SaaS para RH: como funciona e quais são os softwares indispensáveis

Por: Renan Landucci5 Minutos de leituraEm 04/03/2022Atualizado em 10/05/2022

Conteúdo desenvolvido pelo time da Convenia

De maneira geral, o setor de Recursos Humanos possui um grande volume de tarefas e obrigações rotineiras. Tal fator, torna o tempo um desafio para a jornada de trabalho.  Assim, só um software que otimize as atividades e mantenha as informações seguras e acessíveis pode facilitar e muito a rotina. Isso é possível através do SaaS para RH.

A empresa pode utilizar esse tipo de sistema para realizar o controle de férias e admissão de colaboradores, de forma online, como um serviço. Ademais, os dados ficam armazenados em nuvem através do sistema de cloud computing. 

Neste artigo, você vai entender o que significa SaaS para RH, sua utilidade e funcionamento. Descubra também quais são os outros softwares indispensáveis. Boa leitura! 

O que é um SaaS para RH?

O termo SaaS é originado do inglês e significa “Software como Serviço” (Software as a Service). 

Na prática, o SaaS de RH permite que os gestores da área usem os softwares e aplicativos para a realização de atividades do setor de maneira totalmente automatizada e online. Ou seja, não há a necessidade de instalar um programa permanentemente, pois o sistema pode ser operado diretamente no navegador. 

Para que serve o SaaS?

Os sistemas de SaaS foram criados para resolver uma necessidade de maneira rápida e eficaz. Ou seja, por meio da tecnologia é muito mais fácil a execução de alguns serviços. 

No RH, os gestores podem calcular a folha de pagamento em tempo real, gerar guias de recolhimento, lançar férias dos colaboradores e controlar a jornada de trabalho

Todo o acesso e as informações disponíveis aos usuários no software SaaS ficam armazenadas em nuvem, o chamado cloud computing, de forma segura.

Como o serviço em nuvem funciona? A tecnologia usada pelo sistema SaaS consegue armazenar e hospedar diversos programas, informações e recursos que podem ser acessados facilmente no software online. 

Assim, o gestor de RH não precisa se preocupar com a compra de vários softwares, pois o SaaS para RH está pronto para ser usado de forma online. Basta pagar pelo serviço que precisa e acessar a plataforma quando quiser.

Portanto, por que não otimizar as atividades do RH de forma prática, segura e enxugar os custos da operação? O SaaS soluciona muitas dores de uma vez só.  

Existem também sistemas de SaaS que geram entretenimento, educação e serviços por assinatura. Mesmo sem ter conhecimento sobre o assunto, você com certeza já se deparou com um software assim no seu dia a dia.

Veja abaixo alguns exemplos:

  • Google: possui diversos aplicativos de serviços (SaaS), já que conta com o Google Drive, Google Meet, Google Fotos, etc. 
  • Slack: é uma plataforma de comunicação interna usada principalmente pelas empresas. O Slack tem se destacado nesse mercado devido a agilidade e facilidade de comunicação entre as equipes de trabalho.
  • Zoom: é uma plataforma usada para a realização de videoconferência, que pode ser usada em forma de aplicativo em dispositivos móveis ou no computador.
  • Netflix: é uma plataforma de entretenimento em forma de mídia, disponibilizando filmes, séries e documentários para o acesso dos usuários.

Quais as vantagens?

Ter acesso fácil a um SaaS de RH é um avanço em direção a melhora na produtividade da sua equipe. Com um sistema de serviços em nuvem, os gestores e líderes acessam as informações de forma rápida, o que agiliza a tomada de decisões no dia a dia. Vamos conferir outras vantagens do SaaS:

Menor custo

Enquanto os sistemas tradicionais pedem para a empresa comprar um software, pagar pela renovação da licença e ter equipamentos que comportem o programa, o SaaS conseguiu enxugar esses custos.

Com o SaaS de RH, basta ter acesso à internet para conseguir usá-lo. Desta forma, o custo de pagar pelo serviço é bem menor. 

