Como gerir uma empresa em momentos de crise

Em 2020, o alastramento da contaminação pelo SARS-CoV-2, vírus causador do COVID-19, deixou a população mundial em estado de alerta. O impacto das quarentenas, distanciamento social e suspensão de serviços também foi forte para as empresas, sobretudo as PMEs. Com a situação ímpar, administradoras de condomínios estão vivendo um verdadeiro impasse sobre como gerir uma empresa em momentos de crise.

O baque na economia ainda não tem previsões claras. Sabe-se que podemos esperar uma recessão – em um espectro que ainda buscava recuperação da última crise econômica. 

Porém, as decisões não devem ser tomadas sob uma premissa “apocalíptica”. Crises, das mais diversas naturezas, implicam em mudanças de hábito, comportamentos, desenvolvimento de tecnologias e a própria maneira de gerir um negócio.

Com muito planejamento e ações práticas efetivas, pode-se superar esse momento com danos minimizados. Mais ainda, como citou Alexandre N. Rodrigues, em sua coluna, é possível “sair mais forte da crise do que quando entrou”.

Confira uma série de artigos com dicas sobre como gerir uma empresa em meio às incertezas de uma crise. Neste primeiro, você verá dicas práticas de negócios que precisam estar no seu radar.

1. Como gerir uma empresa em momentos de crise: estabeleça suas prioridades
2. Atenção total ao caixa
   1. Renegocie dívidas com os bancos
   2. Realoque investimentos financeiros
   3. Elimine despesas desnecessárias
   4. Prepare-se para o aumento da taxa de inadimplênccia
   5. Fique de olho em novas oportunidades de investimento
3. Aumente sua eficiência operacional
   1. Reduza desperdícios
   2. Utilize ferramentas e tecnologia
4. Empreenda para o futuro

1. Como gerir uma empresa em momentos de crise: estabeleça suas prioridades

Estabelecer prioridades pode parecer um tópico óbvio, visto que este passo deve estar presente na própria fundação da empresa. Entretanto, quando o momento da economia implica em incertezas, é preciso reavaliar seus conceitos sobre quais são suas reais prioridades.

Esse planejamento deve ser acompanhado de um levantamento preditivo sobre diferentes cenários que sua empresa pode viver agora, num futuro próximo e a longo prazo. Tudo deve estar fundamentado em situações reais, dados e ações palpáveis para a sua realidade financeira.

Tome os eventos decorrentes do COVID-19 como exemplo. Muitas administradoras precisaram adotar modelos operacionais aos quais não estavam acostumadas. Exigiu-se o trabalho remoto, em regime de home office, com ferramentas novas e lógicas de comunicação corporativa muito diferente do habitual.

Além disso, em meio a quarentena imposta pelos governos estaduais, não se sabe ao certo como será a reação da economia. Inflação e deflação eram reflexos possíveis para o futuro, aos quais os pequenos empreendedores precisam estar preparados. 

Desenvolva planos de ação, para os mais diferentes cenários. Esteja preparado para o melhor e para o pior!

2. Atenção total ao caixa

Por falar em prioridades, existem alguns elementos fundamentais para garantir a saúde da sua empresa, como manter uma boa reserva de caixa. Em períodos de recessão, com compradores receosos e custos de aquisição de novos clientes (CAC) mais caros, o dinheiro conservado será o “porto-seguro” da sua administradora.

Grandes empresa de tecnologia e fundos de investimento se prepararam dessa maneira. A Alphabet (empresa-mãe do Google) e a Apple são exemplos que guardaram bilhões para eventuais situações emergenciais. 

Além disso, para manter a operação em andamento e não esgotar essa reserva, será necessário manter um fluxo de caixa positivo. Isso só será feito através de uma análise minuciosa sobre a gestão de recursos, dívidas e captação.

Confira algumas ações que trarão maior segurança ao seu fluxo de caixa em momentos de crise:

Renegocie dívidas com os bancos

É comum que as pequenas e médias empresas possuam dívidas de crédito ativas, sobretudo as abertas mais recentemente. Durante a pandemia de COVID-19, os grandes bancos prometeram adotar medidas para minimizar o impacto nesses negócios, como a prorrogação desses vencimentos ativos. Entretanto, a medida foi direcionada para clientes adimplentes e trazia consigo o aumento de juros no futuro.

Se sua administradora possui algum contrato em crédito, precisa pensar na escassez de recursos e a necessidade de manter o capital de giro que a situação implica. Será necessário recorrer ao banco para renegociar tanto as parcelas quanto as taxas de juro.

Lembrete: Tenha uma consultoria especializada ao seu lado e pleno conhecimento da lei. No artigo 393 do Código Civil, que trata da inadimplência, determina-se que “O devedor não responde pelos prejuízos resultantes de caso fortuito ou força maior, se expressamente não se houver por eles responsabilizado”.

