com a função “Anúncios Publicitários”, é possível configurar a impressão de uma imagem no verso do boleto. Esse espaço pode ser utilizado para o anúncio de fornecedores, comerciantes, serviços de entregas e prestadores de serviço em geral.

Imagine quantas padarias, lavanderias, supermercados, quitandas e pizzarias não adorariam colocar sua marca em contato com os moradores de um condomínio? Isso sem falar que esse é um serviço útil para os moradores.

A administradora também pode usar esse espaço para divulgar as suas próprias novidades e manter os condôminos e síndicos informados no momento certo.

Para configurar esse recurso dentro do sistema Superlógica é muito fácil, com apenas três passos:

1. Em Receitas => A receber => Configurações;
2. Em Configurações, insira uma imagem na opção “anúncio”;.
3. Pronto! A imagem escolhida será impressa no verso de todos os boletos.

Fácil, não é mesmo?

Essa função está disponível a partir do plano Enterprise.

Conciliação bancária de recebíveis: simplicidade na rotina do dia a dia

O processo de conciliação bancária pode ser algo bem trabalhoso dentro de uma administradora de condomínios. Dar baixa e validar as entradas e saídas muitas vezes exige que um funcionário se dedique exclusivamente a esta tarefa.

Já pensou em facilitar essas operações?

Com a integração Superlógica Condomínios e PJBank, a conciliação bancária de recebíveis é totalmente automática, ou seja, arquivos de remessa e retorno de boletos nunca mais.

Alguns dos principais ganhos com essa automatização:

• Abertura de convênio realizada automaticamente pelo sistema;
• Tarifa única cobrada na liquidação do boleto;
• Não há taxas na baixa, alteração e permanência do boleto;
• Troca de arquivos de remessa e retorno automatizada entre banco e sistema;
• Recebimento em D+1 e desbloqueio D+2.

Quer entender se vale a pena?

A Febrabran (Federação Brasileira de Bancos) anunciou o fim do boleto sem registro para o ano de 2018.

O que isso significa?

Que a partir dessa mudança, todos os documentos, independentemente do valor, precisarão ser registrados junto ao banco. As despesas decorrentes com taxas de registro, liquidação, manutenção do título, protesto, baixa manual e pedido de alteração de dados, por exemplo, poderão onerar os custos da sua administradora.

Por isso, é importante ter um sistema integrado com uma instituição financeira, que cobre tarifa única e apenas quando o boleto é liquidado.

Não perca mais tempo e mude hoje mesmo a forma com você executa as tarefas do dia a dia.

Superlógica Condomínios é mais eficiência para a sua administradora!