Vantagens em fazer a conciliação bancária pelo sistema de gestão para empresas de SaaS

Toda empresa precisa ter uma gestão financeira eficiente e organizada, afinal essa é uma das áreas mais importantes do negócio. Uma das funções deste setor é fazer a conciliação bancária, algo que exige muita atenção porque é suscetível ao erro quando feita manualmente.

Os erros podem prejudicar consideravelmente o fluxo de caixa da empresa. Para evitar que esse tipo de falha humana aconteça, a empresa deve recorrer a um sistema de gestão completo e pode até automatizá-la totalmente.

Para empresas de SaaS e assinaturas, esse processo é ainda mais fundamental, afinal com as cobranças são recorrentes o controle periódico precisa ser minucioso. Quando bem realizado, a assertividade das métricas que envolvem as receitas e despesas é muito melhor.

Além disso, ao automatizar o processo, os colaboradores que habitualmente dedicam muitas horas nessa tarefa podem se concentrar em atividades mais estratégicas. Seu papel quanto à conciliação começa a ter um viés mais analítico para pensar em melhorias para a gestão financeira.

Veja neste artigo:

• O que é conciliação bancária?
• É possível fazer conciliação bancária por planilhas?
• Como funciona a conciliação bancária?
  • A conciliação bancária no Superlógica Assinaturas
• As vantagens em automatizar a conciliação bancária pelo seu ERP
• Como funciona a integração com o PJBank?

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é a realização da conferência entre os extratos bancários e o controle financeiro interno das empresas, tanto das movimentações de entrada quanto as de saída.

Tal controle é feito pelos arquivos de remessa e retorno. A remessa é o documento enviado ao banco para registro das cobranças geradas no sistema, quando a cobrança é paga pelo cliente é necessários processar  de volta a empresa o arquivo de retorno. O funcionário, então, compara os documentos com o controle interno através dos extratos.

Dessa forma, é possível verificar se todas as entradas e saídas estão condizentes com o que consta no extrato. Se não estiverem, é necessário entender o que aconteceu e ajustar para que fique tudo organizado e sem demais prejuízos para o negócio.

Quando a empresa não faz a conciliação bancária de forma correta, pode se transformar em algo bastante prejudicial. Por exemplo, os valores recebidos via cartão de crédito, débito, boletos e até transferência nem sempre ficam disponíveis na mesma data, afinal os prazos de compensação são diferentes. Sem esse controle minucioso, as falhas podem aparecer somente depois e comprometer todo o fluxo de caixa.

É possível fazer conciliação bancária por planilhas?

Muitas empresas utilizam um sistema de gestão para automatizar processos. Isso automatiza diversos processos, mas raramente o sistema possui a possibilidade de automatizar a conciliação bancária.

Como uma alternativa completamente ineficiente, algumas ainda fazem esse controle de forma manual, através de planilhas. O processo, assim, se torna ainda mais trabalhoso, com todas as despesas e receitas precisando ser checadas múltiplas vezes. Caso os erros sejam identificados, é necessário solicitar a compensação dos valores indevidos.

E a ocorrência de erros são ainda mais latentes. Sem contar cria a necessidade de dedicar um funcionário para realizar exclusivamente essa tarefa, quando ele poderia tomar uma posição mais estratégica na sua empresa de software as a service (SaaS).

As planilhas, por si só também são um risco. Elas podem até ser um componente paliativo para quando se tem poucos clientes, mas a base e os quando os pagamentos recorrentes aumentam, as contas ficam mais complexas. Um erro simples, pode comprometer todo o caixa.

Também, é muito fácil se confundir em meio à demanda quando se trabalha com muitas delas. E há ainda um risco atrelado à perda de arquivos, sobretudo quando você as utiliza e armazena em computadores e hard drives externos (HDs externos, pen-drives etc.).

Como funciona a conciliação bancária?

