Como fazer eleição de síndico durante a crise do coronavírus

Diante do aumento de casos de COVID-19 no Brasil, foi necessário adotar medidas de distanciamento social como forma de diminuir o contágio. Nos condomínios, esse é um momento particularmente complicado, pois o mandato dos síndicos estão chegando, ou já chegaram ao final. Um dos novos desafios é descobrir como fazer eleição de síndico de forma remota.

Neste momento tão atípico, para impedir a disseminação do coronavírus no condomínio, os gestores precisam adotar todas as medidas necessárias. As principais delas no momento devem ser a higienização regular das áreas comuns e evitar aglomerações dentro de suas dependências.

Para cumprir essa última, no entanto, significa impedir a realização das assembleias, que acontecem tradicionalmente no primeiro trimestre. Ou seja, deliberações importantes para a gestão dos empreendimento.

Entretanto, a realização remota dessas reuniões já é possível. Existem ferramentas para ajudar na votação eletrônica a distância das pautas, como a Assembleia Virtual do Superlógica Condomínios.

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Como é feita uma eleição de síndico

Nas Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) ocorre a aprovação de contas, orçamento anual e a eleição do síndico. A eleição acontece a cada dois anos e é de extrema importância, pois ele representará os condôminos e seus interesses a nível institucional.

Normalmente, após a escolha do novo corpo gestor, bastava registrar em ata essa decisão e encaminhar ao cartório com todos os documentos necessários, como lista de presença e assinaturas para comprovar o quórum. Então, a administradora do condomínio faria as atualizações necessárias na instituição financeira, com a apresentação da certificação em dia do novo síndico eleito.

Com a situação atípica que estamos vivendo, há outras soluções para essa questão da eleição do síndico.

É possível adiar a eleição para síndico na crise

Segundo o Código Civil, o condomínio precisa ter um síndico para representar os condôminos, não importa a situação. Fazendo com que a realização da eleição seja uma das prioridades das administradoras.

Existem algumas exceções aos cumprimentos das obrigações relacionadas às eleições, previstas por lei em casos de “força maior”. Dessa forma, os mandatos podem ser estendidos e as eleições adiadas, para que sejam seguidas as recomendações do Ministério da Saúde. O Conselho pode elaborar uma ata ratificando a extensão do mandato do síndico e Corpo Diretivo até que a situação esteja resolvida.

O Poder Judiciário do Estado de São Paulo, por meio do magistrado da 1ª Vara da Comarca de Salto, concedeu uma liminar que valida a extensão do mandato do síndico por até 90 dias, podendo ser prolongado caso seja necessário. Confira o regimento do seu estado para saber sobre o status da extensão de mandato.

O problema das contas congeladas

Ainda assim, há uma questão que precisa ser resolvida. Quando há a eleição de um novo síndico, é necessário realizar a regularização junto às instituições financeiras.

Se o cadastro não for atualizado as contas do condomínio podem ser bloqueadas. Com os recursos congelados será impossível pagar funcionários, fornecedores ou demais gastos emergenciais.

Muitos bancos já se adiantaram e prorrogaram o acesso dos síndicos e administradoras a essas contas. Porém, ainda há a possibilidade, do acesso ser bloqueado. Nesses casos, vale entrar em contato direto com o banco para saber os procedimentos de extensão do síndico.

Em último caso, se o banco não desbloquear as contas, pode ser necessário ingressar com um processo contra a instituição financeira. Deve-se justificando o motivo da não realização da Assembleia Geral Ordinária para eleição do síndico nesse período de crise.

Como fazer eleição de síndico à distância

Antes mesmo do novo panorama social, causado pela COVID-19, aumentar a participação dos condôminos nas assembleias já era um desafio. As recomendações contra a aglomeração de pessoas, entretanto, trouxe a possibilidade das administradoras colocarem em prática um desejo antigo, a realização de discussões de pauta e votações remotas.

A Assembleia Virtual é um modelo híbrido no qual o condômino pode tomar suas decisões sem necessariamente comparecer na presencial. O voto é feito por procuração, no qual o condômino toma a decisão pela plataforma, imprime e assina a procuração com sua intenção de voto (recomenda-se solicitar o reconhecimento de firma no documento, inclusive para evitar contestações acerca da legitimidade) e entrega ao procurador que o representará na reunião presencial.

Assembleia Virtual

Ao realizar a Assembleia Virtual o condomínio pode evitar as aglomerações de pessoas em espaços comuns. Quanto mais pessoas aderirem ao voto eletrônico, menos precisarão comparecer presencialmente à reunião, limitando-se ao síndico, membros do conselho, procuradores e votantes restantes que não quiseram, ou puderam, fazê-lo no meio eletrônico.

Entretanto, mesmo para as votações virtuais, não basta apenas uma convocação por e-mail. A mesma composição feita em um edital de convocação para uma assembleia presencial precisa ocorrer para a realização da virtual com a captação de votos eletrônicos. Alguns detalhes que precisam estar inclusos são:

• Prazos, com data de abertura para votação e data de encerramento;
• Mencionar que ocorrerá em ambiente virtual e físico;
• Explicar, se necessário através de tutoriais, como participar do processo online;
• Sanar dúvidas dos condôminos;
• Explicar o processo de apuração;
• Pauta.

Como ainda não há uma previsão de quando tudo voltará ao normal – ou se de fato voltará -, a assembleia virtual será uma forte aliada da administradora, que normalmente se responsabiliza pela convocação e registro de documentos em cartório. Facilita-se, também, a participação dos condôminos nos assuntos gerais, inclusive sobre as medidas relacionadas ao coronavírus.

→ Você sabe como proceder caso algum condômino contraia COVID-19? Confira neste artigo como síndicos e administradora devem agir diante dessa situação!

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