Também fique atento aos tributos do governo. Em abril, pessoas físicas e jurídicas estariam fazendo suas declarações de imposto de renda e pagamento ao fisco. Porém, com o alastramento do SARS-CoV-2, o novo coronavírus, a RFB estipulou o adiamento do pagamento de determinados tributos federais do Simples Nacional e MEI.

Realoque investimentos financeiros

Para onde vão seus atuais investimentos? Na busca de outras fontes de capitalização e valorização dos recursos, é comum que empresas tenham investimentos financeiros variados.

Apostas arriscadas, principalmente se aplicadas no exterior, podem implicar numa perda massiva. Num momento como esse, a indicação é partir para apostas mais seguras de aplicação ou investimento em novas fontes de receita, como seguros – visto que em estado de quarentena condôminos ficarão mais tempo em suas casas.

Elimine despesas desnecessárias

Despesas desnecessárias são um gargalo constante nas administradoras de condomínios. Em meio a diversas decisões para melhorar a eficiência operacional, pode-se deixar de prestar atenção em detalhes, como assinaturas de ferramentas, conteúdo e serviços não essenciais.

A preocupação com esses gastos deve redobrar em períodos de turbulência. Durante uma quarentena, por exemplo, é uma boa prática revisar contratos e utilizar o aporte legal para cortar ou diminuir a saída de dinheiro. Também, com o regime de home office, pode-se fazer o fracionamento de certas compras ou até suspendê-las pelo momento, como materiais de escritório.

Prepare-se para o aumento da taxa de inadimplência

Serviços que cobram por recorrência, como as administradoras de condomínios devem esperar o aumento das taxas de inadimplência nesse período. Devido às limitações financeiras nos períodos de crise, os condôminos podem priorizar outras dívidas – não necessariamente mais importantes.

Entretanto, o pagamento da taxa condominial é de suma importância para a operação do condomínio em momentos assim. Esse caixa servirá para responder diversas demandas, como a compra de caminhões pipa para abastecer o condomínio em casos de falta d’água.

Para superar isso, além de buscar novas fontes de receita, a administradora precisará reforçar ainda mais seu relacionamento com os condomínios e seus moradores. Precisa-se entender o motivo de cada atraso individualmente, procurando uma solução que faça sentido para a situação daquele indivíduo.

Outro detalhe necessário, é possuir um modelo de cobrança consistente. Uma régua de cobrança, com mensagens automáticas lembrando os condôminos sobre o vencimento da taxa mensal, já limita as chances de atraso por esquecimento. Também deve-se ficar atento a possibilidades que poupem dinheiro, como boletos que cobram na liquidação – caso do PJBank.

Fique de olho em novas oportunidades de investimento

Por falar em novas fontes de receita, períodos de crise também podem servir para que sua administradora de condomínios reavalie o próprio modelo de negócio. Ou seja, as incertezas da economia também propiciam a busca por novas oportunidades no mercado.

Com a necessidade de manter o fluxo de caixa numa margem segura, você precisará criar novas maneiras de obter receita. Essa medida continuará sendo positiva mesmo com o fim das crises, visto que você poderá escalar esses processos no futuro.

Para o segmento condominial, a venda de seguros pode ser uma excelente alternativa. Tome o isolamento social exigido durante a pandemia de COVID-19 exemplo. Com as pessoas passando mais tempo em suas casas, maiores são as chances de demandas de manutenção surgirem. Ao oferecer os seguros residenciais diretamente, além de obter uma nova fonte de receita recorrente, estará atendendo uma necessidade real de seus clientes.

Interessou-se em iniciar este modelo de agência, para venda de serviços? Entre em contato através deste e-mail: comercial@pjbank.com 

3. Aumente sua eficiência operacional

Apesar da gestão financeira e obtenção de capital ser uma grande preocupação de PMEs, você não pode esquecer dos pilares do seu negócio. Mesmo em meio aos receios, você continuará prestando serviços aos seus clientes – que, mais do que nunca, precisam de seu auxílio.

Manter uma eficiência operacional de nível semelhante à situação habitual será um dos pontos-chave do seu sucesso. Este é o momento que você precisa se mostrar como um agente essencial para o bom funcionamento e manutenção do condomínio.

Novamente, os casos referentes ao COVID-19 se destacam. Neste período, os condomínios ganharam atenção especial da mídia, devido a concentração de pessoas nos prédios e o compartilhamento de espaços como elevadores, halls, playgrounds e demais áreas comuns. A gestão dos empreendimentos foi essencial para conscientizar e preservar a saúde de seus moradores.

Para prestar esse atendimento, você precisará estar com a casa em ordem. Dois aspectos se destacam para executar tudo com eficiência:

Reduza desperdícios

Em alinhamento com a necessidade de poupar despesas, a avaliação dos desperdícios é essencial. E isso não quer dizer gastar dinheiro ativamente, com compras ou ferramentas. Trata-se do mau uso dos ativos que a empresa tem – o que gera impacto negativo na operação mesmo fora de períodos instáveis.

