Aprenda a automatizar a conciliação bancária com um sistema de gestão

Um dos maiores desafios na operação rotineira de uma administradora de condomínios é a simplificação de tarefas repetitivas. Por exemplo, o comparativo entre as movimentações em uma conta bancária e as existentes no controle financeiro demanda muito tempo para processamento e conclusão. E a solução para isso é entender o que é conciliação bancária e como é possível automatizá-la.

Esse procedimento exige a dedicação exclusiva de um funcionário, que poderia estar atuando em uma área mais estratégica. Para pequenas e médias empresas (PMEs), sobretudo, a flexibilização de tal tarefa pode ter um impacto transformador, liberando esforços para o monitoramento, análise e melhorias no fluxo de caixa.

Por que continuar fazendo algo que atrasa seu foco no crescimento e rentabilidade se você pode automatizar o processo? 

Através do PJBank, conta digital para empresas que pode ser integrada ao Superlógica Condomínios, você pode eliminar essa preocupação. Além disso, há outras possibilidades para otimizar a rotina do seu departamento, como a aprovação de despesas e o cartão corporativo.

Você verá neste artigo:

1. O que é conciliação bancária?
2. Por que automatizar?
3. Automatização de remessa e retorno com o PJBank
4. Mais controle e benefícios para a administradora e o condomínio

O que é conciliação bancária?

Pense em todas as movimentações mensais feitas por sua administradora de condomínios em determinada conta bancária. Para manter uma varredura eficiente sobre a operação do seu caixa não basta apenas olhar para o extrato, é preciso fazer a conciliação com o próprio controle financeiro  realizado internamente.

Observe uma movimentação por cheque, por exemplo. Ao receber ou efetuar um pagamento por este meio, há um esperado período de atraso entre a emissão e a compensação no banco. 

Ou seja, sem o devido controle você não terá a real noção de seu fluxo de caixa. Neste cenário a conciliação bancária se faz essencial, ao conferir se as movimentações do seu controle e extrato estão concordando.

Por que automatizar?

Imagine o esforço de inserir e verificar cada uma de suas despesas e receitas manualmente. Isto é algo que exigiria um profissional do seu departamento financeiro dedicado exclusivamente à tarefa. Mesmo o uso de planilhas pode não ser o suficiente, pois ainda exige essa delegação de pessoas – além de manter o risco dos erros humanos.

Para resolver este impasse, o mais indicado é recorrer à ferramentas que facilitem o processo. Mais do que isso, um sistema de gestão financeira completo já lhe oferecerá uma funcionalidade mais simples para fazer a conciliação bancária, como há no Superlógica Condomínios.

Afinal, toda a sua rotina financeira estará documentada neste ERP, então fica mais prático fazer esse processo por ele próprio. O diferencial, porém, está na possibilidade de integrar a conta PJBank ao sistema para, assim, tornar a conciliação automática.

Com isso, o custo operacional para fazer um trabalho repetitivo é eliminado. O que será revertido em eficiência no escritório, melhor planejamento orçamentário e mais uma mente pensando no aspecto estratégico da sua empresa.

Como o PJBank automatiza o envio de remessa e retorno?

Para fazer a conciliação de cobranças, seja por boleto, seja pelo débito automático, é essencial saber o que são os arquivos de remessa e retorno. Esta é uma parte crucial do processo para empresas que realizam cobranças recorrentes.

• Remessa: arquivo que o cliente envia ao realizar um pagamento, contendo instruções que são analisadas pelo sistema do banco
• Retorno: após a análise, o banco envia um arquivo de volta a empresa.

Normalmente, essa operação seria feita manualmente por uma planilha ou importando os arquivos no seu sistema de gestão. Com o PJBank, no entanto, esse esforço não é mais necessário, todo o procedimento é feito pelo ERP integrado á conta digital.

Mais controle e benefícios para a administradora e o condomínio

A conciliação automática não é o único benefício para o mercado condominial. Com o PJBank, a administradora obtém mais controle sobre suas contas e pode até oferecer benefícios valiosos ao síndico.

Por exemplo, se uma despesa é lançada via aplicativo ou sistema de gestão, para que ela seja aprovada e o dinheiro saia do saldo bancário será necessária o sinal positivo, via app, de no mínimo duas das pessoas selecionadas. Assim, aumenta-se a segurança sobre as movimentações através de monitoramento em tempo real.

Outro recurso que pode ser usado é o cartão corporativo do PJBank, que além de usado internamente, pode ser cedido ao síndico para que ele efetue compras emergenciais – tudo com um saldo pré-pago. A alçada de aprovação de tais despesas é feita também com o procedimento de verificação citado logo acima.

A automatização de processos manuais e repetitivos é uma obrigatoriedade para administradoras de condomínios que planejam adaptar-se à transformação digital. A conciliação bancária não precisa ser mais uma tarefa morosa com funcionários exclusivamente dedicados. Através da integração entre PJBank e Superlógica, isso se descomplica e abre margem para você e sua equipe preocupar-se com a escala da sua empresa.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias e Educação. 

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.