Como emitir nota fiscal automaticamente?

A emissão de nota fiscal é uma rotina comum dentro de cada empresa. Assim que uma venda é concluída ou o serviço é prestado, o documento é gerado e enviado automaticamente para o cliente, certo?

Se você respondeu afirmativamente, provavelmente seu departamento financeiro já incorporou um sistema de gestão ERP para emitir nota fiscal de forma automatizada. Afinal, dentro de um negócio recorrente, os processos de faturamento e emissão de notas fiscais devem ser ágeis.

Mas se mesmo depois do advento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) você ainda emite suas notas de forma manual, uma por uma, então sua equipe deve estar perdendo produtividade. E pior: você está sujeito a erros que podem complicar a prestação de contas de sua empresa ao fisco.

O fato é que a emissão de nota fiscal de serviços precisa ser um processo homologado e integrado junto ao sistema da Prefeitura da sua cidade, para que funcione de forma rápida e livre de falhas.

Se você lida com a emissão de um grande número de notas fiscais por mês, existe uma forma de fazer isso em apenas um clique. O seu sistema de gestão financeiro pode realizar o processo de faturamento completo, incluindo a finalização com a emissão da nota fiscal.

Quer saber como?

Negócios recorrentes: faturamento precisa ser fácil e em lote

A nota fiscal se trata de um documento obrigatório. O processo de emissão de nota fiscal NF-e e NFS-e, relativo à venda de mercadorias ou prestação de serviços, respectivamente, deve ser efetuado, para efeito da legislação do imposto sobre a renda, no momento da efetivação da operação, conforme determina a Lei 8.846/1994, que dispõe sobre a emissão de documentos fiscais.

Cada Prefeitura trabalha de uma forma e acompanhar todas as especificidades pode ser complexo demais. Seu financeiro ainda precisa saber lidar com instabilidades, comuns nesse tipo de sistema.

Mesmo se você tiver um membro da equipe dedicado exclusivamente para essa função, dependendo do volume de notas emitidas por dia, essa tarefa se tornará custosa para o departamento e passível de erros.

Por isso, a palavra de ordem é que o seu sistema de gestão financeira seja capaz de fazer a integração de forma automática.

Como automatizar a emissão de notas fiscais no seu ERP?

A resposta é simples: automatizando o faturamento! Para negócios recorrentes, é fundamental contar com uma ferramenta que se encarregue do processo como um todo:

• Faça a geração automática das cobranças (seja em boleto bancário ou cartão de crédito);
• Possua uma régua de cobranças com o envio de notificações automáticas de e-mail e SMS;
• Faça a conciliação automática dos pagamentos recebidos;
• Emita as notas fiscais com opção de fazer isso a partir da geração das cobranças ou após a liquidação.

E para esse último item, o seu sistema de gestão ERP precisa estar integrado ao sistema das Prefeituras para que seja possível concluir essa tarefa de forma automática.

O Superlógica, sistema de gestão para assinaturas e pagamentos recorrentes, está integrado a mais de 300 cidades para emissão de nota fiscal eletrônica. É preciso apenas parametrizar uma única vez as informações de tributação no sistema. Também é necessário possuir o certificado digital A1, que funciona como um comprovante de identidade de uma pessoa física ou jurídica para as prefeituras.

Além de ERP, o Superlógica está integrado a diversos meios de pagamento, tanto para boleto quanto para cartão de crédito, o que aumenta a produtividade do seu time e proporciona a qualidade dos dados – afinal, estará tudo debaixo do mesmo teto.

Seu departamento financeiro é eficiente de verdade?

Essa é uma dúvida que todo gestor tem, não é mesmo? Existem alguns erros que são muito comuns na gestão financeira de negócios recorrentes. Uma forma de medir isso é calcular as horas diárias que são despendidas para a realização de atividades operacionais.

Se o método manual ainda é o único adotado, então, você pode estar, literalmente, perdendo dinheiro para executar rotinas que não irão proporcionar o desenvolvimento da sua empresa.

A emissão de notas fiscais é um exemplo de processo que pode ser automatizado. Se antigamente era necessário preencher cuidadosamente cada uma das notas, conferir os dados, enviar para a Prefeitura e depois enviar para o cliente, hoje essa realidade é completamente diferente.

E o que dizer sobre eficiência quando se trata de negócios recorrentes? Sua empresa precisa contar com sistema que faça a transmissão de informações de forma ágil para a Prefeitura e que faça o envio automático para os clientes.

Além da emissão de notas fiscais de forma automatizada, existem outras boas práticas que você pode adotar hoje mesmo no seu negócio recorrente. Ter um bom sistema de gestão financeira que trabalhe por você é um deles.

Checklist

Agora que já vimos um pouco mais sobre a emissão automatizada de notas, faça um checklist e verifique se você o seu financeiro ainda está lançando mão de operações ultrapassadas para tentar manter as rotinas fiscais em dia.

Verifique se esses desafios fazem parte do seu dia a dia:

• Você emite um número alto de notas fiscais por mês;
• Você faz o lançamento manual diretamente no site da Prefeitura;
• Você está lidando com burocracias desnecessárias ao enviar a nota para o e-mail do seu cliente;
• Você precisa ter alguém no departamento financeiro que fique responsável por essa função.

E, então, pareceu familiar? Que tal mudar isso?

 

Cobranças e nota fiscal no Superlógica

No Superlógica, é possível fazer a gestão de planos, assinaturas e contratos e também dos pagamentos (boleto e cartão de crédito). Além disso, o sistema conta com um painel completo de métricas para negócios recorrentes e módulo de gestão financeira.

Uma vez que as cobranças estão geradas no sistema, estas ficam disponíveis na tela do a receber. No caso de boleto, o sistema envia aos clientes conforme configurações da régua de cobrança. No caso de cartão de crédito, o sistema cobrará do cliente na data de vencimento.

É possível gerar e transmitir as notas fiscais tanto na geração das cobranças como após liquidação. Inclusive, é possível parametrizar esta regra diretamente no sistema. É possível também gerar as notas fiscais em lote, selecionando as cobranças diretamente na tela.

Após geradas, as notas ficam disponíveis para transmissão na tela de notas fiscais, bastando a configuração do certificado digital A1.