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Como fazer Assembleia Virtual: 6 passos importantes

O distanciamento social exigido para conter a propagação do SARS-COV-2, coronavírus causador do COVID-19, revelou uma falha grande na realidade dos condomínios. Reuniões e aglomerações não puderam acontecer e atrasaram decisões importantes, como as eleições de síndico. Como resultado, administradores e gestores precisaram buscar alternativas para fazer assembleia virtual.

A realização remota das votações sempre foi uma questão delicada. Existiam muitas dúvidas sobre a segurança e legalidade de sua execução. Até mesmo para realizá-la, empreendimentos nos quais há uma proibição explícita na convenção precisariam aprovar mudanças no processo via assembleia, o que exige quórum qualificado.

No entanto, ferramentas para contornar esses problemas já existem há um bom tempo. Disponível na Superlógica Condomínios, plataforma de gestão mais utilizada no mercado condominial, a Assembleia Virtual foi lançada em 2010 e desde então passou por diversas melhorias para atender às necessidades das administradoras.

Neste artigo, você aprenderá com um checklist completo para realizar uma votação remota perfeita.


A Assembleia Virtual da Superlógica tem validade jurídica?

Sim, a Assembleia Virtual da Superlógica desde sua concepção tem validade legal. A ferramenta foi avaliada e aprovada pelos maiores advogados especialistas em condomínio e direito digital do país. Também, não há qualquer necessidade de alterar a convenção – exceto quando ela proíbe explicitamente essa modalidade de voto.

Para contabilizar os votos eletrônicos com validade legal, evitando ajuizações futuras, os ritos das assembleias presenciais deverão ser estritamente continuados. Ou seja, ao montar o edital de convocação, síndicos e administradoras devem explicitar todos os detalhes da realização remota.

Também, a Assembleia Virtual é realizada num modelo híbrido. Ou seja, o condômino permite, via documento assinado, que um procurador lhe represente no evento físico. Basicamente:

  1. O condômino seleciona seu voto e imprime a procuração manifestando sua intenção diretamente na ferramenta – recomenda-se que a solicitação do reconhecimento de firma na procuração, para evitar contestações na justiça futuramente;
  2. Ele entrega o documento assinado ao procurador;
  3. O procurador o representa na assembleia presencial e o voto é registrado em cartório com os demais documentos da assembleia.

Lembre-se: é indispensável que o evento presencial ocorra, tanto para cumprimento de leis e convenções condominiais, quanto para permitir aos que não votaram remotamente possam fazê-lo na hora.

No modelo híbrido, entretanto, a gestão respeita todos os ritos de uma assembleia tradicional, mas fazendo uso de tecnologia para possibilitar a participação dos condôminos, aumentar o engajamento e respeitar o isolamento durante o período de quarentena.

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Checklist: Como organizar a assembleia remota perfeita

Para organizar sua assembleia da forma correta, existem algumas boas práticas a serem seguidas. Clareza, transparência e organização são fundamentais para os moradores terem segurança durante todo o processo de assembleia virtual. Daniel Carreira, do departamento jurídico da Superlógica, revelou 6 itens essenciais que devem estar no checklist de uma administradora viabilizando a votação eletrônica.

1) Ensine o síndico sobre o funcionamento da assembleia virtual

Explique ao síndico como a assembleia irá funcionar. Da organização, execução ao registro em cartório, sanando suas dúvidas em cada uma das fases. Ele precisa ter segurança do processo para ajudá-lo a divulgar a realização da assembleia virtual.

Ainda que a convocação e captação de votos eletrônicos sejam organizados pela administradora, é de suma importância que o síndico conheça os procedimentos. Afinal, será muito mais rápido se ele mesmo puder tirar as dúvidas do condômino, sem precisar encaminhá-las a administradora.

2) O edital de convocação 

Atente-se que, sendo realizada de forma híbrida ou totalmente presencial, o edital de convocação continua sendo parte crucial do procedimento. Para praticar o voto eletrônico com seguridade, evitando possíveis ajuizamentos, todos os pontos sobre a organização da assembleia virtual têm que ficar claros.

Estes pontos, sobretudo, precisam ser detalhados no edital:

  1. Período da Assembleia: diferente do modelo tradicional, a assembleia virtual pode acontecer durante vários dias ou semanas, com prazo limite para captação dos votos. Explicite no edital a data de abertura para discussões pareceres e captação de votos e a de encerramento da votação;
  2. Informar o tipo de assembleia (Ordinária, Extraordinária,ou simples) e que ela será realizada de forma híbrida;
  3. Oriente os  moradores sobre o processo: Como este é um processo novo para todo mundo, garanta que todos foram orientados a como utilizar as ferramentas necessárias, bem como explique os processos que levarão às decisões.

3) Seja claro nos itens de pauta para facilitar o voto

Quanto mais dúvidas os condôminos tiverem sobre determinado processo ou pauta, mais receosos eles estarão de fazer suas escolhas. Ao divulgar os itens de pauta, seja claro no texto e nas opções de voto. 

Traga detalhes sobre todos os itens da pauta. O que está sendo votado, fotos, imagens ou o que for necessário para trazer informações e permitir que a escolha do condômino seja realizada com tranquilidade.

Na Assembleia Virtual da Superlógica, pode-se adicionar imagens para complementar as descrições. Se quiser anexar um documento em formato PDF, como laudos e orçamentos, basta convertê-los para o formato JPG ou JPEG.

Se você elabora apresentações para realizar uma assembleia presencial, você também pode compartilhar essas  apresentações na assembleia virtual. 

4) Seja rápido para sanar as dúvidas dos condôminos

Durante o período de votação, os condôminos podem fazer comentários em cada item de pauta. Seja ágil e claro nas respostas, afinal suas respostas podem sanar dúvidas de muitas outras pessoas.

5) Como fazer a Apuração

No próprio edital de convocação, administradora e síndico deverão explicar o funcionamento da apuração de votos. Na conclusão da assembleia, ele juntará todos os tipos de votos coletados, tanto os enviados através do procurador, quanto os presenciais.

Lembre-se: cada unidade do condomínio tem direito a um voto em cada pauta. Ou seja, durante a apuração, é importante se certificar de que não há repetições ou diferentes representantes de uma mesma unidade votando na mesma pauta.

Além disso, é de suma importância a passagem da lista de presença da assembleia presencial, inclusive para provar a presença dos procuradores que estarão representando quem votou no ambiente virtual.

6) Coleta de documentos e registro em cartório 

Finalmente, o registro em cartório não será um grande problema se todos os processos foram seguidos da maneira correta:

  • Edital de convocação claro e explicativo: com detalhes sobre o tipo de assembleia, coleta de votos, caminhos de acesso para votação online, como utilizar as ferramentas, processo de apuração etc.
  • Abrir espaço para discussão e pareceres sobre as pautas na plataforma online – também será necessário imprimir alguns dos pareceres nas pautas, para demonstrar que houve discussão;
  • Procuradores devidamente munidos das permissões assinadas para representar quem votou online;
  • Lista de presença, identificando e ligando moradores e seus documentos às suas respectivas unidades;
  • Apuração minuciosa, se certificando que os quóruns necessários para as pautas foram alcançados, juntando e identificando os votos presenciais e por procuração;

Todos esses documentos (edital, pareceres, procurações, lista de presença e coleção dos votos), junto com a ata da assembleia, serão utilizados para o registro da mesma em cartório.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.

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