Tudo que sua administradora precisa saber sobre assembleia de condomínio

Em um condomínio, nenhuma decisão pode ser tomada somente por uma pessoa. Por isso existe a assembleia de condomínio, um momento em que síndico e condôminos se reúnem para deliberar sobre questões administrativas e orçamentárias, além de realizar prestação de contas, apresentação do orçamento para o próximo ano e votações necessárias para determinados assuntos como possíveis obras.

Neste artigo, você vai entender melhor todos os processos que envolvem a organização e execução da assembleia de condomínio.

Quais são os tipos de assembleia de condomínio?

Existem três tipos diferentes de assembleia de condomínio, são eles a Assembleia Geral Ordinária, Assembleia Geral Extraordinária e  Assembleia Geral de Instalação.

Assembleia Geral Ordinária (AGO):

É uma reunião anual, geralmente acontece no começo de cada ano e tem o objetivo de apresentar a prestação de contas do último ano. O síndico é o responsável, juntamente com a administradora, de analisar e apresentar os números. Além disso, também é apresentada a previsão orçamentária para o próximo ano.

É na AGO que acontece a eleição do síndico e corpo diretivo. Para que a eleição seja válida, é preciso que os votos válidos representem a maioria das frações ideais na primeira chamada. Caso o quórum não seja atingido, é realizada uma segunda chamada e a votação acontece entre os condôminos presentes na assembleia de condomínio.

Um problema que pode acontecer durante a AGO é a não aprovação da proposta orçamentária apresentada pelo síndico e a administradora. Neste caso, os presentes na assembleia deverão decidir o que irá acontecer a seguir, como por exemplo, a instituição de uma auditoria ou marcar uma assembleia geral extraordinária para reavaliar a proposta.

Assembleia Geral Extraordinária (AGE):

A Assembleia Geral Extraordinária pode ser convocada pelo síndico ou por, pelo menos, um quarto dos condôminos para resolver pendências que ficaram na última AGO ou para tratar de assuntos emergenciais.

Não existe uma periodicidade certa para que a AGE aconteça, visto que ela somente se faz necessária quando há assuntos pendentes ou urgências que precisam da aprovação dos condôminos.

Assembleia Geral de Instalação (AGI):

Diferentemente dos dois tipos anteriores, a Assembleia Geral de Instalação é feita para inaugurar um novo condomínio. Ela só acontece uma vez em cada condomínio, assim que ele é entregue pela incorporadora. Na AGI são tomadas decisões importantes que vão pautar o funcionamento do condomínio como inscrição do CNPJ junto à receita federal, aquisição do seguro obrigatório residencial, eleição do primeiro síndico e corpo diretivo.

Leis do Código Civil sobre a assembleia de condomínio

As assembleias de condomínios são regulamentadas pelo Código Civil e há alguns artigos que especificam melhor como as assembleias devem funcionar. É essencial que tanto a administradora quanto o síndico estejam cientes do que diz o Código Civil, assim poderão tomar decisões que sejam amparadas pela lei.

Artigo 1.350 – Da convocação de assembleias

O síndico convocará anualmente a reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, com o objetivo de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos, fazer a prestação de contas, e eventualmente eleger o substituto e alterar o regimento interno.

Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.

Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá a requerimento de qualquer condômino.

Artigo 1.351 – Alteração da convenção

Depende da aprovação de dois terços dos votos dos condôminos a alteração da convenção. A mudança da destinação do edifício, ou da unidade imobiliária, depende da aprovação pela unanimidade dos condôminos. (Redação dada pela Lei nº 10.931, de 2004)

Artigo 1.352 – Da execução das deliberações da assembleia

Salvo quando exigido quorum especial, as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, pela maioria de votos dos condôminos presentes que representem pelo menos metade da quantidade ideal.

Parágrafo único. Os votos serão proporcionais às frações ideais no solo e nas outras áreas comuns pertencentes a cada condômino.

