Comunicação e trabalho assíncronos: o futuro do mercado!

Com o trabalho remoto cada vez mais em evidência, conceitos que sustentam a maneira mais efetiva de executá-lo também vêm à tona. Um que ganhou grande destaque é a comunicação assíncrona entre colaboradores.

É preciso buscar pela melhor maneira de repassar informações durante a rotina do trabalho. Um processo bem estabelecido pode trazer resultados ainda melhores que presencialmente.

Já existem diversos estudos que revelam os ganhos de produtividade durante o trabalho remoto. Além disso, há uma gama de atividades que não precisam ser desempenhadas em um escritório – sem qualquer perda na qualidade do serviço prestado.

A assincronia é um processo que propicia ganho de eficiência no desempenho de funções e entrega de resultados. Mesmo que, essencialmente, ele não seja uma exclusividade do teletrabalho, a sua execução tem uma ligação intrínseca com o sucesso na transição para esse modelo.

Você verá neste artigo:

1. O que é comunicação assíncrona?
2. Qual a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?
   1. Qual é o modelo mais produtivo
   2. A palavra com quem entende: o caso da Atlassian
3. Os benefícios da comunicação assíncrona
4. As ferramentas para otimizar o trabalho assíncrono
5. Boas práticas para a gestão da comunicação institucional

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona é o processo interacional entre indivíduos ou grupos em que o receptor da mensagem não a receberá ou responderá imediatamente. Ou seja, o outro interlocutor não replicará simultaneamente, como nas conversas habituais.

Há ainda uma importante distinção a ser feita. Quando aplicado às relações de trabalho o conceito de assincronia, ela não deve ser confundida com seu homônimo no campo da computação, que trata do fluxo de transmissão de dados.

Em teoria, não há uma grande distinção entre os elementos da comunicação – que já conhecemos do linguista russo Roman Jackobson – do modelo assíncrono e síncrono. Para a mensagem ser transmitida de um emissor a um receptor, ela precisa passar por um canal (físico ou virtual) e um código (a língua portuguesa). A diferença está apenas na discrepância de tempo entre as respostas e nas maneiras para eliminar os “ruídos na comunicação”.

No entanto, o modelo não é uma exclusividade das atividades à distância. Ele já era bastante usado em empresas com grandes quantidades de funcionários. Isso auxilia, principalmente, na priorização das solicitações mais urgentes, respondendo às demais apenas quando for oportuno.

Já no contexto do trabalho remoto, a assincronia é uma necessidade. Sustentada por bons processos, ferramentas coerentes com as demandas e engajamento dos colaboradores é possível ser tanto quanto ou até mais eficiente do que em um modelo síncrono e presencial.

Qual a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?

Se a comunicação assíncrona se manifesta na ausência de simultaneidade nas respostas, o modelo síncrono exige o oposto. Nele, o interlocutor participa de uma troca de mensagens* em tempo real ou com espaços muito curtos entre as réplicas.

*Mensagem, nesse caso é o objeto da comunicação, e não o canal. Ou seja, trata-se do tema ou assunto do que está sendo discutido.

Por um lado, a comunicação síncrona é necessária para tratar de assuntos urgentes. Para gestão de crises internas ou com clientes, é importante ter os tomadores de decisões da empresa conversando e ouvindo ao vivo para chegar na solução o mais rápido possível, por exemplo.

No entanto, pense bem, quantas vezes algo nessa mesma ordem de urgência surgiu em seu trabalho? Quantas atividades realmente importantes surgem ao mesmo tempo?

No dia a dia, em grande parte, as tratativas podem ser organizadas de acordo com suas tarefas essenciais diárias e as demandas esporádicas mais urgentes. 

Todos os outros assuntos, mesmo que com determinado nível de importância, podem ser tratados de maneira assíncrona. Na verdade, até os grandes projetos da sua empresa podem ser realizados em tempos diferentes.

Por exemplo, se você fornece serviços de software e está desenvolvendo uma nova funcionalidade, não é necessário que seus desenvolvedores fiquem em contato constante na mesma área do projeto. Com ferramentas de gestão de projetos e metodologias apropriadas eles podem ser muito mais produtivos em tarefas e até horários de atividade distintos.

Qual é o modelo mais produtivo?

Mas afinal, qual é a mais produtiva? A comunicação síncrona ou assíncrona?

Enquanto as respostas simultâneas podem ser essenciais para momentos específicos, sobretudo as emergências, a sincronia não precisa fazer parte de todo o seu dia. Ou melhor, ela não pode!

