Centro de custos: saiba tudo sobre, o que é e como usar

Na hora de fazer uma análise dos resultados da sua empresa, o que você leva em consideração? Você olha apenas para os números gerais (receita e despesa) ou consegue acessar informações completas para compreender como está o desempenho de cada departamento e onde você pode fazer ajustes?

Se você se identificou com o segundo caso, provavelmente já tem um modelo de centro de custos estabelecido. A partir dele, é possível entender como cada área ou projeto está performando e, assim, tomar as melhores decisões.

Gestão por centro de custos nada mais é do que separar internamente a estrutura financeira de uma empresa com o objetivo de ratear despesas. Essas unidades são usadas, então, para associar custos a projetos, produtos, departamentos ou filiais, por exemplo. Este rateio permite conhecer os custos de forma isolada e é fundamental para tomar decisões.

Alocar as despesas em centros de custos distintos é uma forma de apurar os resultados de forma individual. E isso dá certo para qualquer tipo estrutura. No final das contas, cada centro de custo funciona como uma célula da empresa.

É possível também fazer a gestão por centro de receitas, usando as contas-categoria do plano de contas. Entenda como usar o plano de contas no Superlógica.

Um exemplo simples de divisão por centro de custos seria o seguinte:

Como está a organização financeira da sua empresa?

Na gestão financeira, organização é palavra de ordem. Quando é preciso fazer uma análise do seu negócio, você precisa ter a clareza de como está a performance de cada área. Certo?

Por isso, não tem como contestar: o primeiro passo para fazer uma boa gestão financeira do seu negócio é arrumar a casa. Se o seu departamento financeiro ainda se perde em meio a tarefas operacionais, sugiro que você descubra se está cometendo os 5 erros mais comuns na gestão financeira de negócios recorrentes. Não deixe de ler também este artigo que aborda 7 boas práticas de gestão de assinaturas que você deve adotar hoje.

E para lhe ajudar nessa estruturação, entenda também como um plano de contas é um referencial importante – ajudar a organizar, de forma simples e efetiva, os lançamentos dos dados relacionados às movimentações financeiras, entre receitas e despesas.

E, claro, você precisa contar com o apoio de um sistema de gestão de assinaturas que lhe entregue todas as ferramentas necessárias para que a missão de organizar a casa seja cumprida. Quer ir mais longe? Aproveite para desenhar o seu planejamento orçamentário e entenda tudo sobre pagamentos recorrentes.
Com todos esses passos bem alinhados e a gestão das finanças em ordem, o momento agora é sabermos mais sobre centro de custos e como essa lógica pode lhe dar mais subsídios para acompanhar o andamento do seu negócio.

O que é centro de custos?

Como já comentado no início, ter centros de custos é uma forma de dividir as responsabilidades de gestão. Isso confere autonomia à cada área no sentido de cuidar de cada passo da operação.

Além disso, como premissa mais importante, adotar centros de custos para unidades de negócios distintas, departamentos ou até por projetos, permite que sejam feitas análises mais precisas sobre os resultados obtidos.

Benefícios da gestão por centro de custos

A seguir, listamos alguns dos principais benefícios de adotar a gestão financeira por centro de custos.

A casa fica em ordem

O primeiro benefício é o que já explicamos antes: os centros de custos ajudam a colocar a casa em ordem.

É como no seu guarda-roupas: se você aproveita os compartimentos e gavetas para separar meias, camisas, calças, etc., não é muito mais organizado do que se as roupas estivessem distribuídas de forma aleatória?

Percepções mais embasadas

Cada centro de custo agrupa os lançamentos de despesas de cada área ou projeto. A partir daí, é possível ter percepções mais embasadas, como:

• Em qual área ou projeto é preciso reduzir despesas;
• Decidir o momento de desistir de um projeto;
• Identificar projetos que estão consumindo recursos, mas não estão gerando lucros.

Mais facilidade para reduzir custos

A partir do benefício citado no item anterior, fica mais fácil para a empresa criar um plano de ação de redução de custos.

É claro que os números que vão embasar essa decisão precisam ser sempre contextualizados. Não se deve considerar apenas o resultado entre recursos consumidos, mas também a importância e o planejamento estratégico de cada setor.

Quando uma empresa é jovem, e isso ocorre especialmente em negócios SaaS, é comum que consuma mais recursos do que gera, pois o foco é no crescimento.

Mais autonomia para as áreas

Se a empresa quer manter o controle e organização quanto ao consumo de recursos do caixa, mas não possui centros de custo, inevitavelmente terá processos pouco ágeis relacionados a gastos e orçamentos das áreas.

Com o centro de custo, cada área tem autonomia para a sua gestão financeira, considerando o planejamento de longo prazo, mas também os imprevistos do dia a dia, que demandam maior agilidade na liberação dos recursos.

Operação mais ágil

Este é um reflexo do benefício explicado no tópico anterior. Com a gestão de recursos descentralizada, o provável é que a empresa no geral ganhe em produtividade.

Afinal, atividades e projetos que antes dependiam de aprovações demoradas, agora dependem de decisões de pessoas que estão mais próximas daquelas que vão executar.

Assim, diminui a complexidade da gestão do orçamento da área e os fluxos de trabalho em geral da empresa se tornam mais ágeis.

Exemplos de centro de custo

Quer dois modelos de centro de custo simples e fáceis de implementar? Vamos a eles: um baseado em departamentos e outro baseado em projetos/unidades de negócio.

