O que é BPO de cobrança e quais são suas vantagens?

Otimizar processos tem sido uma das principais preocupações de empresas de todos os segmentos. Com isso diversas tecnologias favoráveis têm surgido para suprir essa demanda, como é o caso do Business Process Outsourcing (BPO). Mas, de fato, o que é BPO?

O que é BPO?

BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing, que traduzido em português seria “Terceirização de Processos de Negócio”. Apesar da tradução trazer a palavra “terceirização”, existem algumas diferenças ele e a terceirização comum que conhecemos. 

Contratar um BPO é, de forma simplificada, contratar uma outra empresa especializada em um serviço que é necessário para o seu negócio. A diferença para uma terceirização simples é que ele utiliza muita tecnologia e automatização de processos para atingir os objetivos da empresa contratante.

O BPO possui recursos e profissionais capacitados para atender as mais variadas demandas. Existem fornecedores deste tipo de serviço para diversos segmentos como processos jurídicos, recursos humanos, análise de dados, contabilidade, gestão financeira e cobrança.

O que é BPO de cobrança?

O BPO de cobranças vai cuidar de uma área muito importante para a empresa. Como o nome sugere, a empresa tomará conta cobranças dos seus clientes, desde funções mais simples como a atualização de boletos até a cobrança dos inadimplentes.

Ao adotá-lo, a empresa não precisa mais se preocupar com essa tarefa burocrática e operacional. O serviço contratado irá realizar todos os processos necessários para evitar que a inadimplência aumente, usando a tecnologia e ferramentas de escala a seu favor, como a régua de cobrança.

As áreas otimizadas pelo BPO de cobrança são variadas, entre elas: gestão de pagamentos, emissão de boletos, gestão de receitas arrecadadas, prestação de contas sempre disponível para os condôminos e para a administradora, gestão de inadimplência e cobranças entre outros.

Cuidados em meio às instabilidades

Em um período atípico, como o vivenciado na pandemia de COVID-19, uma grande preocupação das administradoras e síndicos foi a inadimplência. Inclusive, no início dela, foi identificado o aumento deste índice em algumas capitais.

Ainda que posteriormente, os índices tenham caído, no âmbito geral, ainda ficou uma preocupação com o futuro. Antes que qualquer problema seja identificado, pode ser necessário adotar medidas preventivas para cobranças eficientes.

A administradora de condomínios pode, então, optar por contratar um BPO de cobranças para auxiliar os síndicos neste período. Mantém-se, assim, um processo otimizado para cobrar e negociar com quem não pode pagar a cota condominial a tempo.

Quais são as vantagens ao adotar um BPO de cobrança?

Para a administradora de condomínios, a principal vantagem é poder dedicar seus esforços para aquilo que mais importa: captação de receitas e relacionamento com clientes.

Muitas vezes os colaboradores não possuem todo o conhecimento ou as ferramentas necessárias para realizar as cobranças de forma eficiente.

O BPO de cobrança é especializado nessa área, com diversos recursos e tecnologia que vão otimizar diversos processos e diminuir custos operacionais. Os profissionais da empresa que realiza o BPO de cobrança são especialistas nessa área e vão utilizar o potencial máximo das ferramentas necessárias.

Montar uma equipe do zero com esse tipo de recurso seria inviável por causa do alto custo em contratações, salários e treinamentos. Se parar para pensar, quem melhor para utilizá-las do que seus desenvolvedores, correto?

Com isso, você poderá direcionar esforços de contratação e alocar responsabilidades para as áreas de atendimento e vendas. Ou seja, poderá concentrar esforços no que faz a roda girar no seu fluxo de caixa.

Uma questão de custos

Além disso, o custo de uma BPO de cobrança é variável, diferente do custo fixo que uma equipe inteira tem.

Redução de custos com locação de espaço para abrigar essa equipe, não precisar se preocupar com a gestão dos colaboradores (faltas, demissões/contratações), reduzir contas fixas etc. Todos esses gastos são eliminados.

Tecnologias que auxiliam o BPO de cobrança

Um processo de cobranças eficiente pode fazer muita diferença para diminuir a taxa de inadimplentes. Para isso, algumas tecnologias e ferramentas são utilizadas pelo BPO de cobrança para otimizar seus processos. Conheça alguns deles:

Discador

O discador entrega para o atendente uma pessoa em linha assim que ele finaliza a ligação anterior, deixando o atendimento mais ágil, sem que o cliente fique muito tempo esperando na linha.

Agente virtual ou robô

Os agentes virtuais realizam os atendimentos por chamadas de telefone e também em outros canais como SMS, e-mail e WhatsApp. Assim, não é necessário que uma pessoa faça esse atendimento. Afinal, muitas das solicitações, são coisas simples, como solicitação de segundas vias de boleto, que podem ser facilmente automatizadas.

Caso, mesmo assim, exista a necessidade de oferecer um atendimento personalizado por um atendente, a pessoa é encaminhada para solucionar seu problema. 

Enriquecimento de dados

Localização de clientes, análise e classificação de sucesso são integrados à base de dados. Quanto mais dados coletados, maior a possibilidade de realizar processos otimizados com o auxílio da inteligência artificial, melhorando ainda mais performance do BPO de cobranças.

CRM de cobrança

Realiza a gestão dos contratos, atendimentos, registros das informações de contatos, tudo isso com 100% de integração ao ERP da administradora.

Régua de cobrança

Faz envios periódicos de notificações via e-mail, SMS e, quando necessário, cartas. O objetivo da régua de cobrança é avisar o cliente sobre o vencimento próximo do boleto e também interferir em casos de atrasos.

Existe um BPO para administradoras de condomínios?. 

A Superlógica possui um BPO de cobrança com serviços exclusivos para administradoras de condomínio, realizando esse trabalho burocrático.

Todos os processos do BPO de cobrança da Superlógica são automatizados e atuam de acordo com o modus operandi das administradoras de condomínio, sendo um eficiente aliado contra a inadimplência.

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Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.