Vale a pena contratar uma assessoria de cobrança?

Em tempos de instabilidade econômica, o risco da inadimplência ronda o pensamento de qualquer gestor. Para negócios baseados em pagamentos recorrentes, então, enfrentar uma porcentagem alta de clientes que deixam de pagar em dia pode virar uma grande dor de cabeça. As empresas precisam lançar mão de estratégias para reduzir a inadimplência e acompanhar de perto os fatores que podem colocar em risco o seu fluxo de caixa.

Mas e quando o atraso no pagamento se torna um problema sem solução à vista? Quando é o momento certo de cobrar um cliente? É possível resolver tudo internamente ou vale a pena contratar uma empresa de cobrança?

Se essas perguntas fazem parte da rotina de sua empresa, continue lendo esse texto.

Já demos aqui no blog as 5 dicas para sua empresa fechar um bom acordo com um cliente inadimplente. Porém, às vezes, a inadimplência ultrapassa as ferramentas que estão ao alcance imediato de um gestor e exige que novas providências sejam tomadas.

Então, nesses momentos, a dúvida que paira é “devo contratar uma empresa de cobrança ou posso desenvolver minha equipe para executar essa atividade?”.

Para ajudar nessa decisão, vamos ver a seguir as vantagens e desvantagens de cada caso.

Inadimplência: terceirizar ou ter uma equipe de cobrança própria?

Se a inadimplência é um risco alto para a saúde financeira de sua empresa, então pode ter chegado a hora de avaliar a possibilidade de contratar uma assessoria de cobrança.

Essa pode ser uma saída eficiente para os casos crônicos de inadimplência, para as dívidas antigas, ou para quem trabalha com tickets mais elevados.

Uma empresa especializada em cobrança ou uma assessoria de cobrança atua na tentativa de recuperar o máximo do valor inicial devido pelo cliente.

Com o mesmo objetivo, algumas empresas optam por internalizar esse serviço de cobrança. Isso é possível de ser feito de duas formas: tanto com uma equipe própria, quanto com uma equipe terceirizada.

Claro que todos esses formatos implicam em vantagens e desvantagens.

 

Vantagens de contratar uma empresa de cobrança

Uma empresa com atuação 100% focada nesse objetivo tem como principal vantagem o oferecimento de seu know-how. De modo geral, esse fornecedor é especialista na execução de processos e pode utilizar as melhores técnicas no sentido de localizar e abordar um cliente inadimplente.

Muitas dessas empresas de cobrança oferecem uma prestação de serviço segmentada em nichos de mercado. Além disso, esse fornecedor também está habilitado a prestar uma consultoria sobre os melhores canais a serem utilizados, de acordo com cada perfil de público.

Outra vantagem que deve ser considerada é que, ao terceirizar um serviço de cobrança, não há necessidade de fazer gastos com a montagem de uma estrutura física e tecnológica para a realização dessa tarefa. Também não é preciso investir na contratação e treinamento de uma equipe.

Sendo assim, uma empresa que enfrenta hoje uma elevada taxa de inadimplência, ao contratar um prestador de serviço especializado em cobranças, terá mais tempo para se dedicar à sua atividade-fim e também para desenvolver estratégias de negócios voltadas para a resolução desse problema de forma definitiva.

Se o pesadelo da inadimplência ronda hoje sua empresa, veja esse guia completo que a Superlógica desenvolveu sobre como reduzir a inadimplência em negócios recorrentes.

Quanto custa contratar uma empresa de cobrança?

A prática mais comum adotada pelas empresas de cobrança é o recebimento por meio de uma taxa de sucesso (success fee). Ou seja, as empresas credoras só pagarão um percentual em cima do que for efetivamente recebido de volta.

Em geral, essas assessorias não descontam honorários ou taxas pela realização do serviço. Por isso, o foco está sempre em receber uma remuneração sobre a recuperação dos débitos pendentes.

Quais as desvantagens de contratar uma empresa de cobrança?

Lidar com a terceirização é sempre um desafio em qualquer segmento. Na área de cobranças, a ausência de integração e comunicação entre contratante e fornecedor pode ser uma grande complicador e também a principal desvantagem em contratar uma empresa de cobrança terceira.

A principal dificuldade desse processo é acompanhar o desempenho, proatividade e dedicação aos processos que envolvem a atividade. Ao contrário do que se pode imaginar, delegar um projeto para um terceiro não é a mesma coisa que se eximir de qualquer compromisso com a qualidade do trabalho.

Sem a definição clara e objetiva dos entregáveis para esse serviço, os resultados podem ficar comprometidos e aquém do esperado. Por isso, ao contratar uma assessoria de cobrança, é preciso se preparar e criar um método eficiente para estar em sintonia no dia a dia, acompanhando e oferecendo o suporte necessário.

Quais as vantagens em ter uma equipe internalizada de cobrança?

Para eliminar as barreiras que distanciam as empresas de cobrança das empresas contratantes do serviço, uma alternativa é manter o prestador de serviço dentro da própria estrutura da empresa.

Como vantagem, isso garante uma fluência maior no tráfego de informações e, consequentemente, um acompanhamento de resultados mais eficiente.

Contudo, deve-se observar que a opção por esse formato de prestação de serviço exigirá investimentos em estrutura física e tecnológica. Os impactos nos valor do serviço também são maiores.

E quando é melhor ter uma equipe própria de cobrança?