Flexibilidade nas informações

Os dados do RH ficam armazenados em nuvem, podendo ser acessados de diversos dispositivos, ou seja, celulares, tablets e computadores. De qualquer parte do mundo, o profissional poderá tocar as operações de trabalho rapidamente.

Para exemplificar, podemos lembrar dos softwares que permitem o registro de ponto online dos colaboradores. Com o formato de trabalho híbrido ou totalmente home office adotados recentemente, a empresa pode controlar a jornada de trabalho à distância utilizando esse serviço.

Maior segurança

A empresa precisa ter certeza de que os dados e informações de seus clientes e colaboradores estão seguros no sistema em nuvem de SaaS. Por isso, esses softwares usam a criptografia para protegê-los. 

Os dados armazenados no SaaS de RH são acessados por uma pessoa autorizada por login e senha, diminuindo os riscos de vazamento na internet. 

Nesse sentido, esses sistemas seguem as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Atualizações constantes

Ao usar um sistema de SaaS para RH, o software é atualizado com frequência. As mudanças nas leis trabalhistas e outras atualizações que fazem parte da rotina do RH e do Departamento Pessoal já são automaticamente inseridas no software de serviço. 

Melhor armazenamento de dados

Por contar com um serviço em nuvem, otimiza-se o espaço de arquivos, dados no computador ou servidor privado da empresa. O SaaS consegue armazenar todas as informações e torná-las acessíveis aos gestores.

Modelo de Assinaturas

Os SaaS para RH baseiam-se majoritariamente na economia da recorrência, ou modelo de assinaturas. Nesse modelo, o cliente paga um valor de forma recorrente para ter acesso ao produto. Isso é ótimo, já que traz mais facilidade e evita esquecimentos. Além disso, o SaaS é mantido enquanto o cliente desejar.

Como a qualquer momento a assinatura pode ser cancelada, isso impulsiona os fornecedores de SaaS para RH a aprimorar o que foi vendido, acompanhando as necessidades dos clientes e tornando o produto melhor a cada período.

Quais são os tipos de SaaS para RH?

Agora que você já sabe a importância e as vantagens de se usar um sistema de SaaS de RH, chegou o momento de conhecer alguns modelos de softwares úteis ao setor. Confira a seguir:

Cálculo folha de pagamento

Através de uma plataforma de gestão de RH em nuvem, os dados de pagamento dos colaboradores são apurados em tempo hábil. Além disso, caso seja necessário, os gestores consultam as informações sobre os salários e benefícios corporativos dos trabalhadores em poucos cliques. 

Nada de pilhas de papel e holerites arquivados! O sistema em nuvem armazena tudo isso com segurança e ainda envia os holerites online. No fim das contas, isso economiza impressões em papel e promove a sustentabilidade. 

Admissão digital

Com um software de RH específico para a admissão, o colaborador poderá enviar os seus documentos de forma online, agilizando o processo de contratação.  Tudo de maneira segura e prática. 

Controle de férias

O software de gestão de férias é perfeito para evitar atrasos ou esquecimentos na hora de conceder férias aos colaboradores. Ele armazena as informações, avisa quando há um trabalhador com férias a vencer e faz o cálculo dos valores a receber de cada um, já considerando possíveis faltas.

Gestão financeira

Precisamos mencionar também a importância de se ter um software de gestão financeira no RH. Afinal, o setor lida com a parte financeira dos colaboradores em diversos momentos. 

Com ele, os gestores terão um panorama do quanto está sendo gasto em cada categoria da empresa, diminuindo conflitos e erros na hora de efetuar os devidos pagamentos. Entre eles estão:

  • pagamento de salários e aumento de remuneração;
  • bonificações; 
  • gastos com as férias
  • distribuição de lucros, etc.

Sobre a Convenia

A Convenia é uma HR Tech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. Nasceu há alguns anos, visando trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática.

Desde então, trabalha fortemente para que os produtos evoluam com os clientes, pois compreendem que, diminuindo o tempo gasto com rotinas operacionais, as empresas têm mais tempo para as pessoas.

Atualmente, as soluções abrangem admissão digital, férias e departamento pessoal, onde você pode gerir todo seu time em um sistema em nuvem.

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