Tudo que sua empresa de SaaS precisa saber sobre emissão de Notas Fiscais
Por: Inayara Poiani7 Minutos de leituraEm 18/09/2020Atualizado em 29/03/2022
A emissão de Nota Fiscal é uma obrigatoriedade de toda empresa que comercializa produtos ou serviços. Com as empresas de pagamento recorrente, como as de SaaS (Software como Serviço) e assinaturas não é diferente.
A NF tem diversos fins tanto para o estabelecimento emissor quanto para o receptor. Algumas das finalidades são:
- Manter o comércio regular com os governos federais, estaduais e municipais;
- Garantir os direitos do consumidor;
- Recolher os tributos corretamente;
- Evitar a sonegação fiscal;
- Documentar a transação de bens ou serviços;
- Comprovar a idoneidade de um negócio;
- Garantir mais transparência nos processos de compra e venda.
Nesta publicação, explicaremos sobre sua importância, as condições legais e punitivas da emissão – e não emissão – da Nota Fiscal. Também, você entenderá como emitir uma NF-e e as vantagens em fazê-lo pelo ERP.
Você verá neste artigo:
- Diferenças entre Nota Fiscal e Nota Fiscal de Serviço
- Obrigações legais das empresas emissoras
- As vantagens da emissão de Nota Fiscal de forma eletrônica
- Por que um ERP é essencial nesse processo?
- Como emitir Nota Fiscal eletrônica de forma automatizada?
Diferenças entre Nota Fiscal e Nota Fiscal de Serviço
A NF é um documento que tem como função principal registrar a transferência de propriedade de um produto ou de uma atividade comercial prestada por um negócio a uma pessoa física ou jurídica.
Entenda ela como um documento completo, com informações e dados detalhados, que consta:
- Dados fiscais da empresa prestadora de serviço ou vendedora;
- Nome fantasia;
- Razão social;
- Endereço;
- CNPJ;
- Inscrição estadual;
- Tributos correspondentes;
- Frete (caso seja uma compra online ou com necessidade de entrega em casa);
- Dados pessoais do consumidor, como nome completo, telefone e endereço;
- Descrição dos itens, como cor, tipo, marca, série etc.;
- Quantidade de itens comprados;
- Valor de cada item e valor total;
- Forma de pagamento;
- Troco (quando houver).
Enquanto a NF comum serve para registrar vendas de bens e produtos, a NFs (Nota Fiscal de Serviço) é o documento emitido por empresas prestadoras de serviço, incluindo as que os oferecem de forma recorrente. Alguns exemplos são: empresas de SaaS, CRMs, academias, agências de marketing, assinaturas de jornais e consultorias financeiras .
Existem ainda outras modalidades deste documento para nichos específicos, como a Nota Fiscal de Importação e Exportação. Afinal, cada segmento e atividade é computado de diferentes formas pelo governo.
E o cupom fiscal?
Diferente da NF e NFs, o cupom fiscal é apenas um comprovante de compra e venda. O seu uso é mais comum em comércios varejistas. Trata-se de um documento mais simples, sem muitas informações.
Essa emissão é mais simples, pois pode ser feita em um emissor de cupom fiscal. Já a NFs-e eletrônica precisam de um software emissor. Ela gera um documento físico (DANFE) e um digital (XML).
Estes são os dados que comumente compõem o cupom fiscal:
- Nome da empresa;
- Local, data e horário da compra;
- Breve descrição do produto;
- Quantidade de itens comprados;
- Valor total da compra;
- Forma de pagamento.
Obrigações legais das empresas emissoras
Emitir Nota Fiscal não é um processo opcional a nenhuma empresa. Todas são obrigadas a fazê-lo nas transações com todo e qualquer cliente. Caso contrário, a empresa pode receber punições previstas em lei, que variam de multas a retenção de seis meses a dois anos.
Entenda as penalizações que o não contribuinte pode sofrer
A não emissão de nota fiscal configura o crime de sonegação fiscal, previsto na Lei 4.729/1965. Dentre outros termos, essa legislação define a sonegação de impostos como:
“Prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.
