Régua de cobrança: automatize o envio do boleto e nota fiscal no seu sistema de gestão de pagamentos

Régua de cobrança: automatize o envio do boleto e nota fiscal no seu sistema de gestão de pagamentos

Você já sabe que a régua de cobrança é uma ferramenta, que lhe permite fazer a gestão de cobranças junto à sua base de clientes com mais efetividade.

E com este objetivo, quando você tem um sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes, como o Superlógica Assinaturas, você pode configurar uma série de ações e fluxos que irão lhe ajudar a planejar cada passo para que o seu negócio não desvie da curva de crescimento.

Afinal, com os pagamentos recorrentes as empresas passaram a ter o desafio de buscar formas mais eficientes no combate à inadimplência

E, se o seu objetivo é reduzir o número de clientes que não pagam pelo serviço ou que atrasam o pagamento, ter uma régua de cobranças bem estruturada é o passo número um. 

Régua de cobranças: automatize sempre 

Dentro de um departamento financeiro, tudo o que você quer é eficiência na operação das rotinas diárias. E, para isso, a palavra-chave é automatização. 

O primeiro passo para organizar a casa é ter um bom sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes, que será o responsável por automatizar a maior parte do trabalho: do faturamento à emissão de notas fiscais. 

→A emissão de notas fiscais além de ser uma obrigação legal, também é um exemplo de processo que pode ser automatizado. Se você lida com a emissão de um grande número de notas fiscais por mês, existe uma forma de fazer isso de forma simples dentro do seu sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes.

A segunda medida essencial para estruturar bem a sua gestão de cobranças é mapear o processo de pagamento pelo qual o cliente passa. Com um fluxograma de cada etapa, você estará pronto para começar traçar uma régua de cobrança efetiva.

Afinal, esse recurso funciona como um orientador acerca das notificações e medidas que podem ser adotadas em cada etapa do ciclo de uma cobrança.

Verifique se no seu sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes você pode configurar, de forma simples e rápida, o passo a passo da comunicação com o seu cliente. 

Régua de cobranças para quem recebe com boletos

Quando uma empresa oferece como opção de pagamento o boleto bancário, precisa ficar atenta à inadimplência.Isso porque a quitação do documento exige que o cliente tome uma ação concreta. 

Por isso, é sempre bom adotar medidas que o lembrem sobre um vencimento próximo ou a respeito de algum prazo expirado.

Mas, não é só isso. Sua empresa deve facilitar ao máximo o recebimento do boleto com antecedência ao vencimento. E o que você diria se você pudesse automatizar o envio do boleto e nota fiscal em apenas um único e-mail?

Se você recebe por boleto, envie pelo menos um e-mail antes do vencimento. Durante este ciclo, você pode enviar o próprio boleto bancário, junto com a nota fiscal gerada no momento da criação da cobrança. 

Por exemplo: um bom cronograma de cobrança para um boleto que vence no dia 10, seria programar o envio de um e-mail no dia 3.

Também não deixe de enviar um e-mail no dia de vencimento da cobrança, com um título chamativo, como “Vence hoje sua cobrança – pague agora mesmo”. 

E, se for o caso, esteja preparado também para notificar os clientes que estiverem inadimplentes. Para isso, planeje o envio de e-mails 5 dias depois, 10 dias depois e 15 dias depois do vencimento do boleto.


Nova call to action

Régua de cobrança do Superlógica Assinaturas

Vimos até aqui que a régua de cobrança é uma ferramenta que ajuda no estabelecimento de fluxos, auxiliando, de forma efetiva, a gestão de cobranças. E quando bem planejada, essa ferramenta também irá agir na prevenção da inadimplência.

No Superlógica Assinaturas, dentro do recurso “Régua de Cobranças” é possível usar três meios básicos de notificações a clientes: e-mail, SMS e carta impressa. Todos podem trabalhar juntos, mas, dentre eles, o e-mail pode ser o seu principal aliado.

Para isso, você pode criar mensagens com diferentes periodicidades, baseadas na data de vencimento da fatura.

Por e-mail, no caso de boletos, é possível enviar até quatro notificações automáticas, todas customizáveis, nas seguintes situações:

  • Boletos antes do vencimento;
  • Boletos enviados no vencimento;
  • Boletos depois do vencimento;
  • Boletos enviados 3 dias após a geração.
Tela inicial da régua de cobrança no sistema Superlógica.

Tela inicial da régua de cobrança no sistema Superlógica.

Dentro do Superlógica Assinaturas também é possível configurar e-mails personalizados, usando as variáveis dinâmicas do sistema. Você pode usar dados como: 

  • Nome; 
  • E-mail;
  • Dia de vencimento; 
  • Valor original da cobrança. 
Tela com opções de dados variáveis que podem ser customizados para cada cliente.

Tela com opções de dados variáveis que podem ser customizados para cada cliente.

Seja eficiente: envie boleto e nota fiscal em um único e-mail 

E o mais importante: em qualquer modelo de mensagem, seja para boletos antes, depois ou no dia do vencimento, você pode usar a variável %notafiscal_url% para que o seu cliente receba o boleto e nota fiscal em um único e-mail.

Este recurso é indispensável, principalmente, quando o processo de pagamento do boleto pelo seu cliente se dá somente com o envio conjunto da nota fiscal. 

Uma outra variável que pode ser adicionada à configuração do e-mail e que garante agilidade no processo é a %link_espelho_botao%, que direciona o acesso ao espelho da nota fiscal.

Formato de mensagem a ser enviada pelo cliente com boleto e nota fiscal.

Formato de mensagem a ser enviada pelo cliente com boleto e nota fiscal.

Garanta a boa saúde financeira da sua empresa 

Uma régua de cobrança efetiva é aquela que melhor se adapta às especificidades de cada operação. A partir da definição de um bom fluxo e escolhendo os canais adequados para o contato com o cliente, você poderá garantir uma boa saúde no seu fluxo de caixa. 

Se comunique com o seu cliente da melhor forma. Envie lembretes de pagamentos que estão próximos e avisos sobre atrasos, suspensões ou cancelamentos por inadimplência. 

Seja eficiente de verdade e envie boletos e notas fiscais em um único e-mail. 

Ter processos automatizados é o primeiro e mais importante passo dentro de um bom processo de cobrança. Para isso, o seu sistema de gestão de assinaturas e pagamentos recorrentes deve ser seu aliado. 
Conheça o Superlógica Assinaturas.

 



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