Primeiro, o baseado em departamentos ou áreas:

• Marketing
• Vendas
• Desenvolvimento de produto
• Administrativo
• Recursos humanos
• Suporte
• Customer success
• CSC – Centro de Serviços Compartilhados

E aqui um exemplo de centro de custos que poderia ser utilizado por uma empresa de software (SaaS) com base em projetos/unidades de negócio:

• SaaS Gestão de Assinaturas
• SaaS Gestor financeiro
• SaaS CRM de Vendas
• SaaS Marketing
• SaaS Gateway
• CSC – Centro de Serviços Compartilhados

Centro de Serviços Compartilhados?

Talvez você tenha achado estranho o CSC – Centro de Serviços Compartilhados em ambos os exemplos acima. É neste centro de custo que você poderá lançar despesas compartilhadas entre todas as áreas ou projetos.

O principal benefício de lançar este tipo de despesa em um centro de custo à parte é analisá-lo isoladamente.

Exemplos de serviços compartilhados: limpeza, segurança, aluguel, internet, telefonia, energia, manutenção e compra de equipamentos etc.

Ou, se preferir, você pode optar por lançar estas despesas compartilhadas percentualmente em cada área/projeto de acordo com o número de pessoas ou salários.

Como fazer uma análise financeira a partir de centro de custos?

Esse é o momento de se perguntar se você pode contar com o seu ERP. Para dividir uma empresa em centro de custos, é preciso ter uma ferramenta que facilite a tarefa de alocar as despesas de forma adequada.

Imagina que você tenha funcionários e ferramentas que utiliza em vários departamentos ou projetos. No momento de lançar estas despesas, você vai precisar fazer o rateio.

Por exemplo:

• Ferramenta de automação de marketing: R$ 1.000,00
• Analista de marketing pleno: R$ 4.000,00
• Designer: R$ 3.000,00
• Redator: R$ 3.000,00

Quando você faz uma análise geral de resultados e despesas e precisa identificar quem é o departamento responsável pela despesa Y, basta observar qual(is) é(são) os centro(s) de custos no(s) qual(is) essa despesa foi alocada.

Neste caso, poderia ser:

• Ferramenta de automação de marketing: R$ 1.000,00
  • Marketing: 60% (R$ 600,00)
  • Vendas: 30% (R$ 300,00)
  • Produto: 10% (R$ 100,00)
• Analista de marketing pleno: R$ 4.000,00
  • Marketing: 60% (R$ 2.400,00)
  • Vendas: 30% (R$ 1.200,00)
  • Produto: 10% (R$ 400,00)
• Designer: R$ 3.000,00
  • Marketing: 60% (R$ 1.800,00)
  • Vendas: 30% (R$ 900,00)
  • Produto: 10% (R$ 300,00)
• Redator: R$ 3.000,00
  • Marketing: 60% (R$ 1.800,00)
  • Vendas: 30% (R$ 900,00)
  • Produto: 10% (R$ 300,00)

A mesma lógica funciona dentro de uma divisão de centro de custos por projetos. Se sua empresa trabalha ao mesmo tempo com projetos distintos, você pode atribuir a cada um deles um centro de custo diferente.

Como posso fazer a gestão por centro de custos no meu ERP?

Dentro do Superlógica, ERP especializado em gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes, fazer a gestão de despesas por centro de custos é bem simples.

Após definir a estrutura e cadastrar os centros de custos, basta, ao lançar uma despesa, definir qual é a participação em cada centro de custo, em porcentagem ou em valor.

Faça a análise dos seus centros de custos

É possível analisar as despesas por centro de custos tanto pela tela de despesas quanto por relatórios.

Existem relatórios específicos para análise dos centros de custos, porém em todos existe a possibilidade de filtrar por centro de custo para análise isolada.

 

 

Cuidados ao definir centros de custos

Como já vimos, a divisão das responsabilidades operacionais em centro de custos é fundamental para a análise da performance de cada parte da empresa. Porém, é preciso ter cuidado para não criar centro de custos desnecessários e impactar nas análises da empresa.

Isso porque, além de desnecessário, centros de custos em excesso podem desencadear erros de lançamentos.

Algumas dicas para você seguir:

• Faça a divisão por centro de custos de forma simplificada;
• Adote uma lógica coerente com o seu negócio;
• Se necessário, converse com outras empresas do mesmo segmento ou porte da sua para ver como o financeiro utiliza centro de custo;
• Se o tamanho da sua empresa permitir, defina uma pessoa responsável para cada centro de custo;
• Ficou com dúvida? Não deixe de consultar seu escritório de contabilidade.

Ainda sobre esse último item, a ideia de ter um gestor responsável por cada centro de custos faz sentido para conferir um acompanhamento estratégico de cada passo e cobrar resultados.

Recomendações finais

Não posso deixar de comentar que esse é o momento ideal para começar a olhar para o que foi feito até agora dentro da sua empresa e começar a montar o seu planejamento orçamentário para o próximo ano.

E, para isso, é fundamental ter uma dimensão completa de toda a sua base de dados. A partir disso é possível conectar alguns pontos do seu negócio que irão estruturar para as metas futuras.

Tenha em mente que apenas quando podemos ter uma percepção dos resultados de forma detalhada é que podemos planejar com mais segurança. Tenha tudo isso bem organizado dentro do seu departamento financeiro e conte com um sistema de gestão para facilitar o seu dia a dia.

 

 

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Perguntas Frequentes sobre Centro de custos