Se você é um corretor imobiliário experiente ou dono de uma imobiliária, você sabe que a rotina imobiliária é composta por diversos processos importantes.

Conhecer todas as atividades que são executadas dentro da sua empresa, é o primeiro passo para gerenciar seu negócio com qualidade. Não acompanhar tudo que está sendo executado na imobiliária podem te custar tempo e dinheiro.

Para que você consiga diagnosticar todos os procedimentos realizados, listamos nesse artigo algumas dicas de como otimizar as principais atividades que compõe uma rotina imobiliária.

DIMOB e declaração de rendimentos

Se você faz esses registros manualmente e armazena os documentos necessários para a declaração – como notas fiscais – em um desktop,  saiba que você está perdendo produtividade e ainda corre o risco de cometer erros que podem gerar consequências graves, como multas e até mesmo fiscalizações.

Nessas duas obrigações, a melhor alternativa é sempre se organizar na rotina imobiliária.

Opte por ferramentas que automatizem a geração das Notas Fiscais, registrando elas diretamente no site da prefeitura.

Essa funcionalidade está disponível em Sistemas de gestão imobiliária, que também possuem a automação da geração da DIMOB, ou seja, ele já gera o arquivo pronto para ser submetido ao programa da Receita Federal.

Acesso fácil a Contratos

É por meio do contrato de locação e/ou venda que a negociação ganha validade jurídica, permitindo a imobiliária assegurar a todas as partes envolvidas de que os acordos firmados anteriormente estão registrados e serão mantidos.

Por ser um documento de validade jurídica, é fundamental que esse documento fique sempre disponível a todos que precisem visualizá-los. Portanto é preciso garantir que eles fiquem acessíveis, porém, seguros e nesse momento é bom contar com um software de gestão imobiliária.

Com ele, seus documentos ficam armazenados em nuvem (100% online) e podem ser acessados por através de qualquer dispositivo conectado à internet.

Essa plataforma também facilita a rotina imobiliária, pois controla a quantidade de contratos que estão ativos e quantos são fechados por mês, permitindo uma otimização do gerenciamento da sua empresa.

Atendimento e controle de captação

Para controlar o atendimento aos possíveis clientes, uma dica é utilizar um sistema que registre tudo que é conversado nesse momento de captação.

Utilizar um CRM, otimiza essa parte da rotina imobiliária, substituindo o uso de ferramentas obsoletas como planilhas, que são mais suscetíveis a perdas de dados, uma vez que ficam sob controle de uma única pessoa.

Esse tipo de organização ajuda não só na administração e compartilhamento de informações, mas influencia diretamente na qualidade do atendimento oferecido ao cliente. Além disso, organizar essa etapa colabora com a produtividade da imobiliária, já que dá agilidade e segurança aos processos.

Geração e envio dos boletos

Especialmente em imobiliárias que atuam com locação, essa tarefa ocupa bastante tempo da equipe. Se o seu objetivo é ter mais produtividade, realizar a emissão dos boletos um por um, para enviar a cada cliente, se torna uma tarefa incompatível com o seu propósito.

Ainda mais se você ainda utiliza planilhas como seu instrumento de gestão.

Para otimizar essa etapa utilize ferramentas que tragam automação, como o sistema de gestão para imobiliárias. Esse tipo de plataforma é capaz de gerar todos os boletos de uma forma simples, oposta a antiga maneira ter que emitir diretamente no internet banking.

Após cadastrados os contratos e suas cobranças, mensalmente é preciso apenas um clique para que todos os boletos sejam gerados de uma só vez. E, após sua geração, o sistema tem uma ferramenta que automatiza o envio dos boletos para seus clientes.

Cobrança

Se a inadimplência faz sua equipe perder muito tempo cobrando esses clientes, é preciso rever esse processo com urgência. Uma rotina imobiliária inteligente conta com sistema que facilita o controle desse índice e oferece ferramentas para diminuir as ocorrências de clientes inadimplentes.

Um software de gestão imobiliária permite que você agende o envio dos boletos e notificações de cobranças em aberto por e-mail e SMS e junto as mensagens, é enviado o link do boleto atualizado.

Isso diminui o re-trabalho da sua equipe em ter que ficar gerando e enviando esses boletos e diminui a necessidade das ligações de cobrança.

Para otimizar esse processo, a automatização é a melhor alternativa.

Outra funcionalidade que pode ajudar nessa tarefa é o inovador aplicativo para locatários. Ele é integrado ao seu sistema de gestão e permite que os seus inquilinos acessem facilmente, pela tela do celular, as informações do contrato de locação, sem a necessidade de ter que entrar em contato com a sua imobiliária.

Repasse do aluguel

Essa é outra atividade que pode ter uma eficiência maior com um sistema de gestão imobiliária. Recentemente, foi lançado uma ferramenta que realiza o repasse do aluguel ao proprietário automaticamente. Você deve estar se perguntando como isso é possível.

É muito simples na verdade: o sistema, após a liquidação da cobrança, reconhece no pagamento o valor que deve ser pago ao proprietário, já descontando taxas como a de administração e repassa o valor devido ao proprietário de forma automática. Impressionante, não?

Utilize a ferramenta certa para otimizar a rotina imobiliária.

Você viu que administrar todas essas atividades não é fácil. Ainda mais se elas são realizadas através de ferramentas ultrapassadas, que podem gerar um retrabalho muito grande para a sua equipe. Esse cenário não é favorável para quem aposta em produtividade para expandir seus negócios.