Controle de mensalidades: como fazer da forma mais eficiente?

Como você faz o controle de mensalidades dos seus clientes? Você usa ferramentas adequadas para gerar cobranças, acompanha diariamente os pagamentos em boleto bancário e cartão de crédito e emite nota fiscal automaticamente? Ou prefere fazer tudo pelo Excel?

Uma empresa que recebe pagamentos recorrentes com mensalidades, assinaturas ou contratos, quando começa a crescer e atrair mais assinantes, se vê em grandes dificuldades para manter todos os processos rodando de forma eficiente.

Isso acontece porque as fórmulas que funcionavam para um certo números de clientes passam a gerar dor de cabeça quando o volume de negócios aumenta.

O controle de pagamentos e mensalidades exige o uso de um sistema de gestão adequado para a recorrência. Fazer tudo de forma manual, com o auxílio de planilhas de Excel, não sustenta a expansão dos negócios e se torna um passo certo rumo ao caos.

Não é preciso dizer que ter controle automatizado de todas as operações é o que vai determinar o sucesso dessas transações.

Nesse sentido, é indispensável garantir que cada cliente seja cobrado de forma correta e no momento certo. Deixar de enviar uma cobrança ou fazer isso em duplicidade, por exemplo, pode irritar o seu cliente e comprometer seu fluxo de caixa. É fundamental ter uma régua de cobrança ajustada para notificar os clientes.

E falando em fluxo de caixa, como está a previsibilidade de receita de sua empresa?

Como você acompanha o pagamento das mensalidades?

Para entender como está a performance de recebimento dos seus pagamentos mensais, quais ferramentas que você utiliza?

Como você acompanha a evolução por período? Como notificar os clientes que atrasam o pagamento?

E o mais importante: como faz um controle efetivo da inadimplência?

Além da taxa de inadimplência, o controle das mensalidades em negócios recorrentes também envolve o acompanhamento de uma série de números que precisa estar na mesa do empreendedor diariamente.

Afinal, é dentro da própria base de clientes que existe um grande potencial de receita a ser explorado. Ignorar isso é o mesmo que deixar dinheiro na mesa. Mas para otimizar as receitas, é necessário acompanhar as métricas que apontam a evolução dos índices financeiros e da saúde do relacionamento com o cliente.

A sua gestão de pagamentos irrita clientes?

Outro desafio comum dentro de uma empresa que precisa lidar com o controle de pagamentos recorrentes é fazer uma gestão eficiente de planos e assinaturas. Pode ser que a sua empresa ofereça diversas opções de produto e serviços e que, em decorrência disso, tenha perfis de assinantes distintos.

Fazer a migração de um plano para outro e ajustar o pagamento de acordo com cada alteração é um dos fatores que vai garantir que o cliente se mantenha satisfeito.

Se você já se deu conta sobre como o bom andamento de todos esses quesitos pode agregar mais eficiência ao seu negócio, com toda certeza esse é o momento certo de tornar o controle dos seus pagamentos mensais mais efetivo.

Quer saber como?

 

Como fazer o controle de pagamentos em negócios recorrentes?

O controle das mensalidades em um negócio recorrente demanda a boa gestão de processos operacionais financeiros e administrativos.

Mas não se preocupe. Existe uma forma de torná-la mais simples para que você precise se dedicar somente à estratégia do seu negócio.

A chave da eficiência está na automatização de processos.

Um ERP recorrente é um sistema de gestão voltado para empresas que cobram assinaturas ou mensalidades. Por meio dele é possível acompanhar, facilmente, o cliente durante toda a sua jornada: desde o momento da contratação até a geração dos relatórios.

