Aumente a eficiência da sua equipe de vendas com o acompanhamento de KPIs

Por Marília Quezado, da Meetime*.

Problemas de eficiência da equipe de vendas podem gerar grandes prejuízos para uma empresa, quer ela adote uma operação com Inside Sales (vendedores trabalham internamente na empresa), Field Sales (vendedor visita o cliente) ou mista.

Aqui na Meetime, nos referimos a esse prejuízo como “dinheiro deixado na mesa” – são aquelas oportunidades que tinham tudo para dar certo, mas que não foram para a frente por falta de acompanhamento, problemas na agenda do vendedor ou alguma outra razão relativamente simples de resolver. O segredo para o sucesso é entender o porquê dessa ineficiência e isso apenas é possível com acompanhamento dos KPIs certos.

O que são KPIs?

Key Performance Indicators, ou apenas KPIs, são métricas selecionadas para serem indicadores da performance de um processo ou pessoa.

Em vendas, esses KPIs podem ser específicos para etapas do pipeline, como número de ligações diárias ou taxa de conversão de leads para oportunidades, ou referentes ao processo como um todo, como taxa de conversão de lead para cliente ou tempo de rampagem dos vendedores.

Além de possuir um custo mais baixo, de modo geral, uma operação de Inside Sales também é mais fácil de acompanhar e otimizar. Ferramentas feitas especificamente para este segmento quantificam toda a operação comercial, tornando fácil identificar possíveis problemas e gargalos.

E ainda existe uma cultura muito forte de compartilhar benchmarks entre empresas que trabalham com Inside Sales, a fim de buscar uma operação com nível world class.

De nada adianta, por exemplo, dizer que um KPI para a sua empresa é número de deals no pipeline se seus vendedores não dão “perdido” nos leads sem fit.

Ligações ou e-mail por Rep por [período]

Ligações e e-mails são atividades diárias realizadas por Reps, certo? Essas e outras atividades do processo de prospecção podem ser acompanhadas, gerando métricas. São essas métricas de atividades que tornam possível acompanhar o trabalho diário do vendedor e entender o que pode ser melhorado.

Não basta dizer ao vendedor que ele precisa atingir a meta, é preciso ensinar a forma de fazê-lo e acompanhar o trabalho periodicamente. Se apenas podemos influenciar atividades, e não resultados finais, estas são AS atividades a serem influenciadas!

Leads e e-mails por Rep pode parecer uma métrica simples e sem sentido de acompanhar, mas este número vai determinar o restante da sua saúde comercial. Volume de ligações e e-mails enviados podem indicar se seu processo de prospecção está correndo como devia ou se seus leads estão sendo subaproveitados; se você está ligando para as pessoas certas, se seus Reps estão seguindo o processo comercial desenhado e até se você vai conseguir atingir a meta no fim do mês.

O problema é que CRMs e muitas das soluções de ligação utilizadas em vendas, seja Skype ou discadores, não possuem integração. E além disso, a maioria deles também não possuem registro de atividade, gravação de ligação ou geram métricas e relatórios completos sobre as atividades do time comercial.

Para fazer um acompanhamento de KPIs da melhor forma possível, é essencial ter esses número na palma da mão.

Opp-to-Sale (%)

Esse indicador diz respeito à qualificação como oportunidade dos leads gerados e enviados pelo time de marketing e que, posteriormente, se tornam clientes. Aqui, é preciso estar atento ao benchmark e a disfunções períodica que podem significar um problema na geração de lead, na abordagem, maturidade dos prospects, etc.

Para evitar problemas desse tipo, ter um Service Level Agreement entre Marketing e Vendas é essencial. Não sabe o que é isso? Um SLA é um documento (não precisa ser físico) indicando toda a relação entre as duas áreas, inclusive com perfil ideal, lead scoring, orientações para passagem de bastão, etc.

Você pode saber mais e criar o seu próprio SLA para alinhamento Marketing e Vendas aqui.

Relação entre meta e vendas realizadas (%)

Acompanhar a progressão dos resultados em relação à meta é uma ótima forma de mostrar aos vendedores, tanto individualmente quanto por equipe, o quanto de esforço é necessário até o fim do mês a fim de conseguir uma taxa de 100% da meta ou superior.

Com base nisso, é possível planejar campanhas, dar um gás na geração de leads, ir atrás dos deals que estão demorando para assinar ou focar ainda mais em demonstrações para empresas com fit e problema adequados.

Custo por Lead/Opp Médio

Entender quando custa um lead ou uma oportunidade para a sua empresa é essencial para saber em quanto tempo este cliente se paga (Lifetime Value), se o seu marketing está gastando muito na geração de leads sem fit, se algum canal gera melhores leads do que outro (Facebook e Google Ads, por exemplo), etc.

O Custo por Lead é um métrica calculada mês a mês, em geral, e não perder esta métrica de vista é importante para a saúde financeira da empresa como um todo. Afinal, você não quer trabalhar em déficit, certo?

Ciclo de Venda Médio

Entender quanto tempo leva para que um novo lead se torne cliente é essencial para planejar metas de vendas e receita, rotina de atividades dos vendedores, deals no pipeline e até ticket médio necessário para sustentar a sua operação.

O tempo do ciclo de venda vai mudar de acordo com o segmento da empresa e de seus clientes, e pode ser influenciado pelo método de prospecção (Inbound ou Outbound) e pela complexidade da venda. Em geral, deals a nível enterprise possuem um ciclo de venda maior e envolvem múltiplos decisores.

New MRR

New Monthly Recurrent Revenue é o valor fechado em um mês em contratos de receita recorrente (com prazo de um ano). Se uma empresa assinou um contrato com Mensalidade de R$ 300, o NMRR coletado com aquela conta é R$ 300. O NMRR do time é a soma dos valores mensais de contratos fechados naquele mês.

Para empresas de receita recorrente, este KPI indica o ritmo de crescimento da empresa e é a forma como a receita é projetada. Com isso, também é possível planejar o ritmo de crescimento, investimentos necessários ou que poderão ser realizados no período.

Muitas empresas utilizam este KPI como meta para os vendedores. Isso significa que, com base na projeção de crescimento desejada para a empresa, cada vendedor precisa fechar R$ X em NMRR a cada mês, a fim de atingir o objetivo.

Este indicador ainda vai dizer se será necessário realizar contratações a fim de atingir o objetivo. Afinal, existe um limite de produtividade do vendedor. Se a meta dele é R$ 1500 mensalmente, é possível utilizar estratégias para elevar um pouco, aumentando a produtividade, mas não é realista triplicar esta meta e esperar por um bom resultado.

Taxas de conversão

Existem diferentes taxas de conversão ao longo do funil de vendas e é preciso acompanhá-las a fim de entender a saúde do seu processo comercial.

Por exemplo: se sua empresa está com uma taxa de conversão de lead qualificado para cliente de 2% e o benchmark do seu setor está em volta de 8%, é preciso investigar o porquê. Já se existe um gap muito grande entre os leads que realizam diagnóstico e os que viram clientes, uma reformulação nos seus gatilhos de passagem para qualificação é necessária.

Cada um desses KPIs tem um propósito, e juntos eles vão determinar o quão saudável está a sua operação comercial e o que pode ser modificado a fim de ser mais produtivo e gerar mais negócios.

Um software de Inside Sales integrado com o seu CRM é capaz de te dar essas informações com apenas alguns cliques. Assim, seu time comercial pode focar em vender!

*A Meetime é um software de Inside Sales focado em aumento da produtividade dos vendedores e na otimização do processo de prospecção.