Manter uma série repetida de contatos em tempo real é cansativo e contraproducente. A publicação “Sobrecarga colaborativa”, da Harvard Business Review, revelou uma problemática que nasceu desse modelo coletivo criação e execução de ideias.

Pelo levantamento, o tempo passado em tarefas colaborativas nas empresas aumentou em pelo menos 50%.

O que de início parece um reflexo positivo nos escritórios, esconde desafios difíceis de superar quando já enraizados. O mesmo estudo mostrou que os colaboradores passam 80% do seu expediente respondendo chamadas, mensagens e participando de reuniões. 

Isso, naturalmente, deixa muito pouco para as tarefas-chave do seu dia a dia, com o colaborador precisando ficar mais tempo para terminar as tarefas. Isso mina a produtividade, aumenta a chance de erros e pode contribuir para o acúmulo de estresse.

A comunicação e o trabalho assíncrono são uma resposta direta que resolve a maior parte desses problemas!

A palavra com quem entende: o caso da Atlassian

Mesmo quando envolvem diversas pessoas em seus processos, as atividades rotineiras não precisam acontecer, necessariamente de forma simultânea. Quem descobriu isso na prática foi Jose Morales, Head de Global Field Operations da Atlassian, empresa com diversas soluções para gestão de projetos como Trello e Jira.

Em um depoimento ao portal OasisLab, ele revelou como um grupo de desenvolvedores conseguia manter-se eficiente sem interações constantes e simultâneas. 

“Apesar de estarem conversando, eles estavam fazendo isso de forma assíncrona, porque não queriam interromper alguém que estava codificando. Então, eles postavam um trecho de código que eles queriam compartilhar ou um vídeo de gato. Não importa o que era. E os engenheiros retomavam um horário diferente, e você pegava a conversa”, revelou Morales.

Os benefícios da comunicação assíncrona

Para a boa execução do trabalho remoto na sua empresa, o equilíbrio da comunicação é fundamental!

Sim, você precisará de interações síncronas em alguns momentos. Mas a assincronia é o elemento que tem mais encaixe para os afazeres à distância. 

Isso por que grande parte dos desafios para a transição ao teletrabalho envolvem processos e distrações. Com uma metodologia que não exige respostas imediatas para todos os contatos, tais gargalos podem ser mais facilmente superados.

Veja abaixo os principais benefícios da comunicação assíncrona:

Maior controle sobre a jornada de trabalho

Uma característica em particular do trabalho remoto é a flexibilidade na jornada diária do colaborador. Nesse modelo, muitos podem optar por trabalhar em casa, o famoso home office.

Desempenhar as atividades no conforto do lar também envolve ter que lidar com uma série de distrações. Crianças, animais de estimação, obras e outros barulhos de vizinhos são alguns dos desafios constantes para a execução das tarefas.

Adotando um modelo de trabalho e comunicação assíncronos a organização do tempo do colaborador entre resolver seus assuntos pessoais e profissionais fica muito mais dinâmico e inclusivo. Assim, ele consegue organizar sua jornada de maneira que possa concluir suas demandas em tempo hábil.

Mais planejamento = menos estresse

Com mais planejamento e organização entre a vida profissional e pessoal, o funcionário obtém ganhos significativos em um elemento essencial: a qualidade de vida.

Ao tentar realizar realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo e responder todos imediatamente, o indivíduo gasta muito de sua energia mental. Isso acarreta em mais estresse, o que contribui para problemas de saúde e até com a insatisfação em relação a empresa e o próprio trabalho.

Oferecer um sistema de comunicação no qual o colaborador consiga se planejar melhor, diminui drasticamente o acúmulo de cansaço. Consequentemente ele fica mais produtivo e reconhece melhor suas prioridades.

Comunicação com melhor qualidade

Um bom processo de comunicação é importantíssimo para o prosseguimento eficiente das atividades de uma empresa. Informações incompletas ou mal compreendidas podem resultar em erros nocivos à organização.

Uma troca de mensagens síncrona comumente envolve informações picotadas e interrupções constantes que atrapalham o raciocínio. Mais ainda, para evitar tais confusões, os contatos tendem a seguir por mais tempo até que se tenha uma visão clara do que realmente precisa ser feito.

Nos processos assíncronos, por outro lado, há um estímulo maior para que as mensagens sejam o mais completas possíveis. O briefing de ideias, seja para uma ação de marketing ou criação de um novo produto, é mais objetivo e direto, sendo o restante do contato voltado à dúvidas pontuais e acertos.