Artigo 1.353 – Segunda convocação de assembleia

Em segunda convocação, a assembleia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes.

Artigo 1.354 – A não deliberação da assembleia

A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.

Artigo 1.355 – Sobre a convocação de assembleias extraordinárias

Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.

Quem é o responsável pelas assembleias?

A organização de pauta e convocação dos condôminos para a participação na assembleia deve ser feita pelo síndico, mas não é indicado que o síndico a conduza. O ideal é escolher um condômino para ser o presidente da mesa, isso pode ser feito através de uma votação antes de começar a assembleia, com todos os participantes já presentes no local.

O presidente da mesa pode ser qualquer um dos condôminos presentes, mas o indicado é que seja alguém neutro, que não seja tendencioso em determinados assuntos. Depois de escolhido, o presidente irá nomear o secretário, que ficará responsável por redigir a ata. Essa pessoa geralmente é a administradora ou o advogado do condomínio, visto que a ata é um documento importante e não pode ser feita por leigos.

Para que a assembleia de condomínio possa ser bem aproveitada, é recomendado ter uma pauta minuciosa com todos os temas que serão abordados. Provavelmente os condôminos irão se manifestar em alguns momentos, o que é normal, mas se for sobre um assunto fora da pauta, o síndico pode oferecer uma conversa individual em outra circunstância para não atrapalhar o andamento da reunião.

Como deve ser feita a convocação para as assembleias

A convocação para as assembleias é um dos passos mais importantes. Isso porque se a convocação não for feita a todos os condôminos, a assembleia pode ser impugnada. Portanto, a convocação deve ser feita a todos os moradores e o ideal é que haja uma comprovação de que a convocação foi de fato entregue.

Para ter um comprovante de convocação, o síndico e a administradora podem optar pelo envio via Correios com Aviso de Recebimento ou fazer a entrega mediante protocolo.

O síndico também pode solicitar a colocação de uma cópia da convocação em locais de grande circulação do condomínio, como hall de entrada ou elevadores.

As principais informações que devem constar na convocação são: data, horário, onde será feita a assembleia e qual será a pauta a ser discutida. A pauta precisa estar bem clara para que os condôminos já possam analisar e formar sua opinião antes mesmo da assembleia, para evitar possíveis atritos ou divergências de última hora. O ideal é que a pauta tenha cerca de cinco temas a serem debatidos para que todos os pontos sejam discutidos sem prolongar demais a reunião.

Caso haja muitos temas para apresentar, o melhor caminho é dividir a pauta em duas assembleias, que podem ser convocadas futuramente pelo síndico. Somente serão debatidos os temas apresentados na convocação.

Antes de começar de fato a assembleia, é necessário realizar a primeira e a segunda chamada. Se na primeira chamada não estiverem presentes ao menos metade dos condôminos, é realizada uma segunda chamada para dar início à assembleia. Todos os participantes precisam assinar uma lista de presença com o seu nome e unidade do condomínio.

É importante salientar que, infelizmente, as assembleias não têm alta adesão dos condôminos pelos mais variados motivos: desinteresse, falta de tempo, esquecimento, desencontro de informações etc. Por isso, na convocação é interessante colocar algumas frases que demonstrem a importância da participação dos condôminos. Além disso, é importante frisar que os condôminos ausentes terão que acatar aquilo que foi decidido em votação na assembleia.

Qual a diferença entre quórum simples e quórum qualificado?

Normalmente em assembleias de condomínio há votações para assuntos que foram deliberados na pauta. Existem situações em que um quórum de maioria simples pode realizar a votação e em outros casos, é necessário ter o quórum qualificado.

Quórum é o número necessário de pessoas para votar em uma determinada situação. A maioria das decisões de um condomínio como aprovação da prestação de contas, aprovação orçamentária, realização de obras essenciais entre outros precisam apenas de um quórum de maioria simples, ou seja, a maioria dos presentes na hora da votação é o suficiente para validá-la.

