Como facilitar a prestação de contas nas Assembleias Gerais Ordinárias
Por: Inayara Poiani5 Minutos de leituraEm 10/03/2020Atualizado em 07/10/2022
As assembleias são indispensáveis dentro de qualquer condomínio. Graças a elas é possível ter um momento para os condôminos se reunirem, discutirem e tomarem decisões acerca de questões administrativas que norteiam e afetam a rotina de todos os moradores. Existem diferentes tipos de deliberações, mas a mais importante é a Assembleia Geral Ordinária.
Também conhecida como AGO, essa reunião costuma acontecer logo no primeiro trimestre do ano. Esse caráter de urgência se deve aos assuntos-chave discutidos, como reformas, prestação de contas do condomínio e eleição de síndico.
Neste artigo você entenderá a importância das assembleias, quais são os tipos, os critérios para a aprovação de pautas e uma dica valiosa sobre como prestar contas de maneira eficiente e transparente. Confira!
- O que é Assembleia Geral Ordinária (AGO)?
- Assembleia Geral Ordinária x Assembleia Geral Extraordinária
- A maneira mais fácil de prestar contas em uma AGO
O que é Assembleia Geral Ordinária (AGO)?
É nessa reunião anual que são tomadas decisões de suma importância, que percorrerão a vida dos condôminos pelos 12 meses seguintes. Em primeiro lugar, a AGO possui uma finalidade primordial: prestação de contas.
Esse é o momento em que síndico e conselho, amparada pela administradora de condomínios, explana aos presentes tudo o que foi gasto no ano anterior. Ou seja, trata-se de um momento de transparência, em que moradores saberão sobre os custos que agregaram suas taxas condominiais.
Também, nesse momento serão feitas as novas propostas de gastos e/ou economias para os 12 meses seguintes. Então, vem o momento crucial: fazer uma previsão orçamentária para o próximo ano.
Além disso, também são discutidos salários de funcionários, mudanças de estruturas, sistemas de segurança e demais questões que envolvam gastos em geral. O valor da taxa condominial pode aumentar ou abaixar – algo muito raro de acontecer – nessa reunião. Por isso, a boa condução desse momento é crucial para evitar atritos com os moradores.
Os assuntos das assembleias
Veja alguns exemplos de assuntos que podem (e até devem!) ser discutidos na Assembleia Geral Ordinária:
- Despesas orçamentárias já previstas em anos anteriores;
- Novas despesas estruturais do condomínio;
- Reajuste de salários de porteiros, seguranças e demais funcionários;
- Aumento ou redução de gastos com sistema de segurança;
- Reformas e melhorias estruturais de áreas comuns;
- Contratação de novos serviços;
- Pinturas e outros reparos que porventura possam surgir em pauta;
- Eleição para um novo síndico e/ou corpo diretivo.
Esse último tópico é de suma importância para nesse momento. Isso porque muitas Assembleias Gerais Ordinárias aproveitam o alto volume de comparecimento dos condôminos para abrir a votação para a permanência ou substituição do síndico e da diretoria administrativa, caso possua.
Caso a AGO não atinja o quórum para votação em primeira convocação abre-se a possibilidade para uma segunda chamada. Se não houver quórum novamente, a eleição deve ficar a cargo dos votos dos presentes – exceto em casos de pautas que a legislação proíba a votação por falta do quórum.
Outro problema que pode acontecer na Assembleia Geral Ordinária é a rejeição das contas propostas. Neste caso, a assembleia deve deliberar as providências a serem tomadas, como a instituição de uma auditoria ou a convocação de uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE).
Assembleia Geral Ordinária X Assembleia Geral Extraordinária
Por falar em AGE, algo importantíssimo é saber diferenciar os dois tipos de assembleia. Afinal, os objetivos e relevância dos assuntos discutidos são muito diferentes
Veja a seguir as principais diferenças:
AGO
A Assembleia Geral Ordinária deve acontecer obrigatoriamente uma vez por ano. Essa determinação é amparada no Art. 24 da Lei 4591/64 e no Art. 1350 do Código Civil.