Ou seja, se o empresário não emitir o documento fiscal da forma correta, a Receita Federal não consegue validar e computar os seus dados, correndo risco de ser acusada de crime fiscal.
Outra forma que a sonegação pode se manifestar é na falsificação da NF. Cada documento deve seguir uma sequência lógica de numeração. Caso ela seja adulterada, acontece o que a área jurídica chama de “rejeição da NF-e”.
As penalidades vão desde multa, que variam de 10% a 100% sobre o valor de cada nota fiscal autuada. Esse valor pode ainda ser cumulativo.
De acordo com o Portal do Tributário, nos casos mais graves a penalidade pode chegar à reclusão de dois a cinco anos, além de uma multa de até 225% sobre o valor de cada nota.
IMPORTANTE: a fiscalização pode ser feita pelo “fisco” em até cinco anos. Portanto, é preciso armazenar os documentos em local seguro para ter acesso fácil, caso eles sejam solicitados pela Receita Federal.
Tributos envolvidos na declaração de impostos
Dependendo do tipo de produto e serviço que a empresa oferece, pode-se diferenciar os tributos. No geral, os principais são:
- ISS (Imposto Sobre Serviço) – Governo Municipal;
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias) – Governo Estadual;
- IR (Imposto de Renda) – Governo Federal.
Como é possível ser pego pela fiscalização?
Existe uma diversidade de instrumentos usados pela Receita Federal para investigar a sonegação de impostos. Alguns deles são:
- Análise de movimentações em cartões de crédito;
- Operações imobiliárias;
- Cruzamento de dados sobre pagamentos e recebimentos entre contas;
- Arquivos de entrada e saída entregues à Receita Federal.
As vantagens da emissão de Nota Fiscal de forma eletrônica
Existe uma série de vantagens, em diferentes esferas da sociedade, que essa regularidade com o governo pode trazer. E ela se potencializa mais ainda quando é feita por meios digitais. Veja abaixo os principais benefícios da emissão de NF-e
Para a empresa emissora:
- Redução dos custos com impressão e envio de documentos;
- Mais espaço para armazenamento;
- Redução de papéis desnecessários;
- Menor custo com processos burocráticos;
- Rapidez e agilidade na emissão da Nota Fiscal;
- Mais segurança e controle de dados pessoais do comprador;
- Mais segurança com os dados da própria empresa.
Para o consumidor final:
- Agilidade no processo final de compra;
- Perde-se a necessidade de preencher notas fiscais de forma manual;
- Menor chance de errar no preenchimento de dados pessoais;
- Garantia na troca e/ou devolução da mercadoria.
Para a sociedade como um todo:
- Redução no consumo de papel;
- Incentivo ao comércio eletrônico;
- Incentivo ao consumo do pequeno empreendedor, que às vezes não tem a capacidade de ter uma loja física;
- Criação e valorização do setor de negócios relacionados a emissão eletrônica de nota fiscal.
Por que um ERP é essencial nesse processo?
Emitir uma Nota Fiscal, porém, não é tão simples. A empresa precisa estar devidamente credenciada na Secretaria da Fazenda, saber exatamente qual o tipo de NF que o seu ramo de atuação precisa emitir e garantir um certificado digital de emissão.
Essa emissão pode ser feita de duas formas:
- Manual;
- Digital.
A grande maioria das empresas opta pelo digital, principalmente quando falamos de serviços de cobrança recorrente.
Quando falamos de mensalidades e, mais ainda, sobre uma grande quantidade de mensalidades, a emissão manual não é o ideal. Ela gera uma grande demanda para a empresa: gastando tempo, aumentando a burocracia, a mão de obra e, principalmente, gerando grandes possibilidades de ocorrer erros no meio do percurso.
É por isso que um Sistema Integrado de Gestão (ERP) é essencial para esse tipo de empresa. Além de automatizar o processo, ele o tornará mais seguro e econômico.
Vantagens em contar com um sistema de gestão automatizado
Um software de gestão para empresas de pagamento recorrente oferece muitos benefícios que vão além da emissão de Notas Fiscais. Uma ferramenta eficiente permite a automatização de cobranças, visualização de métricas importantes, gestão de planos de contrato e a agilização em processos repetitivos.
