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Como as administradoras de condomínios podem se preparar para 2019

Por: Equipe Condomínios6 Minutos de leituraEm 19/12/2018Atualizado em 10/02/2021

Para as administradoras de condomínios, a chegada do mês de janeiro é marcada pela conclusão de um trabalho de planejamento estratégico e operacional iniciado nos meses de outubro, novembro e dezembro.

Mas, antes de dar as boas-vindas ao novo ano, é fundamental ter a certeza de que a casa está em ordem.

E nesse sentido, o planejamento orçamentário é uma das principais ações que as administradoras precisam conduzir. É a partir dele que são definidas e aprovadas uma série de decisões que vão permear os 12 meses seguintes.

Pensar e planejar o ano como um todo é necessário, principalmente, porque existem sazonalidades em que os gastos aumentam e esse impacto não deve ser sentido pelos condôminos de uma única vez.

Essa situação fica bem evidente no final de ano: os meses de novembro e dezembro são marcados pelo pagamento do 13° salário, abonos para funcionários e prestadores (as famosas “caixinhas”), decoração de Natal, entrega de cestas natalinas, enfim, a lista é bem longa. E todos esses gastos precisam ser aprovados em assembleia.

Por este motivo, para lidar bem com essas questões, é de extrema importância contar com um bom planejamento. Porém, não basta apenas prever o orçamento. É necessário também contar com as ferramentas certas que ajudarão sua administradora a desempenhar, de forma assertiva, as ações planejadas.

Ainda mais nesse momento que existe uma expectativa otimista para a retomada do crescimento econômico do país em 2019. Dentro deste cenário positivo, com toda a certeza, surgirão novas demandas e desafios para o mercado de administração de condomínios.

Por isso, vamos saber agora como sua administradora pode se organizar e contar com a melhor gestão no decorrer de 2019.

Saiba como começar o ano com o pé direito e um passo à frente da concorrência!

Orçamento: conte com uma ferramenta de gestão durante o ano todo

Como já falamos na abertura deste texto, é de suma importância começar o ano com um planejamento de gastos já aprovados. Ainda mais quando se trata de administrar demandas específicas de cada condomínio e ainda diluir, de forma adequada, as despesas sazonais que acontecem, principalmente, na época de final de ano.

Para tornar a administração desse orçamento mais eficiente, você precisa se assegurar de ter um processo mais rápido e simples. Um bom sistema de gestão de condomínios pode ajudar de diversas formas.

Quando sua administradora conta com um software de gestão feito sob medida para o segmento, é possível ter a inteligência da análise dos gastos do ano anterior e ainda acrescentar a inflação e reajustes do próximo ano. Tudo para que a sua previsão orçamentária seja construída sob uma perspectiva real.

Um sistema adequado para a gestão de condomínios também lhe permite fazer as personalizações de acordo com as necessidades de cada condomínio. Assim, você pode atribuir, de uma única vez, as especificidades do empreendimento e ficar tranquilo na gestão do dia a dia.

Se a sua administradora ainda faz a gestão do orçamento de forma manual ou com o apoio de planilhas de Excel, esse é o momento ideal para você rever esse processo.

Afinal, o término de um ano traz consigo a oportunidade de repensar e mudar tudo o que não funciona para que um novo ano comece com todas as demandas organizadas e planejadas.

Prestação de contas digital: mais transparência e agilidade

E já que falamos sobre revisão e modernização de processos, existe um em particular que pode reduzir tempo e esforço de sua administradora: a prestação de contas.

Essa obrigação legal já pode ser feita de maneira completamente eficiente a partir da prestação de contas digital. Esse é um benefício que veio para agregar mais transparência no relacionamento entre as administradoras e demais partes envolvidas no processo da gestão de condomínios.

Esqueça os calhamaços de papel e o risco de perder documentos importantes. Armazene e organize os comprovantes de pagamento, balancetes, orçamentos e contratos em um ambiente digital totalmente seguro, sem a necessidade de se preocupar em manter um espaço físico.

Cumpra todos os requisitos legais compartilhando os documentos com síndicos e condôminos de forma simples, em um local que pode ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet. Muito simples, não?

Saiba que essa é uma funcionalidade que o seu sistema de gestão de condomínios pode lhe oferecer.

Gestão das cobranças: evite a inadimplência no período de férias

O final do ano também traz um desafio: o controle da inadimplência. Isso ocorre, pois com a chegada do período de férias, o pagamento do boleto do condomínio pode ser atrasado ou até mesmo ignorado pelos condôminos.

