Como a terceirização da folha de pagamento pode ajudar a gestão financeira da sua empresa

Por Jessica Leite, Analista de folha de pagamento no Convenia

Como sabemos, qualquer empregador que mantenha relações de trabalho precisa gerar a folha de pagamento dos funcionários. É através dela que são pagas todas as obrigações trabalhistas como horas extras, férias, 13º salário e gratificações, além de ser o fato gerador para o pagamento das contribuições previdenciárias e tributárias. Ela representa um dos maiores custos para o empregador e, dependendo do porte da empresa, sua administração e controle tornam-se mais complexos.

Quanto mais a empresa cresce e aumenta seu quadro de funcionários, mais difícil é controlar os processos da folha de pagamento internamente. Neste momento de crescimento, muitos empregadores começam a pensar na possibilidade de terceirizar o processamento da folha. Eles não possuem estrutura, capital de investimento e mão de obra qualificada para atender às demandas.

Neste artigo, iremos explicar quais as vantagens de terceirizar sua folha de pagamento e como essa ação poderá lhe ajudar a gerir sua empresa de forma mais eficiente, melhorando processos e reduzindo custos.

Custo com software de folha de pagamento

Antigamente, as folhas de pagamento eram processadas e controladas através de planilhas no Excel. Esse procedimento até pode ser utilizado em algumas empresas de menor porte, porém, não é recomendado. Ele demanda muito tempo de quem realiza o processamento e está muito suscetível a erros.

Sabendo disso, uma alternativa para as empresas que fecham a folha de pagamento internamente é adquirir um software para automatizá-lo. Porém, o custo é alto e são necessários especialistas para utilizá-lo.  

Outra opção pode ser a terceirização de folha. Nesse caso, o empregador não terá mais o custo com o software e nem de mão de obra para utilizá-lo. Como todo o processamento será feito pela empresa contratada, torna-se dela a responsabilidade de obter o sistema.

Diminuição de mão de obra no processamento da folha de pagamento

Quando a folha de pagamento é elaborada internamente, o empregador necessita de uma equipe especializada em departamento de pessoal para que os trâmites pertinentes à área sejam realizados de forma correta.

Cada profissional contratado pelo empregador custa aproximadamente duas vezes mais do que seu salário contratual se levarmos em consideração os impostos e encargos sociais da folha de pagamento, previstos na legislação brasileira, como por exemplo, o INSS, FGTS, IRRF, RAT, entre outros. Ao terceirizar a folha, o empregador deixa de ter a necessidade de manter um time de especialistas no assunto, afinal, todo o processo passa a ser de responsabilidade da empresa contratada.

Desta forma, o empregador economiza com o custo de pessoal e poderá utilizar esse capital para investir em atendimento, marketing, infraestrutura, tecnologia para gestão e até mesmo em processos de melhorias na atividade fim do negócio.  

Redução de tempo despendido em processos burocráticos para pensar de forma mais estratégica

O sonho de qualquer gestor é ter sua equipe de departamento de pessoal focada em processos mais estratégicos e na diminuição da burocracia do dia a dia. Entretanto, sabemos que existem atividades rotineiras que precisam ser entregues mensalmente sem falta por risco de punições, como por exemplo não entregar as informações referentes ao e-social no prazo determinado, ou atraso no pagamento das férias, entre outros.

Um dos principais ganhos que o empregador terá com a terceirização da folha de pagamento é um time mais focado nesses processos estratégicos, afinal, grande parte da burocracia pertinente à àrea será realizada pela empresa contratada.

Desta forma, o time poderá focar sua atenção em gerir pessoas de forma integrada e inteligente, utilizando seu tempo para analisar fatores socioeconômicos internos e externos, inovações e novos padrões.  

Profissionais especializados no assunto reduzem erros, diminuem custos e melhoram processos

Quando o empregador decide terceirizar a folha de pagamento de sua empresa, a contratada assume toda a responsabilidade do processamento. Ela tem o dever de disponibilizar especialistas com o intuito de garantir que os fechamentos mensais ocorram de forma correta e dentro dos prazos previstos em lei.

Ter a folha de pagamento fechada por especialistas faz com que o empregador tenha um suporte maior para receber orientações e, consequentemente, tomar as melhores decisões para sua empresa.

Sobre a Convenia

O Convenia é uma HR tech, com soluções voltadas para o departamento pessoal de pequenas e médias empresas. O Objetivo é diminuir o tempo e os custos gastos com rotinas operacionais, para que as empresas tenham mais tempo para as pessoas. Atualmente as soluções abrangem folha de pagamento, contratação e gestão de benefícios e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão (ERP) líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias e Educação.

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.