Por que as planilhas são insuficientes para gestão imobiliária?
Não é difícil encontrar imobiliárias que ainda utilizam planilhas como a sua principal ferramenta de trabalho principalmente aquelas menores e/ou que estão no início de suas operações. Elas são mais baratas, aparentemente fáceis de trabalhar e suportam uma grande quantidade de dados e informações.
Os gestores imobiliários e funcionários realizam todos os processos nessas planilhas: controle do financeiro dos imóveis, da imobiliária, relatórios gerenciais e muitos outros.
Porém, conforme seu negócio vai crescendo, as responsabilidades e rotinas se tornam mais pesadas. Com isso, sua equipe fica sobrecarregada e os erros começam a ser frequentes.
Quando os problemas começam a ameaçar sua imobiliária, é preciso encontrar ferramentas de trabalho efetivas e que otimizem as atividades para sua equipe. Confira nesse artigo como otimizar seus resultados com a ferramenta certa.
A grande responsabilidade que envolve a gestão imobiliária
Ser gestor imobiliário não é tarefa para qualquer um. Afinal, são muitas responsabilidades e obrigações que precisam ser acompanhadas de perto. Ainda mais para aquelas imobiliárias que fazer a administração de carteiras de locação e vendas.
É preciso administrar os bens de terceiros, intermediar a relação entre proprietários e locatários e ainda gerir o próprio negócio.
E além de todas essas obrigações, existe um agravante ainda maior: os processos são realizados manualmente, através de planilhas em excel.
Mas, para um melhor entendimento do porque essa ferramenta de trabalho é prejudicial, é preciso adentrar mais afundo nos principais pontos da administração de uma imobiliária.
A batalha entre as ultrapassadas planilhas e a tecnologia dos softwares imobiliários
A tecnologia se reinventa e transforma a cada segundo. A todo momento nasce novas atualizações, novas ferramentas e mais rápido um recurso que era inovação do momento, do dia para a noite fica obsoleto.
E foi exatamente isso que aconteceu com as planilhas. Há alguns anos elas foram a tecnologia do momento, pois tornaram possível tirar as anotações do papel e colocar em um arquivo diretamente no computador. Além do mais, eram consideradas ferramentas baratas, pois se comprava a licença vitalícia.
Com as necessidades de mudança e de inovação, principalmente em processos repetitivos, foi preciso desenvolver algo que permitisse realizar atividades de forma mais rápida, com mais segurança, da qual todas as informações estivessem centralizadas.
A partir dessa demanda, foram criados os softwares imobiliários. Dentre suas vantagens, a que mais se destaca é a automatização de rotinas e segurança das informações. Apesar de seus benefícios claros, muitas imobiliárias ainda se sentem receosas em apostar nesse tipo de sistema.
Por isso, apesar das planilhas serem ferramentas problemáticas e obsoletas, ainda são muito comuns nos dias de muitas imobiliárias.
Qual é o tamanho da responsabilidade que as planilhas tem nos problemas da minha imobiliária?
Não tem como negar que, o trabalho manual é o principal culpado por todas as dores de cabeça, enfrentados diariamente na sua imobiliária. Para alimentar as planilhas, é preciso que seja desprendido um longo tempo da sua equipe, para digitar e conferir se as informações estão sendo cadastradas corretamente, além de atualizar os dados diariamente e verificar se os cálculos estão sendo feitos de forma correta.
Por vezes fórmulas dão erro, números são digitados erroneamente e ninguém percebe, além dos dados ficarem desatualizados. Fora que não existe integração das informações ao resto da equipe, uma vez que cada parte fica alocado no computador do responsável por determinada atividade, o que prejudica ainda mais a produtividade e compartilhamento de informações importantes.
Faça um mapeamento das falhas que ocorrem na sua imobiliária e tente compreender com a sua equipe do porque a mesma está acontecendo. As chances desses erros, estarem ocorrendo devido a uma ferramenta que atrapalha e causa mais sobrecarga, são altas.
Quais são os prós e contras de cada uma das ferramentas?
Tudo no nosso cotidiano tem as suas vantagens e desvantagens. Isso também vale para as ferramentas que utilizamos para executar nossas rotinas.
Vamos agora compreender quais são os prós e os contras das planilhas e também dos software de gestão imobiliária:
Planilhas
Prós X Contras
- É mais “em conta”, pois o valor é desembolsado apenas uma vez;
- É mais simples de ser utilizada, não exige um treinamento prévio para utilizar.
- Não permite automatizar rotinas, tudo é feito manualmente;
- Os dados não são atualizados em tempo real;
- Não é possível compartilhar a planilha, pois o risco das informações serem preenchidas incorretamente, ou sobrepostas são altas.
- Fórmulas para realizar cálculos e gerar gráficos são muito complexas e apresentam erros.
Softwares imobiliários
Prós X Contras
- Automatiza todos os processos imobiliários;
- Tem treinamento para aprender a utilizar o sistema, além de suporte para as principais dúvidas/problemas;
- O sistema é inteiro em nuvem, o que permite que todas as informações sejam compartilhadas em tempo real, entre todos os usuários do sistema;
- As ferramentas e chaves de segurança são atualizadas constantemente.
- Possui integração com outros sistemas;
- É um investimento mensal, pois seu pagamento é recorrente. Logo o custo pode parecer muito superior ao da planilha
Para decidir, é preciso colocar tudo na ponta do lápis.
Se você ainda está em dúvida se um sistema para imobiliárias é vantajoso, basta colocar tudo nos cálculos. Além de observar a lista de prós e contras de cada um, faça uma conta rápida:
Some todos os prejuízos que a sua imobiliária está tendo mensalmente, decorrentes de falhas causadas pela utilização de ferramentas ultrapassadas.
Inadimplência, valores descontados incorretamente dos locatários, pagamentos de repasses errados por falha de digitação.
Ao observar essa disparidade e desperdício que as planilhas estão causando no seu negócio, não fica difícil entender que é preciso mudar o quanto antes e inovar na escolha da ferramenta, não é mesmo? Então qual o melhor tipo de sistema para a sua imobiliária?
A Superlógica é uma Plataforma de Gestão Financeira de Locação e Vendas. Ajudamos imobiliárias que querem otimizar suas rotinas, oferecer mais qualidade para os locatários e proprietários e se posicionar no ambiente online de forma competitiva.
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