5 motivos para ter um software de gestão recorrente

Você recebe pagamentos e faz cobranças recorrentes na sua empresa? Então sabe que adaptar um software de gestão transacional não resolve todo o seu problema. Você terá dificuldades em gerenciar os pagamentos, as cobranças e as vendas, pois o software não é um ERP recorrente.

Mas não é difícil entender o porquê de tentar adaptar para essa realidade. Muitas empresas que estão na economia da recorrência vendiam transacionalmente antes e já utilizavam um software de gestão. Estão acostumados a operar o ERP que utilizavam e, muitas vezes, não sabem que existem soluções exclusivas para empresas de cobrança recorrente.

Mas como funciona um software de gestão recorrente? Entenda a seguir.

O que é um software de gestão recorrente?

Um software de gestão recorrente (ou ERP recorrente) é um software de gestão financeira-administrativa para empresas que estão inseridas na economia da recorrência. Ele se diferencia do ERP tradicional, pois negócios que realizam pagamentos recorrentes têm certas peculiaridades.

Nesse modelo, em vez de vender um produto, você negocia o acesso a um serviço: em vez de comprar um box de uma série ou DVD de um filme, o cliente assina o Netflix. Isso também aconteceu na indústria fonográfica com o Spotify e com diversas empresas que negociavam licenças de software e acabaram vendendo um serviço como a Adobe, com a sua suite de programas, e a Microsoft, com o Office.

Os principais processos em uma empresa baseada na economia da recorrência são:

• O foco não é vender o produto e sim fortalecer o relacionamento;
• As métricas são completamente diferentes;
• O lucro de cada venda entra para o seu fluxo de caixa em pequenas quantidades e mensalmente, em vez de uma grande quantidade de uma vez só;
• Existem diversos modelos que podem ser implementados com uma semelhança: a precificação tem de ser atrativa para o consumidor;
• O Marketing para negócios recorrentes tem duas funções: gerar leads e reter.

Agora que você já sabe o que é um software de gestão recorrente, listamos 5 benefícios de usá-lo.

1. O software de gestão recorrente automatiza o gerenciamento de pagamentos

Um ERP transacional vai considerar cada mensalidade como uma nova transação, uma nova compra. Ou seja, todo o processo operacional que envolve uma nova venda será repetido de forma desnecessária todo mês. Isso faz com que seus custos aumentem exponencialmente.

Um software de gestão recorrente vai automatizar completamente os pagamentos. É possível configurar uma régua de cobranças personalizada para que você não precise realizar esses processos toda vez lembrando o cliente da mensalidade.

Na hora de configurar a regra, não existe segredo. Você precisa ver o que vai se encaixar melhor com a realidade daquilo que oferece e dos seus clientes.

2. – É muito mais fácil acompanhar a jornada do cliente

Em uma empresa transacional, a jornada do cliente tem um começo, meio e fim muito bem definidos. Começa no pedido, passa pela aprovação do pagamento, desenvolvimento da solução e termina com a entrega – com alguns processos nesse meio tempo.

Adaptar essa jornada de um ERP transacional para um negócio recorrente é custoso. Afinal, a jornada do cliente acontece durante todo o período que o cliente permanecer na sua base, ou seja, o ideal é que seja infinita, pois o foco de uma empresa que cobra mensalidades é reter o cliente ao máximo.

O software de gestão recorrente acaba com esse problema. Ele acompanha o cliente de ponta a ponta sem ter nenhum gargalo no meio do caminho.

3. – A conciliação bancária é muito mais fácil

Conciliação bancária é o ato de conferir se o seu controle financeiro interno está batendo com o saldo da sua conta. Para realizar esse processo, é necessário que você analise nota fiscal a nota fiscal, boleto a boleto e extrato a extrato.

Vai ser necessário que uma pessoa do seu time financeiro se dedique exclusivamente a essa tarefa. Você vai acabar perdendo dinheiro que poderia ser investido em outro lugar.

Um software de gestão recorrente vai reunir todas suas transações, sejam elas de crédito ou de débito, em apenas um lugar. Assim, a sua conciliação será automatizada poupando tempo da sua empresa. Sim, você entendeu certo. A conciliação bancária deixa de ser manual e a sua empresa ganha em eficiência.

4. – Automatização da emissão das notas fiscais

Com um ERP recorrente não é necessário mais emitir notas fiscais manualmente, conferindo os dados, enviando para prefeitura e, só depois depois de tudo isso, encaminhar para o cliente.

É possível emitir notas fiscais em massa e encaminhar para os órgãos responsáveis dentro do template personalizado selecionado para o seu negócio.

5. – Mais facilidade para acompanhar as métricas da empresa

Uma empresa recorrente não sobrevive sem o acompanhamento constante das métricas. O empresário precisa ter na ponta da língua qual é o CAC (Custo de Aquisição do Cliente), MRR (Receita Mensal Recorrente), LTV (Valor do Tempo de Vida do Cliente), Ticket médio e Churn (taxa de cancelamento) do empreendimento (entre outras variáveis tão importantes quanto).

Por acompanhar a jornada do cliente de forma correta, o sistema de gestão recorrente vai ter a possibilidade de reunir todas elas em um ambiente sem correr o risco de perder em algum momento do processo.

Por estar em contato direto com seu cliente, também é possível analisar de forma mais assertiva o perfil dele. São diversos dados que podem ser obtidos tanto em relação às características dele (cargo, profissão, cidade/estado/país, idade, gênero) quanto ao uso que faz do sistema (qual ferramenta engaja mais, qual o momento do engajamento, etc.).