Como manter sua operação SaaS eficiente em meio à pandemia de coronavírus

A pandemia de COVID-19, causada pelo novo coronavírus, mudou muitos aspectos do funcionamento da sociedade e da economia. Uma das práticas adotadas pela maioria das empresas, para conter o aumento da curva de infecção e mortes no Brasil, foi o trabalho remoto. Porém, sendo uma novidade para muitos, ainda hão aqueles que estão tentando se adaptar e descobrir como manter a produtividade durante o home office.

Atualmente, a própria concepção do produto de uma empresa de Software as a Service (SaaS) é pautado na entrega online do serviço. Servidores em nuvem permitem que seus clientes acessem as soluções à distância, basta ter um dispositivo conectado à internet, login e senha.

Entretanto, a crise gerou um novo tipo de situação para os gestores da maioria das empresas SaaS. Mesmo oferecendo soluções para serem usadas remotamente, muitas não estão acostumadas a manter suas próprias equipes à distância. Gerir o desempenho das equipes, manter a produtividade dos colaboradores e o bom funcionamento dos serviços se tornou um novo desafio para os gestores de empresas de SaaS.

Confira dicas valiosas que podem contribuir para que a operação não saia dos trilhos e a eficiência seja mantida mesmo com as turbulências enfrentadas.

1. Como manter a produtividade da equipe em home office
2. Olho na gestão
3. Não descuide da segurança da informação

Como manter a produtividade da equipe em home office

Embora, o home office não seja uma novidade para alguns, muitos fornecedores de SaaS estão exercitando esse modelo pela primeira vez. Com todos os colaboradores atuando de suas casas, e sendo que muitos deles não estão acostumados a trabalharem dessa forma, é possível que a produtividade caia e que o gestor tenha dificuldades para manter o mesmo nível de serviço.

Para isso, existe uma série de boas práticas que podem ser adotadas para uma gestão à distância otimizada:

Exerça sua liderança

Em um momento de incertezas, acalmar os funcionários e dar segurança aos talentos pode garantir a tranquilidade necessária para que sejam produtivos. Transmita a posição da empresa sobre o momento de crise e se coloque à disposição para conversar sobre o tema e ajudá-los, sempre que necessário. 

Estabeleça rotinas de trabalho

Como gestor, é importante estabelecer uma rotina de reuniões e contatos junto às equipes. É importante estimular os liderados para que também criem suas próprias rotinas de trabalho em casa, o que ajuda a deixar de lados as possíveis distrações que podem surgir durante o home office. 

Faça contatos constantes 

Além de manter as rotinas tradicionais, é importante intensificar os contatos com a equipe. Isso pode ser feito de diversas maneiras, desde o tradicional telefonema, até uma infinidade de ferramentas de videoconferência e mensagens: 

• Slack;
• Skype;
• WhatsApp;
• Zoom;
• Rocket Chat
• E muito mais. 

Cobre pela produção, não só pelo timing 

Em uma dinâmica de home office, muitas vezes o colaborador acaba encontrando horários alternativos em que trabalha com mais produtividade. Se seu trabalho não for necessariamente ligado a um determinado “timing”, o gestor deve estimular esse modelo, tendo em vista maior produtividade.

Ofereça ferramentas

Com as pessoas isoladas em suas casas, o uso da tecnologia em prol do trabalho nunca foi tão importante. Algumas dessas ferramentas já registram um grande aumento no número de usuários, como as de videoconferência (Zoom, Skype, Hangouts, etc) ou de comunicação e produtividade (como Slack, Trello e WhatsApp). 

Avalie que outras tecnologias poderão apoiar os seus colaboradores a manterem ou ampliarem seu desempenho, ainda que exista algum custo envolvido. Confira neste post uma lista com as principais ferramentas que podem ajudar empresas a manterem a produtividade neste período de home office.

Olho na gestão

Em uma situação atípica e de incertezas, como a causada pela pandemia do novo coronavírus, alguns impactos financeiros para o negócio parecem ser inevitáveis. Cabe à liderança intensificar, ainda que à distância, as práticas de gestão até que a situação de crise termine. 