Outro ponto positivo é o tempo maior para a observação de erros que a própria pessoa possa ter cometido. Rever suas mensagens e documentos sem os vícios e concepções construídas no desenvolvimento inicial delas ajuda a captar equívocos e melhorias.

Foco no que gera valor

Controle, planejamento e qualidade na comunicação somados resultam em uma produtividade acima da média para os colaboradores. E o ganho principal está no entendimento desse indivíduo sobre quais são suas prioridades para o momento.

O foco geral das atividade em qualquer empresa deve ser sobre o que gera valor para ela, principalmente em ganhos de receita, e na otimização dos serviços para seus clientes. Sem os ruídos na comunicação, que tende a ser mais clara e conclusiva, é mais fácil entender quais são as demandas mais urgentes.

Contrate quem você quiser, de onde quiser!

O ambiente digital promove uma característica ímpar: a quebra de barreira físicas. Quase que intrínseca ao trabalho remoto, o acesso à ferramentas online permite a universalização dos recursos. Ou seja, não importa onde a pessoa estiver, ela utilizará as mesmas soluções que seu colega de trabalho a quilômetros de distância.

A transcendência da presencialidade também oferece à empresa a possibilidade de contar com talentos de todos os lugares do Brasil e do mundo. Basta que a empresa conte com plataformas em nuvem que cumpram esse papel.

Naturalmente, a comunicação também é um dos processos facilitados. Por exemplo, imagine que, ao aproveitar tais oportunidades, a empresa contrate um colega com o qual você trabalhará diretamente, mas morando em um fuso horário e cultura completamente diferentes. Isso não será um empecilho, pois no modelo assíncrono a troca de mensagens e tarefas não é feita de forma simultânea.

As ferramentas para otimizar o trabalho assíncrono

O trabalho remoto é um conceito que caminha junto com as inovações tecnológicas. Sem o apoio de soluções hospedadas na nuvem é impossível realizar as tarefas rotineiras de maneira integrada e eficiente.

Como mencionamos, a comunicação assíncrona é um componente praticamente intrínseco a esse modelo. Dessa forma, a tecnologia também é fundamental para sua implantação na rotina dos funcionários. 

Confira abaixo as principais ferramentas para executar a comunicação assíncrona:

Chats e comunicação corporativa

Naturalmente, o primeiro elemento que deve ser considerado são os canais diretos de comunicação. Ou seja, é preciso escolher uma ferramenta pela qual seja possível enviar mensagens, imagens e arquivos. 

Soluções que ofereçam possibilidade de realizar conversas por voz e por vídeo também ajuda nos momentos em que o contato é mais urgente. Além disso, a criação de grupos e ambientes separados para cada time ou departamento é o tipo de funcionalidade que auxilia na simulação de um ambiente de escritório.

Em estágios preliminares, é comum que empresas se usem primordialmente o e-mail e o WhatsApp, porém existem alguns problemas em concentrar a comunicação corporativa nesses canais. No primeiro, é comum que mensagens se percam entre as centenas de recebidas diariamente na caixa de entrada. Já no segundo, há a problemática de misturar canais pessoais com profissionais.

O ideal é procurar uma solução que atenda às necessidades da empresa e centralize a troca de mensagens. 

Veja algumas opções:

• Rocket.Chat;
• Slack;
• Discord.

Gestão e planejamento de projetos

Com o canal de contatos em mãos, outro detalhe que precisa ser imediatamente resolvido é o ambiente para gestão de projetos. Cadernos e agendas servem a nível pessoal, mas não coletivo, e as planilhas não são a maneira mais eficiente de se organizar demandas.

Uma ferramenta focada na gestão de tarefas ajuda não só a organizar os to do’s (a fazer), como também evita a necessidade de contatos desnecessários para saber sobre o andamento de uma determinada demanda.

Algumas dessas ferramentas até oferecem personalizações interessantes para o seu tipo de atividade. No Trello, por exemplo, você pode criar tags (etiquetas) que identificar o nível de importância das tarefas.

Veja algumas opções:

• Trello;
• Jira;
• Monday.com.

G-Suíte

As ferramentas do Google são grandes facilitadores para quem trabalha em ambiente online. Muito do que antes precisava ser feito em máquinas individuais e compartilhado via pen drives, e-mails ou até impresso pode ser acessado por todos da empresa sem dificuldades.