Ao optar por um sistema totalmente integrado, essas funcionalidades são centralizadas em um único lugar. Isso facilita o fluxo de trabalho dos diferentes departamentos do negócio e reserva em ambiente digital documentos importantes, como a própria NF-e.
Veja o que mais um ERP automatizado pode fazer:
- Conciliação bancária automática;
- Reajuste de contratos;
- Suspensão e cancelamento automático de assinaturas;
- Gestão da inadimplência;
- Ferramenta para realizar acordo;
- APIs e Webhooks com outras ferramentas essenciais;
- Diversificação de meios de pagamento;
- Integração com Conta Digital;
- E muito mais!
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Como emitir Nota Fiscal eletrônica de forma automatizada?
No Superlógica Assinaturas, é possível automatizar a emissão de Nota Fiscal de duas formas: por lote ou avulsa. Assim, poupa-se tempo dos responsáveis que podem encerrar rapidamente essa demanda e se preocupar com tarefas mais estratégicas.
Também, com as demais facilidades oferecidas no sistema, todo o processo pode ser automatizado, para isso basta:
- Fazer a geração automática das cobranças;
- Utilizar a régua de cobrança para envio de notificações sobre o vencimento;
- Conciliar automaticamente os recebimentos;
- Finalmente, emitir as NF a partir da geração das cobranças ou liquidação. Aqui a automatização é possível integrando o Superlógica Assinaturas ao sistema das Prefeituras.
Confira abaixo como funcionam as emissões por lote e avulsas!
Emissão por lote
Nesse processo a emissão é feita em lotes, a partir de uma cobrança já criada dentro do sistema. Tudo é feito de forma intuitiva, basta cadastrar as informações e as Notas Fiscais serão transmitidas à Prefeitura e enviadas para o cliente diretamente. Para isso, só é preciso um único comando.
Nesse modelo, existem três formas de seguir o processo:
- No momento em que as cobranças foram geradas;
- No momento em que as cobranças são liquidadas;
- De forma manual a partir das cobranças.
Na geração das cobranças
Acessar o menu “Receitas” e clicar na opção “Gerar cobranças (Faturar)”.
Clicar no ícone da engrenagem ao lado direito da tela.
Descer a barra de rolagem e clicar na opção “Emitir NF na geração de cobranças”.
E clicar em “Salvar”.
Pronto! Nesse caso, a data de emissão da nota fiscal será a mesma da data de emissão da cobrança.
Na liquidação das cobranças
Clicar no meu “Receitas” e selecionar uma das duas opções: “A receber” ou “Recebidas”.
Clicar no ícone da engrenagem ao lado direito da tela.
Descer a barra de rolagem e clicar na opção “Emitir nota fiscal ao liquidar as cobranças” e “Marcar as NFs para serem imediatamente enviadas para sefaz ou prefeitura”.
E clicar em “Salvar”.
Também nesse mesmo menu, é possível fazer uma configuração para que as notas, ao serem geradas, já fiquem para transmissão. Para isso, é preciso ativar também a opção “Marcar as NFs para serem imediatamente enviadas para sefaz ou prefeitura”.
Manualmente
No menu “Receitas”, clicar em “A receber” ou “Recebidas”.
Selecionar as cobranças que deseja emitir e clicar em “Emitir nota fiscal”.
Confirmar a data de emissão, os impostos e clicar em “Emitir”.
Emissão avulsa
O software também dá a opção de gerar as notas fiscais de forma avulsa, sem vínculo com alguma cobrança. Basta fazer o seguinte:
Vá ao menu “Receitas” e clique na opção “Notas fiscais”.
Clique em “Nova nota fiscal” e escolha o tipo de nota entre: “nova nota de serviço”, “nova nota de venda” ou “nova nota de fatura”.
Insira as informações da nota do cliente, como serviços ou produtos, valores, retenções e deduções. Clique em “Salvar”.
Com esse sistema automatizado de gestão financeira, a empresa fica menos burocrática, mais organizada e com maior agilidade para resolver o que realmente importa, já que boa parte da mecânica operacional está nas mãos do Superlógica Assinaturas!
Sobre a Superlógica
A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.