Confira algumas dicas de gestão da Superlógica para empresas de SaaS

Acompanhe os indicadores 

Como a situação em relação à pandemia pode mudar a cada dia, mais do que nunca é preciso seguir de perto os principais indicadores do negócio. Isso deve ser feito pelo menos diariamente, mas é recomendável que o gestor veja os números algumas vezes por dia. Entre os principais estão o churn – que diz respeito ao cancelamento de assinaturas – e o MRR, ou Receita Recorrente Mensal, que possibilita ao gestor acompanhar se seu faturamento recorrente está sendo impactado.

Faça um planejamento financeiro

Avalie o caixa da empresa e quanto tempo será possível manter o negócio em uma situação de crise extrema. Quais despesas é possível cortar com pouco impacto na operação? Quais as possibilidades de crédito disponíveis para o seu negócio caso necessário? Será necessário negociar prazos de dívidas com o banco?

Defina uma política para renegociação de contratos

É possível, durante a crise, que alguns clientes queiram renegociar contratos. Defina uma política fixa e aplicável para todos os casos, com descontos por tempo limitado e também um compromisso contratual para que o valor seja retomado em um número determinado de meses.

Avalie oportunidades

Mesmo com essa situação, algumas empresas de tecnologia estão registrando crescimento na oferta de produtos e serviços. É o caso de empresas que oferecem ferramentas de produtividade, ou que atuam na entrega de produtos a domicílio. Avalie, dentro do escopo do seu negócios, quais ofertas podem ser mais aderentes neste momento e invista para impulsioná-las.

Não descuide da segurança da informação

Com todos os funcionários trabalhando remotamente, é natural que se abram brechas à segurança da informação. O problema é ainda mais grave em uma situação onde todas as empresas foram orientadas a tomar essa medida de forma repentina, sem tempo de preparação.

Sabendo deste momento de fragilidade, os cibercriminosos também estão atentos às oportunidades. No caso das empresas de SaaS, que armazenam e tratam dados muitas vezes sensíveis de usuários, as perdas no caso de um ataque podem ser enormes.

Luiz Faro, diretor de engenharia de sistemas para a América Latina da Forcepoint – multinacional especializada em segurança da informação para empresas – compartilha dez dicas de segurança cibernética para trabalho remoto.

1. Conexão VPN/SSL

Garanta uma conexão segura de qualquer lugar, com acesso à internet nos sistemas da empresa, que inclua múltiplos fatores de autenticação. 

2. Segurança na WEB

Permita que o funcionário remoto navegue na internet protegido contra conteúdo malicioso. Ele usará esse meio para se manter-se informado e os invasores usam sites apócrifos para atingir seus objetivos. 

3. E-mail seguro

Garanta a proteção das contas de e-mail gerenciando-as para eliminar a falsificação de mensagens, malware em anexos e phishing, que simulam mensagens e eventos relacionados a tópicos (COVID-19). O pânico normalmente faz a incidência de phishing aumentar consideravelmente.

4. Prevenção de vazamento de informações

Faça a avaliação contínua dos dados para evitar o risco de vazamento devido a acidente, ignorância, negligência ou violação de segurança. 

5. Sistema interno de ameaças

Monitore as atividades dos usuários com altos privilégios e acesso a dados confidenciais onde quer que eles estejam.

6. Análise do comportamento humano

Monitore o comportamento do usuário para detectar e gerenciar riscos, aplicando políticas de proteção de forma dinâmica e personalizada. Lembre-se: o volume de usuários vindos de localidades desconhecidas vai aumentar.

7. Alavancar soluções em nuvem

Garantir visibilidade e controle de atividades e fluxos de dados em aplicativos em nuvem, com monitoramento adequado de aplicativos sancionados e não sancionados. Para o negócio sobreviver ele precisará da nuvem e precisamos fazer desse uso algo seguro.

8. Controle de ameaças avançadas

Seremos alvo de ameaças avançadas escondidas em informações sobre a epidemia e o funcionamento da empresa nesse período. Não podemos contar com o usuário para detectar e descartar sempre, precisamos impedir essas ameaças antes que cheguem.

9. Arquitetura flexível de soluções de segurança cibernética

Possibilita ter modelos em nuvem ou híbridos, que permitem ter o mesmo conjunto de políticas e nível de segurança em um cenário de localidade flexível.

10. Redução de consoles de monitoramento e alerta

Com a mudança de rede da maioria dos usuários, uma gestão de incidentes consolidada é a chave para achar a agulha no palheiro.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias, Escolas e Cursos.