A tecnologia vem trabalhando em prol de automatizar cada vez mais os processos internos das empresas de serviços recorrentes. Com a conciliação bancária não é diferente. Mesmo utilizando um sistema de gestão em nuvem para mitigar os riscos, é possível fazê-la de forma ainda mais eficiente.

A conciliação bancária no Superlógica Assinaturas

A ferramenta de conciliação do Superlógica Assinaturas já adianta muitos processos. Sendo possível realizar a conciliação de maneira mais simples e intuitiva através da plataforma.

Basta clicar em Financeiro → Conciliação Bancária, processar o arquivo recebido pelo banco e selecionar a conta bancária.

A partir daí você visualiza todas as movimentações realizadas na respectiva conta bancária. Note que algumas instituições não fornecem a informação do Saldo no documento, por isso aparecerá o selo Indisponível.

Quando as informações de entrada (remessa) e saída (retorno) forem exatamente iguais o saldo do dia especificado aparecerá com o selo Conciliado. Porém, quando as informações forem discrepantes, o selo será Diferença no dia.

Para corrigir isso, basta passar o cursor por cima da despesa não conciliada e clicar no ícone a esquerda Buscar por despesas.

Finalmente, você busca pela despesa equivalente, podendo utilizar o nome do fornecedor, o número do documento ou cheque, a conta (categoria) – nossa sugestão é de que você realize a busca pelo valor exato do lançamento. 

Quando encontrá-la basta clicar na caixa de seleção e em Utilizar esse pagamento.

A despesa aparecerá ao lado direito, estabelecendo uma correlação com o lançamento escolhido.

Simples e intuitivo, certo? Mas tem como tornar o processo ainda mais eficiente. A integração do Superlógica Assinaturas com o PJBank permite que a conciliação entre extrato, boleto e cartão seja completamente automatizada.

As vantagens em automatizar a conciliação bancária pelo seu ERP

A utilização de um ERP é essencial para melhorar gestão dos processos de qualquer empresa, sobretudo para empresas que vendem assinaturas e mensalidades. Sem um sistema que gerencie as demandas recorrentes, fica quase impossível organizar todos os processos, inclusive os financeiros.

Se esse ERP possuir uma integração que faça a conciliação bancária de forma automática, facilita muitas das dificuldades da rotina são minadas. Bem como é possível ter mais segurança e verossimilhança nos dados. 

Confira algumas das principais vantagens ao adotar a conciliação automatizada diretamente pelo ERP da empresa.

Diminuição de erros e mais controle de fluxo de caixa

Um sistema de gestão financeira já facilita muito o controle de fluxo de caixa, mas se a conciliação bancária tiver de ser feita manualmente, isso já atrapalha o andamento dos processos.

Supondo que há um saldo R$100.000,00 no caixa da empresa no início do mês e, após os primeiros 15 dias, houve um gasto de R$25.000,00 e um lucro de R$20.000,00, então a análise final é de que há R$95.000,00 sobrando para o resto do mês, certo? Não necessariamente!

Quando a conciliação bancária é feita de forma manual, erros de digitação, por exemplo, podem ser muito comuns. Uma despesa pode ser documentada da forma errada, o que prejudica o planejamento mensal da sua empresa e as tomadas de decisão.

Automatizando o processo, com o PJBank, a assertividade da transação aumenta e diminui os riscos de erros simples como digitação.

Gestão financeira otimizada

Uma gestão financeira eficiente é um objetivo universal para qualquer gestor de negócios de SaaS e assinaturas. Porém, isso é impossível sem um bom sistema de gestão que automatize processos para apoiar a rotina da empresa.. 

É possível visualizar com mais detalhes e assertividade o fluxo dos recebimentos porque os valores das contas da empresa são unificados nos mesmo lugar, possibilitando um controle maior do que entra e sai.

Além disso, uma gestão financeira automatizada também facilita o trabalho do setor financeiro que não precisa se atentar aos mínimos detalhes dos dados, porque o sistema já faz essa análise minuciosa.

