Como aplicar OKRs no planejamento orçamentário de negócios recorrentes

Já pensou em aperfeiçoar a gestão de metas aplicando a metodologia OKRs (Objectives and Key Results – Objetivo e Resultado-chave) no orçamento empresarial da sua empresa? Essa ferramenta pode ser especialmente útil para o gerente financeiro ou controller que trabalha num negócio inserido na economia da recorrência, além de ser uma forma de alinhar e engajar toda a empresa em torno de indicadores-chave de desempenho.

Criada no Vale do Silício ainda na década de 1970, a metodologia foi usada por gigantes do mercado, como a Intel (uma das criadoras da ferramenta) e o Google. A ideia é fundamentada num sistema simples em torno de objetivos e metas detalhadas e mensuráveis.

Construir uma cultura de OKRs pode ser uma forma de fomentar a participação de todos os gestores no planejamento orçamentário. Principalmente porque o engajamento de todas as áreas é fator decisivo para o sucesso do processo.

O que é a metodologia OKR?

A metodologia OKR é um sistema de metas (individuais e/ou coletivas) que determina os objetivos de uma equipe em um período de tempo definido previamente (trimestre, bimestre e semestre, por exemplo). Esses objetivos devem ser condicionados a pelo menos um indicador-chave de desempenho mensurável. O propósito é gerar crescimento para a empresa, além de alinhamento e engajamento do time. John Doerr, ex-executivo da Intel, criou uma regra bem simples para explicar a estrutura básica de um OKR:

Eu vou (objetivo), mensurado por (indicador-chave de desempenho)

Por exemplo:

Eu vou ampliar o alcance da minha marca, mensurado pelo número de novas interações nas redes sociais

Por isso os OKRs são divididos em dois elementos: Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-Chave). Para cada objetivo (O), podem ser definidos entre dois a cinco indicadores de resultado (KR) quantitativos, que sirvam de parâmetro para calcular o sucesso (ou o fracasso) das ações executadas para atingir as metas.

Como a ferramenta OKR auxilia no engajamento

É comum que o processo de planejamento envolva questões estratégicas, táticas e operacionais, cabendo a um número pequeno de profissionais, geralmente formado pela alta direção e gestores, a definição das premissas. Assim, os demais colaboradores fazem parte de atividades mais operacionais da organização e, por isso, não costumam participar das reuniões de planejamento. O que pode dificultar o engajamento desses profissionais.

Com os OKRs, é possível envolver uma maior quantidade de colaboradores, de diferentes áreas, na definição de indicadores-chave de desempenho. Isso, sem dúvida, levarão aos resultados esperados pela empresa e, ao fim do período de avaliação, todos poderão ver o sucesso do trabalho. Com a adoção da metodologia, as responsabilidades são divididas e, consequentemente, se cria uma cultura organizacional focada em resultados. Alguns dos benefícios do uso dos OKRs:

• Maior engajamento do time, por conta da clareza e da simplicidade do método na identificação dos objetivos e indicadores de resultado;
• Definição de metas mais plausíveis;
• Maior alinhamento entre a alta direção e colaboradores, por tratar com transparência os objetivos da organização;
• Medição de resultado e não do esforço das tarefas, já que os objetivos vêm acompanhados de indicadores de resultado claros e objetivos.

Outra vantagem é a facilidade na correção da rota. Em um sistema de gestão recorrente isso é extremamente importante, pois a sua empresa precisa avaliar as métricas constantemente e, dependendo dos resultados, mudar a estratégia para melhorar a experiência do cliente.

A Netflix, por exemplo, entendeu que seu método de avaliação de filmes e séries era ineficiente. Após analisar os dados na plataforma e a frustração de muitos usuários,

mudou a sua estratégia de recomendação de títulos ao usuário. O serviço de streaming trocou as cinco estrelas pelos botões “curtir” e “descurtir”.

 

Como usar OKR no planejamento orçamentário de negócio recorrente?