Muitas empresas optam por desenvolver uma equipe própria de cobrança. A vantagem principal é o aperfeiçoamento de processos, sendo possível customizá-los à realidade do negócio.

Entretanto, essa decisão precisa ser tomada com alguns critérios, pois exige cuidados fundamentais na capacitação e treinamento desses funcionários.

Existem leis estaduais e federais que regem a abordagem de cobrança junto ao consumidor. Isso vale para qualquer canal, seja ele telefone, carta ou SMS.

De acordo com o Código de Defesa do Consumidor (Lei 8.078/1990), qualquer objeto de cobrança deve demonstrar, de forma clara e transparente, o valor da dívida em atraso e o valor total do produto ou serviço contratado. Também é exigido que as informações de identificação do contrato, do consumidor e empresa credora estejam devidamente apresentadas, com nome, endereço e o número de CPF ou CNPJ.

A legislação prevê que o credor é impedido de utilizar coação, afirmações falsas, incorretas ou enganosas ou que interfira no trabalho do devedor, em seu período de lazer ou descanso. Parece simples equalizar tudo isso, mas qualquer medida deve ser muito bem avaliada antes de ser posta em prática para não causar qualquer complicação.

Além disso, quando um empresa opta por desenvolver uma equipe interna de cobrança, ela precisa conhecer algumas regras, que podem variar de Estado para Estado, como por exemplo:

• No Estado de São Paulo, a Lei 15.426/2014 determina que a cobrança deve ser restrita ao horário das 8h às 20h, de segunda à sexta-feira. E somente entre 8h às 14h, aos sábados. Em domingos e feriados, a prática é vedada;
• No Rio de Janeiro, uma outra lei determina que as empresas não poderão mais cobrar por telefone os consumidores inadimplentes através de contatos de terceiros, mesmo no caso em que o próprio cliente tenha fornecido o número;
• Também no Rio de Janeiro é exigido que as cobranças feitas por telefone devam ser gravada, com a devida identificação de data e hora, e posta à disposição do consumidor quando solicitada em até sete dias úteis.

Quando vale a pena contratar uma empresa de cobrança?

Essa pergunta deve ser respondida individualmente pelo gestor de cada empresa. A inadimplência em negócios recorrentes é um mal que deve ser combatido antes mesmo de virar uma grande preocupação para a saúde financeira da empresa.

Portanto, tomar a decisão de contratar ou não um parceiro de cobranças deve partir de um diagnóstico particular, norteado por uma base de dados que revelem, com indicadores precisos, como anda a situação atual.

Como vimos no decorrer deste texto, existem muitos prós e contras intrínsecos ao processo de cobrança de clientes inadimplentes.

Para facilitar a visualização dos principais aspectos, veja a tabela abaixo.

Vantagens e desvantagens em contratar uma empresa de cobranças

	Empresa de cobrança terceira	Empresa de cobrança interna	Equipe de cobrança própria
Vantagem	Especialização e know-how em processos de cobranças; Assessoria sobre os melhores canais a serem utilizados; Expertise em localizar e acionar clientes.	Além da especialização,o fornecedor oferece também um atendimento exclusivo e focado;	Desenvolvimento de um método de cobrança adequado ao seu perfil de público. Controle integral de todos os processos e resultados;
Desvantagem	Distanciamento entre empresa contratante e fornecedor pode atrapalhar a fluidez do trabalho e prejudicar os resultados esperados	Investimentos em estrutura física e tecnológica deverão ser avaliados; Dedicação exclusiva do fornecedor pode encarecer o serviço.	Investimentos em contratação de mão de obra, infraestrutura e treinamento; Conhecer a fundo as leis que regem a cobrança de inadimplentes.

Como está o controle da inadimplência na sua empresa?

Se você chegou até aqui, provavelmente, está preocupado com os índices de inadimplência dentro de sua base de clientes.

A boa notícia é que existem formas de combater e evitar que esse mal ofereça riscos ao seu negócio. A principal delas é contar com um  bom sistema de gestão financeira responsável por automatizar o processo de cobranças e pagamentos.

Um sistema como o da Superlógica irá se encarregar de todos os processos: do faturamento recorrente à emissão de notas fiscais, passando, é claro, pela régua de cobrança, fundamental para se evitar inadimplência.

Você pode criar mensagens de acordo com o status da fatura, estando sempre em contato com seus clientes por e-mail, SMS ou carta impressa.

Além disso, no Superlógica existe um painel de inadimplência, mostrando a situação geral dentro do negócio. Conhecendo e acompanhando o processo mais de perto, é possível identificar tendências e os fatores comuns que podem estar desencadeando esse quadro.

Acompanhe dentro do Superlógica:

• Valor total de inadimplência (atualizado com multas e juros) x pequenos atrasos (até 5 dias);
• Número total de clientes da base x número total de clientes inadimplentes;
• Total de cobranças em aberto;
• Gráfico de aging (volume financeiro por períodos de atraso).

Outra medida eficiente que um bom sistema de gestão financeira deve oferecer é minimizar a inadimplência por esquecimento. Para isso, o seu cliente deve contar com opções de autoatendimento e ter acesso a todas as suas informações financeiras e segunda via atualizada de boletos.

O Superlógica disponibiliza uma área do cliente, na qual fica alocado todo o histórico financeiro, além de notas fiscais, dados cadastrais, entre outras informações, sendo possível acessá-la facilmente de qualquer dispositivo conectado à internet.