Ou seja, um ativo pode ser de muita valia para a administradora, mas não está sendo aproveitado corretamente. O problema não é o custo, mas a ineficiência em utilizar seus pontos fortes para melhorar seu serviço para os condomínios.

Existem três tipos de desperdício sobre os quais você deve ter atenção máxima em momentos de crise.

Pessoal

É o desperdício de capital humano. Seus colaboradores estão no melhor momento ou ocupação para performar bem? Durante a quarentena, em que se exigiu o isolamento e trabalho remoto, algumas demandas ficaram claras:

• O que é realmente importante deve ser priorizadas;
• Aloque responsabilidades essenciais diretamente para quem pode atendê-las;
• Evite que precisem deslocar-se ou participar de reuniões desnecessárias;
• Aproveite para liberar colaboradores que têm férias para vencer;
• Estimule a capacitação profissional no tempo livre, existem muitos cursos e aprendizados gratuitos que podem ser aproveitados.

→ Confira aqui uma série de de conteúdos de educação online para fazer durante a quarentena!

Equipamentos

De maneira alguma seus colaboradores conseguem performar se os equipamentos não os permitirem. Com toda a transformação digital vivida no mercado condominial, os aportes tecnológicos são essenciais para a manutenção da eficiência operacional de uma administradora.

Por isso, preste atenção se computadores, notebooks, smartphones e tablets corporativos não estão: quebrados, desgastados, lentos, ultrapassados ou sendo utilizados de maneira errônea. No caso do home office, em que os funcionários dependem de suas banda largas residenciais, verifique se a velocidade é o suficiente para que eles continuem executando suas funções. 

Despesas com consumos

Por fim, existe uma série de desperdícios que precisam de constante monitoramento em qualquer empresa. Os consumos de determinados serviços básicos são alguns dos mais fáceis de fazer imediatamente: como energia, água, gás, lixo, dejetos orgânicos, entre outros.

Assim, adote certas práticas como:

• Apagar todas luzes acesas sempre que fechar a empresa; 
• Evite deixar certos equipamentos ligados na tomada durante a noite (exceto os que realmente precisam, como servidores ou geladeiras); 
• Conscientize os funcionários sobre o uso de água. Instrua-os a manter torneiras fechadas enquanto lavam mãos e evitar deixar saídas mal fechadas ou abertas sem necessidade.; 
• Revise o quanto pode ser poupado nos demais serviços.

Utilize ferramentas e tecnologias

O outro aspecto definitivo para manter a eficiência operacional em administradoras é o uso massivo de tecnologia para auxiliar em suas rotinas. Os elementos disruptores de velhas práticas em empresas também servem para viabilizar a prática profissional em meio às crises.

Com o distanciamento social, por exemplo, muitas pessoas foram inseridas numa lógica de trabalho completamente nova. O home office, além de muita disciplina, exige a utilização de uma série de ferramentas para manter o serviço funcionando o mais próximo dos 100% de sua capacidade.

Tudo isso também permite que administradores observem as limitações e as novas possibilidades para seu modelo operacional. Tecnologias como a computação em nuvem e contatos comerciais via videoconferência se destacaram nesse período.

Estas são algumas das ferramentas que sua administradora deve ter em mente:

• ERP na nuvem
• Notebooks
• Gestão de projetos
• Reuniões online
• Chats
• PABX virtual
• Compartilhamento de arquivos
• Customer Relationship Management (CRM)
• Rede Privada Virtual (VPN)
• Delivery e logística

→ Confira detalhes sobre cada uma dessas tecnologias, com sugestões de quais utilizar

4. Empreenda para o futuro

Períodos de crise têm algo em comum para PMEs: não ter prejuízos que resultem em danos na saúde financeira da empresa ou, pior, em falência. É uma realidade dura, mas uma preocupação de muitos.

Mesmo que a missão de muitos seja reparar a situação atual, as decisões também precisam ser tomadas tendo o futuro em vista. Mais do que uma dica, isso é uma etapa essencial da gestão de empresas em períodos de crise. 

A instabilidade econômica e os impactos na sociedade exigem que empresas se preparem para os eventos pós-crise, como: desvalorização de honorários, preços inflacionados de materiais e um fluxo de caixa tão regular quanto o exigido durante as turbulências, entre outros.

Novamente, como gestor, é seu papel observar as mudanças estruturais que serão necessárias para elevar sua administradora de condomínios na próxima etapa. Da mesma maneira que restaurantes e supermercados precisaram fazer delivery e empresas mandaram seus funcionários trabalharam de casa, você precisará ficar atento às oportunidades de se modernizar e encontrar outras formas de se rentabilizar.

No próximo artigo você verá dicas de como impactar positivamente nos condomínios e encantar seus clientes!

Sobre a Superlógica

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