Uma das formas de contornar isso é contar com uma boa régua de cobranças, que se encarregará de enviar, no momento oportuno, os lembretes sobre os vencimentos próximos e, também, as cobranças para os pagamentos em atraso.

O seu sistema de gestão de condomínios pode fazer isso, usando canais como e-mail e SMS.

E o melhor de tudo: ele fará isso de forma automatizada. Assim, sua equipe cria as regras e as mensagens de uma única vez dentro do sistema e depois disso não precisa mais se preocupar.

Essa é a melhor maneira de evitar que a inadimplência se torne um risco para o orçamento do condomínio. Caso contrário, sua administradora precisará enviar os boletos com antecedência para que eles sejam recebidos em tempo, antes do recesso de final de ano.

Entretanto, se você quiser evitar atropelos, existe uma forma bastante eficiente de engajar o condômino e disponibilizar tudo o que ele precisa para se manter em dia com o pagamento da taxa de condomínio: o autoatendimento.

Vamos ver como isso é possível a seguir:

Autoatendimento: facilidade para o cliente e maior controle para as administradoras de condomínios

E já que falamos em controle da inadimplência, um bom sistema de gestão de condomínios pode dispor de uma área exclusiva para que os moradores acessem o seu histórico de cobranças e, ainda, gerarem rapidamente a segunda via atualizada de boletos.

Essa é uma facilidade que otimiza o dia a dia dos clientes e melhora o processo de organização e gestão dos recebimentos por parte das administradoras.

De forma inquestionável, contar com uma área de autoatendimento impacta diretamente no controle da inadimplência, uma vez que os clientes têm à disposição todo o seu histórico financeiro, de forma prática e sem burocracia.

Pense em quantos pedidos de segunda via de boletos sua administradora recebe todos os dias. Não seria muito mais eficiente se o seu condômino pudesse acessar esse documento de forma independente?

Nesse período de férias, esse é um grande aliado das administradoras na luta contra a inadimplência. Pense nisso!

Aplicativo: comunicação mais eficiente com os condôminos

Com a chegada das festas de final de ano e do período de férias, aumenta a frequência dos pedidos de reservas dos espaços comuns, como áreas de lazer.

Não seria mais fácil organizar essas demandas com apenas o toque de um dedo? Isso já é possível e esta conveniência pode ser obtida dentro do seu sistema de gestão.

Sua administradora pode contar com um aplicativo que abriga todas as informações importantes para vida em condomínio. Adotar essa solução irá permitir que os moradores façam, de forma prática, a reservas das áreas comuns e recebam no próprio celular a confirmação.

Além de ser um canal efetivo para o atendimento dessas solicitações, o aplicativo também pode facilitar o acesso dos moradores a documentos importantes como atas de reuniões, regras de convivência e consulta do histórico financeiro da unidade.

Essa é uma solução muito útil, que cai como uma luva nesta época do ano. Ofereça praticidade e comodidade para o seu cliente!

Reforço das medidas de segurança

Outro item que merece atenção no período de final de ano e férias são os procedimentos de segurança. Afinal, o maior número de pessoas circulando dentro dos condomínios pode facilitar a ação de bandidos.

É por isso que contar com um aplicativo, que facilite a divulgação de comunicados é indispensável para sua administradora. Essa ferramenta pode fazer muita diferença no sentido de assegurar que as medidas de segurança sejam devidamente reforçadas junto aos moradores.

O aplicativo também é o veículo de comunicação ideal para fixar lembretes sobre os cuidados necessários que devem ser tomados antes de sair para viajar: como desligar o registro do gás, fechar bem as torneiras, retirar os equipamentos eletrônicos da tomada, entre outros.

Simples e útil!

Porteiro: acesso mais seguro

O volume atípico de pessoas circulando dentros dos condomínios durante o período de férias exige ferramentas mais ágeis para auxiliar o controle de entrada e saída.

E para melhorar a comunicação entre moradores e porteiros existe uma ferramenta chamada “Porteiro”, uma funcionalidade que pode ser adicionada ao aplicativo.

Ela traz uma maior eficiência no controle de segurança e informações que trafegam nas portarias de todo condomínio, com a garantia de integridade no acesso de prestadores de serviços e visitantes.

Isso é possível, pois o morador pode fazer o cadastro prévio, solicitando antecipadamente, a liberação. Por essa funcionalidade, também é possível conversar, em tempo real, com o porteiro em um chat.

O Porteiro decreta o fim dos problemas de comunicação entre os condôminos e portaria, eliminando o tempo de espera e, consequentemente, o risco de exposição dos visitantes.

Nesse período de férias, essa é uma ferramenta indispensável para uma gestão de condomínios mais efetiva e próxima das reais necessidades dos condôminos.