6 erros a evitar na gestão da folha de pagamento

Uma folha de pagamento bem gerida assegura que todos os funcionários da empresa recebam sua remuneração sem falhas ou atrasos. E a presença de erros na gestão da folha pode ter consequências ruins para a empresa, como ações trabalhistas, débitos tributários, multas, prejuízo financeiro e insatisfação dos funcionários.

Sem contar que um sistema mal organizado faz com que o trabalho tome mais tempo que o necessário, prejudicando a eficiência da administração. A seguir, vamos listar e explicar alguns dos principais erros na gestão da folha de pagamento de uma empresa. Leia com atenção para não cometê-los!

1. Erro nos cálculos

Para chegar no valor que o profissional recebe pelo mês trabalhado, é preciso fazer uma série de cálculos. Por exemplo:

• Horas trabalhadas segundo o controle de ponto
• Descontos por faltas, atrasos e descontos no descanso semanal remunerado (DSR)
• Desconto do INSS
• Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
• Depósito do FGTS
• Descontos de vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação
• Descontos de participação em convênios e seguros (assistência médica e odontológica)
• Contribuição sindical

Isso sem contar os meses em que há adiantamento e adicional de férias, pagamento do 13º salário e, em algumas empresas, adiantamento de parte do salário.

Um pequeno erro nestes cálculos já é capaz de causar um prejuízo considerável para o funcionário ou então para a própria empresa, caso acabe pagando mais do que deveria ao colaborador. O pior, no entanto, é quando o erro de cálculo impacta o cumprimento das obrigações fiscais, o que pode acarretar multas e outras penalidades contra a organização.

Também existe o risco da companhia sofrer uma ação trabalhista por um colaborador ou ex-colaborador ter se sentido lesado. É comum que advogados de funcionários demitidos revisem seus holerites em busca de erros.

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2. Deixar de considerar mudanças na lei

Os responsáveis pela gestão da folha de pagamento precisam estar atualizados quanto às mudanças na legislação fiscal e trabalhista que podem acarretar em novos métodos de cálculo. Em 2017, por exemplo, foi aprovada a Lei Nº 13.467, que alguns chamam de reforma trabalhista, pois o texto modificou vários trechos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Naquela atualização, prêmios, auxílios, porcentagens e gorjetas deixaram de integrar o salário do colaborador. Desse modo, os valores também deixaram de integrar o cálculo de encargos trabalhistas e previdenciários da folha de pagamento.

Outra mudança importante aconteceu na Emenda Constitucional Nº 103, conhecida como reforma previdenciária, sancionada em novembro de 2019. A principal alteração que ela trouxe foi a nova forma de calcular o desconto do INSS na folha de pagamento.

Também é comum, de tempos em tempos, haver uma atualização da alíquota do IRRF, que não necessita de uma grande reforma como nos exemplos acima, mas também faz mudar os cálculos da folha de pagamento. Ainda podemos citar as convenções coletivas, assinadas entre representações dos trabalhadores de determinada categoria e empregadores.

3. Fazer o controle do ponto manualmente

O cálculo da folha de pagamento começa com as informações do controle de ponto da empresa, um registro dos horários de entrada e saída dos colaboradores. É desse controle que saem as informações sobre horas trabalhadas, faltas, atrasos, descontos do DSR e horas extras, que puxam o valor da remuneração para cima ou para baixo.

Por incrível que pareça, ainda há negócios em que esse controle é feito em livros ou planilhas, o que faz o setor de Recursos Humanos perder muito tempo na consolidação das informações e o setor financeiro no cálculo da folha.

Além disso, é claro que esse modelo antigo aumenta muito o risco de ocorrência de erros durante o processo. Para evitar esses problemas, a melhor solução é usar um sistema de controle de ponto online, em um software que gere automaticamente o espelho de ponto (documento que consolida as informações para o cálculo da folha de pagamento).

Em empresas que dispensam o registro do ponto — o que tem se tornado cada vez mais comum, especialmente com a difusão do trabalho remoto —, esse não é um problema. Essas empresas enxergam que a colaboração do funcionário vai além da simples troca do tempo por dinheiro. O importante é se ele está entregando o que se espera para a sua posição.

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4. Calcular a folha em planilhas

Assim como o controle de ponto manual significa muito tempo perdido e alta chance de erro, calcular manualmente os valores da folha de pagamento é bastante arriscado e nada eficiente. É claro que, hoje em dia, são raríssimas as empresas que fazem esse cálculo com lápis, papel e calculadora. O mais comum é um método semiautomatizado, usando planilhas no Excel.

Tais planilhas permitem inserir fórmulas que automatizam o cálculo a partir do salário-base e das informações do espelho de ponto. Assim, você não precisa calcular quanto é 7,65% em cima de R$ 2.000 para descontar o INSS, por exemplo. 

Chamamos esse método de semiautomatizado porque, apesar das fórmulas, as informações atualizadas do mês devem ser inseridas na planilha. Mas lembre-se de que é possível errar neste processo, sem contar o risco de uma fórmula desconfigurar e comprometer todo o cálculo.

Nossa dica aqui é contar com a melhor tecnologia: um sistema que integre o controle de ponto eletrônico com o cálculo da folha de pagamento, desempenhando essas funções de forma 100% automática. O ideal é que os fornecedores sejam empresas de SaaS, com um bom suporte e antenadas às mudanças na legislação.

5. Omitir informação no eSocial

O eSocial é um sistema de transferência de informações ao fisco referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. E é preciso haver uma sintonia fina entre os processos de gestão da folha de pagamento e o envio das informações ao eSocial. 

Geralmente, é a mesma equipe que se ocupa dos dois processos, então, podemos considerar que outro erro a ser evitado na gestão da folha de pagamento é esquecer de transmitir alguma informação pelo eSocial.

6. Falha de comunicação entre os setores

Um profissional é promovido ou recebe um aumento por decisão do gestor da área em que atua. Esse gestor não é a mesma pessoa que vai atualizar a folha de pagamento com as novas informações. Além das mudanças de cargo e salário, informações como agendamento de férias, período de licença-maternidade, bonificações e desligamentos têm efeito na folha de pagamento. O erro a ser evitado aqui é deixar de fazer essas atualizações por conta de uma falha de comunicação entre os setores.