Régua de cobrança: automatize o envio do boleto e nota fiscal no seu sistema de gestão de pagamentos

Você já sabe que a régua de cobrança é uma ferramenta, que lhe permite fazer a gestão de cobranças junto à sua base de clientes com mais efetividade.

E com este objetivo, quando você tem um sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes, como o Superlógica Assinaturas, você pode configurar uma série de ações e fluxos que irão lhe ajudar a planejar cada passo para que o seu negócio não desvie da curva de crescimento.

Afinal, com os pagamentos recorrentes as empresas passaram a ter o desafio de buscar formas mais eficientes no combate à inadimplência. 

E, se o seu objetivo é reduzir o número de clientes que não pagam pelo serviço ou que atrasam o pagamento, ter uma régua de cobranças bem estruturada é o passo número um. 

Régua de cobranças: automatize sempre 

Dentro de um departamento financeiro, tudo o que você quer é eficiência na operação das rotinas diárias. E, para isso, a palavra-chave é automatização. 

O primeiro passo para organizar a casa é ter um bom sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes, que será o responsável por automatizar a maior parte do trabalho: do faturamento à emissão de notas fiscais. 

→A emissão de notas fiscais além de ser uma obrigação legal, também é um exemplo de processo que pode ser automatizado. Se você lida com a emissão de um grande número de notas fiscais por mês, existe uma forma de fazer isso de forma simples dentro do seu sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes.

A segunda medida essencial para estruturar bem a sua gestão de cobranças é mapear o processo de pagamento pelo qual o cliente passa. Com um fluxograma de cada etapa, você estará pronto para começar traçar uma régua de cobrança efetiva.

Afinal, esse recurso funciona como um orientador acerca das notificações e medidas que podem ser adotadas em cada etapa do ciclo de uma cobrança.

Verifique se no seu sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes você pode configurar, de forma simples e rápida, o passo a passo da comunicação com o seu cliente. 

Régua de cobranças para quem recebe com boletos

Quando uma empresa oferece como opção de pagamento o boleto bancário, precisa ficar atenta à inadimplência.Isso porque a quitação do documento exige que o cliente tome uma ação concreta. 

Por isso, é sempre bom adotar medidas que o lembrem sobre um vencimento próximo ou a respeito de algum prazo expirado.

Mas, não é só isso. Sua empresa deve facilitar ao máximo o recebimento do boleto com antecedência ao vencimento. E o que você diria se você pudesse automatizar o envio do boleto e nota fiscal em apenas um único e-mail?

Se você recebe por boleto, envie pelo menos um e-mail antes do vencimento. Durante este ciclo, você pode enviar o próprio boleto bancário, junto com a nota fiscal gerada no momento da criação da cobrança. 

Por exemplo: um bom cronograma de cobrança para um boleto que vence no dia 10, seria programar o envio de um e-mail no dia 3.

Também não deixe de enviar um e-mail no dia de vencimento da cobrança, com um título chamativo, como “Vence hoje sua cobrança – pague agora mesmo”. 

E, se for o caso, esteja preparado também para notificar os clientes que estiverem inadimplentes. Para isso, planeje o envio de e-mails 5 dias depois, 10 dias depois e 15 dias depois do vencimento do boleto.

Régua de cobrança do Superlógica Assinaturas

Vimos até aqui que a régua de cobrança é uma ferramenta que ajuda no estabelecimento de fluxos, auxiliando, de forma efetiva, a gestão de cobranças. E quando bem planejada, essa ferramenta também irá agir na prevenção da inadimplência.

No Superlógica Assinaturas, dentro do recurso “Régua de Cobranças” é possível usar três meios básicos de notificações a clientes: e-mail, SMS e carta impressa. Todos podem trabalhar juntos, mas, dentre eles, o e-mail pode ser o seu principal aliado.

Para isso, você pode criar mensagens com diferentes periodicidades, baseadas na data de vencimento da fatura.

Por e-mail, no caso de boletos, é possível enviar até quatro notificações automáticas, todas customizáveis, nas seguintes situações:

• Boletos antes do vencimento;
• Boletos enviados no vencimento;
• Boletos depois do vencimento;
• Boletos enviados 3 dias após a geração.

Dentro do Superlógica Assinaturas também é possível configurar e-mails personalizados, usando as variáveis dinâmicas do sistema. Você pode usar dados como: 

• Nome; 
• E-mail;
• Dia de vencimento; 
• Valor original da cobrança. 

Seja eficiente: envie boleto e nota fiscal em um único e-mail 

E o mais importante: em qualquer modelo de mensagem, seja para boletos antes, depois ou no dia do vencimento, você pode usar a variável %notafiscal_url% para que o seu cliente receba o boleto e nota fiscal em um único e-mail.

Este recurso é indispensável, principalmente, quando o processo de pagamento do boleto pelo seu cliente se dá somente com o envio conjunto da nota fiscal. 

Uma outra variável que pode ser adicionada à configuração do e-mail e que garante agilidade no processo é a %link_espelho_botao%, que direciona o acesso ao espelho da nota fiscal.

Garanta a boa saúde financeira da sua empresa 

Uma régua de cobrança efetiva é aquela que melhor se adapta às especificidades de cada operação. A partir da definição de um bom fluxo e escolhendo os canais adequados para o contato com o cliente, você poderá garantir uma boa saúde no seu fluxo de caixa. 

Se comunique com o seu cliente da melhor forma. Envie lembretes de pagamentos que estão próximos e avisos sobre atrasos, suspensões ou cancelamentos por inadimplência. 

Seja eficiente de verdade e envie boletos e notas fiscais em um único e-mail. 

Ter processos automatizados é o primeiro e mais importante passo dentro de um bom processo de cobrança. Para isso, o seu sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes deve ser seu aliado. 
Conheça o Superlógica Assinaturas.