Plano de contas: o que é e como fazer no seu ERP recorrente

Plano de contas é a compilação do registro de todos os eventos e movimentações financeiras de uma empresa. O plano de contas facilita o dia a dia, pois reúne, em um único lugar, todas as contas corporativas e, assim, melhora a compreensão e análise da relação entre elas.

Em resumo, o plano de contas permite classificar as movimentações financeiras e organizar e analisar a situação financeira de uma empresa.

Todas as empresas devem trabalhar com um plano de contas, pois o objetivo é que este sirva como uma conduta referencial para o registro das operações. Ao mesmo tempo, a adoção de uma estrutura de lançamentos deve ser feita de forma personalizada dentro de cada empresa para que todas as especificidades da organização sejam compreendidas.

É consenso que um plano de contas deve ser simples e bem elaborado, pois serve de referência para a gestão do negócio e também como sustentação para o controle dos registros contábeis e patrimoniais. Mas o plano de contas não precisa ser algo complexo.

Exemplo de plano de contas gerencial no Superlógica

Por que ter um plano de contas organizado?

Como vimos acima, um plano de contas oferece uma base para que as empresas possam fazer, de forma organizada, os lançamentos dos dados relacionados às movimentações financeiras, entre receitas e despesas.

O plano de contas também é fundamental para a aferição de relatórios gerenciais e para a observação dos itens que compõem as demonstrações contábeis e o balanço patrimonial.

Um plano de contas bem estruturado permite também análises dos números de operação para definição de planos de ação e tomadas de decisão.

Como funciona um plano de contas na prática?

Um plano de contas é dividido conforme os grupos descritos abaixo. Eles podem ser organizados em títulos e subcontas para acomodar os itens dentro de suas respectivas classificações.

• Ativo. É composto por bens e direitos que formam o patrimônio de uma empresa, como imóveis, equipamentos e investimentos, por exemplo. De acordo com o CPC*, ativo é um recurso controlado pela entidade como resultado de eventos passados e do qual se espera que fluam futuros benefícios econômicos;
• Passivo. É onde são registradas as obrigações devidas como empréstimos, pagamento de tributos, entre outros. Na definição do CPC, passivo é uma obrigação presente da entidade, derivada de eventos passados, cuja liquidação se espera que resulte na saída de recursos capazes de gerar benefícios econômicos;
• Receitas. São os valores a receber ou recebidos (no caso específico de um plano gerencial baseado em caixa). Podem ser obtidos por meio da operação de assinatura de serviços, venda de produtos ou pela venda de ativos ou ainda pela obtenção de ganhos com juros, por exemplo;
• Despesas. Aqui ficam compreendidas as contas relativas à folha de pagamento, assistência médica, aluguel, serviços terceiros, entre outros. Em suma, os gastos da empresa. Na definição do CPC,  despesas abrange tanto as perdas quanto as despesas propriamente ditas que surgem no curso das atividades usuais da entidade. As despesas que surgem no curso das atividades usuais da entidade incluem, por exemplo, o custo das vendas, salários e depreciação. Geralmente, tomam a forma de desembolso ou redução de ativos como caixa e equivalentes de caixa, estoques e ativo imobilizado.

*CPC – Comitê de Pronunciamentos Contábeis.

Planos de contas contábil e gerencial

As micro, pequenas e médias empresas devem se orientar pelo ITG 1000, modelo contábil que estabelece critérios e procedimentos simplificados abrangidos pela Resolução CFC Nº 1.418.

Já uma companhia de capital aberto deve seguir as exigências previstas na Lei das S/A e adequar sua estrutura de contas de acordo com os preceitos estabelecidos nas Normas Brasileiras de Contabilidade.

Já o plano de contas gerencial (ou financeiro) pode ser organizado de forma mais flexível dentro de uma empresa. O objetivo é suportar uma estrutura financeira específica, dando condições para que o lançamento das movimentações possa ser feito de modo que facilite a análise dos resultados financeiros.

Vamos ver agora como automatizar essa tarefa no Superlógica e garantir um processo ágil e útil para as áreas contábeis e financeiras.