Com um ERP adequado para a recorrência é mais fácil fazer o controle das mensalidades, entre outras operações importantes, porque nele é possível:

• Escalar suas vendas: garanta velocidade nas contratações. Para isso, o sistema deve oferecer a opção de incorporar facilmente um checkout pronto no seu site;
• Fazer faturamento recorrente: um sistema ERP vai se encarregar do faturamento recorrente de ponta a ponta. Isso significa que ele irá:
  • Gerar as cobranças nas diferentes modalidades de pagamento seja no boleto ou no cartão de crédito;
  • Fazer a conciliação dos pagamentos: esse é um dos pilares do sistema de gestão de assinaturas. O seu sistema ERP precisa estar integrado a meios de pagamento como adquirentes, gateways, facilitadores ou possuir a própria infraestrutura de pagamentos.

• Acompanhamento da performance das cobranças: em um ERP é possível visualizar o percentual de sucesso e de falha na conversão das cobranças no cartão de crédito;

• Fazer a gestão de assinatura e planos: ele permitirá que sua empresa gerencie as contratações, renovações, reajustes, upgrades, downgrades, itens adicionais e avulsos. Nele é possível também criar planos com trial e acompanhar a conversão;
• Ter uma régua de cobrança efetiva: um ERP adequado para a recorrência garante que seja criada régua de cobranças automatizada para que os seus clientes recebam notificações por e-mail, SMS e até mesmo carta.  Isso é importante para que eles sejam cobrados no momento certo, estratégia que se faz fundamental para manter um fluxo de caixa saudável;
• Controlar a inadimplência: Para os negócios recorrentes, a inadimplência pode se tornar um pesadelo. Um ERP recorrente deve mostrar todos os detalhes para que o gestor acompanhe diariamente os riscos e possa agir no momento certo:
  • Total acumulado x pequenos atrasos;
  • Valor do saldo por cliente original e atualizado;
  • Por aging (volume financeiro por período de atraso);
  • Fazer acordos com os clientes inadimplentes.

• Emitir notas fiscais automatizadas: Um ERP estará integrado ao sistema de Prefeituras Municipais para a emissão de nota fiscal eletrônica com a opção de fazer isso no momento da cobrança ou na sua liquidação;

• Acompanhar todas as métricas do seu negócio: Um sistema ERP recorrente pode oferecer um painel completo de métricas, com os indicadores necessários para a sua tomada de decisão. Acompanhe:
  • MRR (receita recorrente mensal);
  • Taxa de crescimento;
  • Churn (cancelamentos);
  • Lifetime value (valor de vida do cliente),
  • Número de assinantes;
  • Ticket médio;
  • Planos mais contratados e cancelados.

Faça o controle dos seus pagamentos em um ERP

Para um controle e gestão de pagamentos de mensalidades eficiente a melhor solução é contar com um ERP recorrente.

O Superlógica é um sistema focado em recorrência para empresas de serviços que trabalham com mensalidades, assinaturas e planos. O sistema ajuda empresas a automatizar processos e serem mais eficientes em sua gestão financeira.

Qualquer empresa que trabalha com o conceito de assinaturas e pagamentos recorrentes pode usar o Superlógica:

• SaaS (software as a service);
• Clubes de assinaturas;
• Agências de comunicação;
• Empresas de contabilidade;
• Escolas;
• Academias;
• Planos de saúde;
• Entre outros.

O Superlógica funciona 100% nas nuvens e o processo de implementação é rápido e facilitado. Com ele você faz uma gestão completa e controle seus pagamentos mensais:

• Gestão de planos e assinaturas;
• Faturamento recorrente;
• Régua de cobrança e relacionamento;
• Conciliação com banco ou instituição de pagamento das cobranças e pagamentos;
• Checkout transparente para venda online;
• Gestão da inadimplência;
• Métricas e indicadores;
• Área do cliente, para atendimento self-service – Ideal para a emissão de segunda via de boleto, histórico de cobranças, dados cadastrais, forma de pagamento, troca de plano, notas fiscais;
• Emissão de nota fiscal automatizada.

Com o Superlógica você garante a melhor gestão de processos dentro do seu departamento financeiro. E, além disso, é possível controlar facilmente todos os seus pagamentos mensais sem cometer os erros que mais comprometem os negócios recorrentes.