Isso facilita diversos processos e torna o trabalho assíncrono muito mais eficiente. Pense nos contratos, por exemplo. Para redigir um novo era necessário estar junto do seu departamento jurídico ou passar por diversas etapas de envios de arquivo para chegar em um documento final, certo? 

Com o Google Docs isso já não existe mais. Documentos podem ser editados simultaneamente ou em momentos diferentes do dia por pessoas diferentes. Isso facilita o processo de cocriação, agiliza a obtenção de versões finais e poupa tempo ao permitir que os envolvidos em um projeto possam editá-lo em momentos diferentes do dia.

Através do pacote de ferramentas do Google, a G-Suíte, ainda é possível armazenar arquivos no Drive, trabalhar com planilhas, criar apresentações, enviar formulários e muitas outras facilidades para o trabalho remoto.

Uma que auxilia muito nesses momentos é o Google Calendar. Através dele é possível conferir as agendas dos funcionários da sua empresa, sendo mais assertivo na hora de marcar reuniões. 

CRM

Os programas de Customer Relationship Management ajudam a integrar áreas da sua empresa que precisam estar em completa sintonia. Vendas, marketing e atendimento ao cliente trabalham juntos para trazer receita a sua empresa e manter sua base satisfeita. Por isso, é importante que eles tenham um lugar para centralizar e progredir com suas tarefas.

Um bom CRM deve possuir ferramentas para ajudá-los a gerar oportunidades, automatizar fluxos de mensagens e e-mails, registrar e segmentar os contatos e tantas outras atividades de suas rotinas.

Esse tipo de controle é essencial para o trabalho assíncrono, visto que o progresso dessas atividades e a “passagem de bastão entre departamentos” não precisa de um contato direto entre os funcionários. A solução em si, ao centralizar informações, deixa que cada um acesse-as nos momentos necessários.

Veja algumas opções:

• HubSpot;
• Resultados Digitais;
• leadlovers.

ERP

Os ERPs são onde seus times administrativos e financeiros concentram as atividades. A dinâmica é semelhante à descrita acima, sobre os CRMs, mas com um porém: ele é ainda mais fundamental para sua empresa.

Esses sistemas de gestão são o motor do seu departamento financeiro. As automatizações e facilidades que eles oferecem fazem com que os processos corram muito mais rápidos e, principalmente, com menos chances de erro. 

Ainda, a centralização das atividades e informações combina com o objetivo de tornar o trabalho assíncrono mais eficiente. Por exemplo, ao invés de perder tempo para solicitar demonstrativos de receitas e despesas a alguém do time financeiro, você pode consultá-los diretamente na ferramenta.

Hoje, existem plataformas de gestão para todos os segmentos e modelos de negócio, atendendo às particularidades de cada.

Veja algumas opções:

• Superlógica Condomínios (para administradoras de condomínios);
• Superlógica Imobiliárias (para imobiliárias);
• Superlógica Assinaturas (para empresas de SaaS, software e negócios online).

Boas práticas para a gestão da comunicação corporativa

Por fim, separamos algumas dicas e boas práticas para que a sua comunicação corporativa se mantenha eficiente:

• Seja objetivo nas mensagens: já deixe claro o que precisa logo na primeira mensagem. Se você esperar a pessoa responder o “oi, tudo bem?” para então passar as informações, estará apenas atrasando o processo;
• Se atente aos detalhes: passe absolutamente todas as informações necessárias para que o interlocutor tenha o menor número de dúvidas possível. Já na sua solicitação, envie todos os detalhes que são importantes para ser respondidos ou incluídos no projeto, mesmo as que você acredita que ele já saiba;
• Use o canal certo para a finalidade certa: é comum que existam múltiplos canais de comunicação nos times. Uns são utilizados para o contato profissional e outros para conversas descontraídas, por exemplo. Por isso, é importante saber por onde cobrar respostas, use canais de resposta rápida (como WhatsApp e Messenger) apenas para contatos urgentes;
• Tenha paciência: a comunicação assíncrona pressupõe que mensagens e tarefas são realizadas em tempos diferentes, de acordo com a necessidade e prioridade. Se você não foi respondido no tempo que desejava, aguarde. Mensagens sucessivas podem atrapalhar a concentração de alguém que está desempenhando um trabalho crucial naquele momento;

Marque reuniões apenas quando necessário: reuniões podem tomar muito tempo do expediente, por isso agende uma apenas quando o assunto demandar. Se é algo que pode ser respondido por texto, envie a mensagem e aguarde a resposta.

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Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.