Diminui o risco de fraudes

A confiança é uma das bases nas relações entre um líder e seus colaboradores. No entanto, quando se trata de mexer com o dinheiro da empresa todo cuidado é relevante. Automatizando a conciliação bancária no ERP esse risco diminui bastante.

Primeiro, porque os meios de segurança dos sistemas de gestão são eficientes, possibilitando o cadastro de senhas e acessos diferenciados para quem utiliza o software – diferente das planilhas. Também, a atualização dos dados dos recebimentos é muito rápida, permitindo que a conferência seja feita a qualquer momento ao acessar o sistema de gestão. 

Isso facilita bastante na hora das tomadas de decisões para investimentos, por exemplo, que podem ser analisados com base nos dados mais atuais. Outra vantagem é poder acompanhar os recebimentos praticamente em tempo real.

Aumento da produtividade dos colaboradores

Realizar funções operacionais acaba limitando o potencial dos colaboradores que poderiam ser mais produtivos em tarefas estratégicas.

Certas tarefas podem ser facilmente eliminadas com a utilização de um ERP. A automatização desses processos permite delegar o funcionário para desempenhar um papel mais analítico ou voltado para a relação direta com seus clientes.

Essa é uma boa maneira de estreitar os laços desse indivíduo com sua empresa. Tirando-o de tarefas morosas e repetitivas, ele sentirá que está sendo envolvido em um papel mais importante dentro da instituição.

E, principalmente, você coloca mais cabeças pensantes para entender como pode aprimorar seus demais processos financeiros, com ideias para reduzir custos e aumentar o lucro, realizar planejamentos e traçar metas de crescimento eficazes.

Como funciona a integração com o PJBank?

O Superlógica Assinaturas é um ERP próprio para empresas de pagamento recorrente, ou seja, que recebem por assinaturas. Além de um extenso cardápio de ferramentas para otimizar sua gestão, ainda é possível integrá-lo ao PJBank.

O PJBank é uma plataforma de serviços financeiros que oferece uma série de facilidades com essa união. São disponibilizados desde os recebimentos via cartão e boleto até uma conta digital exclusiva para sua empresa realizar as operações do dia a dia.

Todos esses serviços são disponibilizados através do próprio ERP, centralizando suas operações bancárias no mesmo sistema em que faz a gestão financeira do negócio. 

Dentre as facilidades, a integração com a conta digital oferece a possibilidade de automatizar 100% a conciliação de recebimentos e despesas da sua empresa. Ou seja, o único esforço estará em fazer o acompanhamento regular através do sistema de gestão.

Para saber como funciona essa integração, é preciso entender antes alguns processos feitos por empresas que realizam cobranças de forma recorrente, como é o caso das empresas SaaS.

Podemos dizer então que há uma escala na qual você pode otimizar esse processo:

1. Na primeira e mais ineficiente, há o processo manual. Ele exige uma série de ações do seu colaborador, tomando horas do dia entre usar o emitir a remessa, utilizar e aguardar o processamento do sistema do banco e conciliar despesa por despesa;
2. Na seguinte, com um sistema de gestão, o processo fica mais centralizado e é feito numa plataforma segura que facilita a identificação de inconsistências;
3. Finalmente, na última há a automatização total do processo, eliminando riscos e um gargalo operacional do negócio.

→ Ativar o PJBank é gratuito e pode ser feito diretamente pelo ERP. Para saber mais preencha o formulário abaixo e aguarde o contato do nosso consultor!

Conclusão

Fazer a conciliação bancária é essencial, principalmente em empresas SaaS que realizam cobranças recorrentes de seus clientes, mas esse processo pode ser muito mais simples se for automatizado, deixando os profissionais da área financeira com foco mais estratégico e eliminando custos operacionais que são necessários quando esse processo é feito manualmente.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.