Antes de começar a aplicar a metodologia OKRs no planejamento orçamentário do seu serviço de cobrança recorrente, é necessário definir as bases orçamentárias, de acordo com as metas estratégicas da organização. O importante, como já falamos, é que as ações sejam plenamente executáveis e cada indicador-chave de desempenho mensuráveis. Traçar objetivos inatingíveis ou difíceis de serem medidos, pode levar ao fracasso da implementação da metodologia OKR e gerar desgaste na equipe. Vamos ao passo a passo:

1. Defina o tempo de validade das OKRs

Sua empresa tem uma missão este ano: aumentar em 10% o MRR (Renda Recorrente Mensal, em tradução livre), por exemplo. Essa missão tem impacto em várias áreas, como marketing e vendas, claro. Nesse caso, para ter maior controle sobre a evolução das metas, você pode definir junto às áreas OKRs trimestrais até a conquista da meta anual.

2. Faça um mapa de seus objetivos e resultados-chave

Com as premissas orçamentárias definidas, pense nas OKRs como partes desse objetivo maior e mais abrangente. Cada uma delas demandará ações menores e mais concentradas que irão gerar cada indicador-chave de desempenho.

Seguindo o exemplo acima, cada área propõe e executa objetivos para ajudar a organização a alcançar a meta de aumento de MRR. Mapeie os OKRs junto às áreas, buscando a contribuição de cada uma delas quanto aos objetivos que podem ser alcançados, como no quadro abaixo:

Perceba que, além de mensuráveis e alcançáveis (mesmo com diferentes graus de dificuldade), os objetivos devem ser simples e lúdicos. A ideia é ser convidativo aos colaboradores. Na definição dos objetivos, a estratégia SMART pode ser uma grande aliada:

S – Específicos: metas formuladas de forma específica e precisa;
M – Mensuráveis: metas definidas que podem ser medidas e analisadas em termos de valores ou volumes;
A – Atingíveis: a possibilidade de concretização das metas deve estar assegurada;
R – Realistas: metas que não pretendem atingir o que o meio não permite;
T – Temporizáveis: metas com prazo e duração definidas.

Depois de definidos os OKRs, cada área terá clareza quanto de esforço está sendo direcionado para atingir o objetivo. O acompanhamento deve ser realizado pela medição dos resultados alcançados em relação aos esperados, estudando o que deu certo e o que deve ser melhorado para próximo período.

Como medir as OKRs do planejamento orçamentário?

O gestor financeiro ou controller é o responsável pelos OKRs deliberados a partir das metas financeiras da empresa que impactam em todo o planejamento orçamentário. Por isso, acompanhar o processo no dia a dia torna-se tão importante quando fazer o planejamento e definição desses objetivos. Algumas ações podem ser cruciais para o sucesso final:

• REUNIÕES: pelo menos a cada 20 dias – curtas – de acompanhamento do que está sendo realizado. O grande objetivo aqui é não deixar os OKRs esquecidos até o final do trimestre, além da contribuição entre todos para resolução de algum entrave.

• FECHAMENTO: ao final do período, deve ser realizada uma reunião de fechamento, para validar como ficou cada indicador de desempenho que foi planejado. Com base no que foi alcançado no trimestre, o gestor, juntamente com os demais envolvidos, pode trabalhar em novos objetivos para o próximo período, ajustando os objetivos que ficaram incompletos.

Se os objetivos forem atingidos em 100%, quem sabe vocês possam definir objetivos mais arrojados para o próximo período. No entanto, se algum deles não foi alcançado, não significa que o grupo falhou, talvez seja o caso de avaliar o que houve, ajustar o objetivo e continuar trabalhando no próximo trimestre.

Lembre-se: facilita quando os OKRs são abertos e estão disponíveis para todos os colaboradores da empresa. Para isso, soluções em nuvens, como software de gestão orçamentária por facilitar essa integração e comunicação na empresa, além de permitir acompanhar as premissas do planejamento orçamentário e identificar com mais agilidade possíveis problemas ou oportunidades. Quando o assunto é planejamento orçamentário, não existe receita de bolo, nem truque de mágica. Não basta definir os OKRs e deixar para mensurar os resultados ao fim do trimestre, período estipulado no exemplo.

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Sobre o autor

Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, especialmente para a Superlógica. O Treasy é a solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando com facilidade onde estão os desvios e podendo realizar ajustes antes que sua empresa saia dos trilhos. Tudo isto 100% livre de planilhas!

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