Como já citado acima, cabe a ela, principalmente, a prestação de contas do ano anterior, a aprovação de novos orçamentos e a eleição da nova administração. A lei prevê ainda que a AGO tenha data certa e definida para acontecer. Outra questão importante é a possibilidade de participação do inquilino, desde que o proprietário do imóvel não se faça presente.
AGE
Já a Assembleia Geral Extraordinária não tem uma periodicidade previamente definida. Ela pode ser convocada para tratar todo e qualquer assunto de relevância pública, até mesmo aqueles que já foram tratados e não solucionados nas AGOs.
A convocação da AGE é feita sempre que o síndico ou a diretoria perceba a necessidade de discutir uma ou mais pautas. Esse tipo de assembleia costuma ter menos aquisição dos condôminos, visto que geralmente é feita a deliberação sobre assuntos pontuais.
Existe outro tipo de assembleia dentro de um condomínio?
Sim, existe! Porém, ela é bem mais rara. A Assembleia Geral de Instalação (AGI) é feita para estrear um novo condomínio que acabou de ser entregue pela incorporadora.
Por isso, ela só existe uma vez por condomínio e, na maioria das vezes, os condôminos nunca ouviram falar dela. No entanto, muitas decisões importantes são tomadas nesse momento, como:
- Inscrição do CNPJ junto à Receita Federal
- Contratação de seguro obrigatório residencial
- Eleição do primeiro síndico (é previsto por lei que todo condomínio deve, obrigatoriamente, conter um síndico)
- Eleição de primeira equipe condominial (caso os condôminos achem necessário)
A maneira mais fácil de prestar contas dentro de uma AGO
A gestão condominial é feita com menos atritos quando há transparência e idoneidade. Muitas vezes, síndicos estão expostos à críticas e desaprovação sobre os gastos, pois eles são apresentados apenas em assembleia.
Há, porém, uma solução para esse atrito. Com a Prestação de Contas Digital do Superlógica Condomínios, as administradoras podem disponibilizar a pasta de receitas e despesas facilmente para os interessados. Documentos em formato PDF ou imagens podem ser anexados, facilitando o trabalho do síndico.
Também pode-se disponibilizar a prestação no aplicativo Área do Condômino, fornecido pela Superlógica. Isso permite transparência entre administradoras de condomínios, síndicos e condôminos, facilitando a relação entre todas as partes envolvidas.
Além disso, você traz uma inovação sustentável e segura ao condomínio. Ao digitalizar esses documentos, pelo Superlógica Condomínios, sua administradora elimina a necessidade de armazenar papel e confia isso a uma plataforma em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Aumentando o quórum da assembleia
Para prosseguir pautas importantes da gestão condominial, é necessário que os participantes da assembleia a aprovem. Mais do que isso, o quorum qualificado é necessário para assuntos cruciais de gestão e finanças.
Porém, é comum que essas reuniões não tenham uma alta taxa de aderência dos condôminos. Isso pode ser resolvido com a utilização de votos eletrônicos remotos.
O Superlógica Condomínios oferece a funcionalidade Assembleia Virtual, que permite a participação dos moradores nas decisões mesmo quando não puderem fazê-lo presencialmente. Assim, o evento físico faz-se necessário apenas para coleta dos votos de quem não pôde, ou quis, fazer pelo meio digital, explicações, apurações e “bater o martelo”.
Para utilizar a ferramenta não é necessário alterar a convenção - salvo quando ela proíbe explicitamente essa modalidade de voto. Ela tem amparo legal, sendo analisada por diversos advogados. Já o voto, é feito por procuração, com a assinatura do representante da unidade em um documento com declaração da intenção de voto, sendo que tudo é gerado pelo sistema e pode ser impresso pelo morador em sua casa (recomenda-se solicitar que condômino faça o reconhecimento de firma).
Sobre a Superlógica
A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias, Escolas e Cursos.
A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.