Como criar um plano de contas gerencial no meu ERP?

Um plano de contas gerencial deve ser pensado considerando a estrutura de categorias e subcategorias pertinentes à natureza do negócio. Mas é preciso não perder de vista que a estrutura adotada precisa estar em sintonia com as informações que irão compor o plano contábil. Assim, ao montar seu plano de contas, não deixe de consultar seu contador.

Montar um plano gerencial em um ERP especialista em recorrência como o Superlógica permite que sejam criadas, dentro de receitas e despesas, categorias e subcontas que atendam às necessidades específicas de um negócio.

O plano de contas define a forma de diversos relatórios gerenciais, em especial o demonstrativo de receitas e despesas. O plano de contas do Superlógica é um plano de contas gerencial não contábil, ou seja, as contas são categorias de receitas e despesas que não possuem partidas dobradas.

Um plano de contas ramificado é muito útil, por exemplo, quando uma empresa tem diversos serviços.

Exemplo

No exemplo abaixo, a empresa comercializa um software (SaaS) para gestão de projetos com 6 fontes de receita e outro software (também SaaS) para gestão de relacionamento com cliente.

1. Serviços

1.1. SaaS – Gestão de projetos

          1.1.1. Planos mensais

          1.1.2. Planos anuais

          1.1.3. Implementação

          1.1.4. Treinamento

          1.1.5. Importação de dados

          1.1.6. Hora técnica (desenvolvimento)

1.2. SaaS – CRM

          1.2.1. Planos mensais

          1.2.2. Planos anuais

          1.2.3. Implementação

          1.2.4. Treinamento

          1.2.5. Importação de dados

          1.2.6. Hora técnica (desenvolvimento)

Planos mensais e Planos anuais referem-se à receita proveniente de planos de diferentes periodicidades. Já as outras linhas (implementação, treinamento etc.) referem-se a outros serviços oferecidos pela empresa.

Separando desta forma, veja que se torna bem fácil analisar exatamente de quais serviços a receita está vindo.

Para classificar as despesas, procure seguir a mesma lógica. Separe-as de forma a poder, em relatórios, identificar onde exatamente estão as despesas. No caso das despesas, no Superlógica é possível também fazer a gestão por centro de custos – ou seja, você pode fazer um rateio das despesas entre dois ou mais centros de custo.

Ao longo do tempo, cuidado para não criar novas contas para cada despesa. Opte por subcontas para rastrear lançamentos específicos.

Um exemplo:

2. Despesas

     2.1. Taxas de cobrança

          2.1.1. Boleto PJBank

          2.1.2. Boleto Bradesco

          2.1.3. Cartão de crédito Cielo

Telas de diagnósticos e demonstrativo dão visão geral e detalhada

A tela de diagnósticos do Superlógica (Financeiro > Diagnósticos) traz diversas informações relevantes em gráficos e tabelas. Além das informações de saldos das contas e previsão de saldo, traz gráficos com resultados dos últimos 12 meses e assinaturas conquistadas.

Tela de diagnósticos do Superlógica mostra resultados dos últimos 12 meses

Nesta tela de diagnósticos é possível também acompanhar a evolução de receitas e despesas entre o mês anterior e o mês atual – com opção de de gráfico evolutivo dos últimos 6 meses e também dos lançamentos na visão expandida.

Visão da tela de diagnósticos: gráfico evolutivo e expandido dos lançamentos

Já na tela Financeiro > Comparar mês anterior, o Superlógica traz em formato de Demonstrativo de Receitas e Despesas o caixa da empresa com os dados do mês atual, mês anterior e as variações em valores e em percentual.

Nesta tela, é possível fazer filtros para comparar outros meses ou períodos e contas bancárias ou ainda ter informações agrupadas ou detalhadas. Se preferir, é possível ver esta tela em formato de relatório – Empresa > Relatórios > Balancete > Demonstrativo de Receitas e Despesas (111A).

Tela do Superlógica que apresenta o demonstrativo de receitas e despesas