Agora, há certas decisões que são consideradas não essenciais, como obras voltadas para a estética do condomínio ou para o lazer, e necessitam de um quórum qualificado. O quórum qualificado representa ⅔ dos condôminos. Por exemplo, em um condomínio com 100 unidades, o quórum qualificado representa 67 votantes.

O ideal é sempre consultar a convenção do condomínio, nela constará todas as regras sobre quando é de fato necessário ter um quórum qualificado. Lembrando que condôminos inadimplentes não têm direito ao voto em assembleia, mesmo podendo participar da reunião.

Como devem ser feitas as atas das assembleias?

A ata é um documento muito importante onde deve constar um resumo de tudo o que aconteceu na assembleia de condomínio. Ela é redigida pelo secretário da mesa, que preferencialmente deve ser a administradora ou o advogado do condomínio, visto que é um documento importante e precisa de uma certa experiência para que a redação contemple todos os requisitos necessários.

Existe um roteiro ideal do que deve constar na ata para que ela seja assertiva. Algumas partes importantes são a abertura da assembleia, a escolha do presidente e secretário de mesa, constar se há o quórum necessário para as decisões que serão tomadas, se começou na primeira ou na segunda chamada, transcrição da pauta do dia, resumo das decisões, motivos das abstenções (caso haja), condôminos que saíram antes do fim da assembleia, encerramento e possível aprovação da ata.

Não precisa constar na ata possíveis discussões entre os condôminos sobre os assuntos tratados na assembleia ou até mesmo outros assuntos que fugiram da pauta do dia.

Após a sua finalização, a ata deve ser assinada pelo presidente da assembleia e pelo secretário de mesa. A divulgação da ata deve ocorrer em até 8 dias, mas esse prazo pode se estender se isso constar na convenção do condomínio.

Não é obrigatório registrar a ata em cartório, mas essa prática é bastante comum e recomendada para demonstrar a importância do documento.

Qual é o papel da administradora nas assembleias?

A administradora vai oferecer todo o suporte necessário para a realização das assembleias, orientando o síndico sobre os assuntos que devem estar na pauta, oferecendo ajuda para conferência da prestação de contas e efetivação do orçamento. Além disso, a administradora também pode atuar na parte mais estratégica, auxiliando no planejamento orçamentário para o próximo ano.

A participação da administradora nas assembleias de condomínios faz com que os condôminos se sintam mais seguros na hora de aprovar determinadas pautas e investimentos, evitando desconfianças desnecessárias.

Após a assembleia, é importante que os representantes da administradora se mostrem disponíveis para sanar quaisquer dúvidas dos condôminos, além de ouvir suas opiniões sobre assuntos que foram ou não abordados na pauta da assembleia.

De modo geral, a administradora vai auxiliar o síndico na elaboração das estratégias, pautas e até mesmo na organização do espaço onde será realizada a assembleia. É um suporte para respaldar aquilo que o síndico trará para debater na reunião.

E as assembleias virtuais?

A assembleia virtual já é uma realidade e cada vez mais vem sendo adotada para aumentar a adesão dos condôminos, que podem participar de forma remota. A assembleia virtual não substitui a presencial, mas facilita a sua realização.

No modelo tradicional as assembleias têm adesão de 15 a 40% dos condôminos, enquanto que na assembleia virtual esse número pode chegar a 80%. A Superlógica Condomínios dispõe dessa funcionalidade para facilitar os processos tanto para a administradora quanto para os condôminos.

É possível votar através de uma procuração que é gerada automaticamente na ferramenta da Superlógica Condomínios, basta imprimir, colocar o voto e assinar. Dessa forma, um procurador pode representá-lo na assembleia presencial com o voto declarado e assinado. Lembrando que só é permitido um voto por unidade.

A administradora pode optar por essa modalidade de assembleia virtual com o objetivo de facilitar processos tanto para o síndico quanto para os condôminos, aumentando seu engajamento nas decisões que precisam ser tomadas para o bom funcionamento do condomínio.