Pagamento recorrente: qual a melhor forma de fazer a gestão?

Qual a melhor forma de receber e fazer a gestão de pagamentos recorrentes? Devo usar um gateway/meio de pagamento, um sistema tipo ERP/backoffice, um facilitador de pagamentos ou tudo isso junto? Quais as vantagens e desvantagens de cada um?

Cartão ou boleto bancário? E a nota fiscal? E a gestão financeira disso tudo? E a parte de conciliação?

Neste post, vamos falar sobre:

• Pagamento com boleto e cartão de crédito
• As diferenças entre adquirente, gateway e facilitador
• Porquê performance é importante
• Afinal, boleto ou cartão?
• O papel do backoffice

Para começar, vamos falar sobre os dois principais meios de pagamento disponíveis hoje no Brasil: cartão de crédito e boleto bancário.

Pagamento recorrente com boleto bancário

Para pagamentos recorrentes de serviços, principalmente no mercado B2B (empresas), o boleto ainda é (de longe) o principal meio de pagamento.

Isso acontece por alguns motivos: muitas empresas (sobretudo micro e pequenas) não possuem cartões corporativos, a compra precisa ser aprovada por um gerente/diretor (com a apresentação da nota fiscal) e ainda existe o medo de ser cobrado de forma indevida.

Mas isso vem mudando e o cartão vai, aos poucos, ganhando território neste mercado.

Ainda sobre boleto, temos um artigo que explica em detalhes as modalidades de boleto bancário, conciliação, remessa e retorno. Vale citar um trecho:

Existem basicamente duas modalidades de boleto: com registro e sem registro. Usa-se a modalidade com registro quando o banco vai imprimir e enviar o boleto ao cliente ou quando da necessidade de protesto. Outro ponto é que, na modalidade com registro, as taxas são mais caras – os bancos geralmente cobram pela emissão, liquidação, baixa manual ou mesmo o protesto. Fique atento e negocie com o seu gerente todas estas taxas, se você optar por esta modalidade.

Na modalidade sem registro, o banco só fica sabendo da existência do título quando este é pago e só existe uma taxa a ser cobrada (a de liquidação). Se o cliente deixar de pagar o boleto, nada acontece.

Pagamento recorrente com cartão de crédito

Para cobrar as assinaturas de seus clientes com cartão de crédito, você vai precisar de:

• Sistema com integração direta com um adquirente;
• Gateway e um ou mais adquirentes;
• Ou um facilitador de pagamentos.

Difícil de entender? Calma que eu vou explicar.

Quem processa as transações de cartão de crédito é o adquirente – Cielo, Rede, Elavon etc. Os adquirentes são remunerados porcentualmente por transação.

Adquirente x gateway

É possível fazer a integração direta com o adquirente, mas há uma questão importante de segurança – você não pode sair por aí armazenando números de cartão de crédito de seus clientes sem seguir as regras do PCI, o principal padrão de segurança para meios de pagamento.

A saída é deixar uma outra empresa fazer isso por você. Pode ser até mesmo o adquirente – mas aí você fica preso a ele e não poderá mudar de forma fácil para outro com uma taxa mais atraente, por exemplo.

Para evitar esta dependência com o adquirente, você pode contar com o gateway, que segue os padrões do PCI e pode armazenar os dados de cartão de crédito. Com o gateway, é possível trocar de adquirente quando quiser, negociar taxas e até mesmo usar mais de um adquirente como contingência ou para aumentar a conversão dos pagamentos.

Mas é claro que você vai pagar um preço por esta liberdade. O modelo de remuneração dos gateways varia, mas costuma ser um valor (centavos) por transação. Alguns gateways cobram um valor apenas por transação convertida com sucesso + um porcentual e podem também oferecer serviços extras, como anti-fraude.

Quem tem um volume alto de pagamentos acaba optando por um gateway – pelo menos esta é a realidade aqui no Brasil. Não tem porquê confiar todas as suas transações a um único adquirente e nem como extrair todo o desempenho dele (por desempenho leia-se número de transações aprovadas).

Desempenho é importante

E não ter desempenho é relevante. Imagina que você possua um negócio que fature R$ 1 milhão/mês e, mês após mês, 3% das transações são negadas pelo adquirente. Isso corresponde a R$ 30 mil/mês ou, em um ano, R$ 360 mil.

Sentiu o drama? É por isso que quem tem alto volume de transações opta por mais de um adquirente – para que o máximo possível de transações seja aprovado.

Para auxiliar o gestor nesta tarefa, no Superlógica é possível acompanhar o processamento das cobranças em uma tela que mostra como está a taxa de aprovação e a performance. Também é possível visualizar o quanto as taxas de falhas e sucesso representam em valores financeiros.

Um sistema de gestão como o Superlógica também está preparado para melhorar as taxas de conversão das transações no cartão de crédito com retentativas inteligentes. Elas assumem estratégias diferentes diante de falhas temporárias e permanentes.

E o facilitador, como fica?

Quem quer fugir de toda esta complicação, tem nos facilitadores (como o PayPal) uma opção. Nele sua vida vai ser muito mais simples, mas você não poderá trabalhar com o máximo desempenho possível e nem sempre com uma boa taxa.

Como o facilitador assume muitas vezes o custo do chargeback (estorno por parte do cliente), a taxa de aprovações em geral é menor que a dos gateways. Um preço muito alto para quem tem um grande negócio, mas tolerável para quem não pode correr riscos de chargeback ou está começando.

A remuneração dos facilitadores se dá por um valor porcentual das transações realizadas com sucesso. É importante dizer ainda que, no caso dos facilitadores, o dinheiro é creditado primeiro na conta do facilitador antes de ser transferido para a conta da empresa.

Retentativas inteligentes para cartão de crédito

Os modernos gateways e sistemas de gestão de recorrência (como o Superlógica Assinaturas) já oferecem o que podemos chamar de retentativas inteligentes.

Isso porque nem sempre uma transação é aprovada pelo adquirente na primeira tentativa. Então é importante continuar tentando – dependendo, é claro, do status da transação.

Se o status for de falha temporária (falta de saldo, por exemplo), é provável que se consiga receber em uma retentativa. Já se o status for de falha permanente (cartão expirado, por exemplo), não se deve tentar mais – e comunicar ao cliente para trocar o cartão ou escolher outra forma de pagamento.

Mas afinal, boleto ou cartão de crédito?

Não existe uma receita de bolo. Existem prós e contras para ambos os lados. Vale a pena pesar cada um e até mesmo fazer testes para descobrir o que melhor se encaixa no seu negócio.

Menos inadimplência, probabilidade de o churn (cancelamento) ser menor e comodidade ao cliente são os grandes trunfos do cartão de crédito.

Os contras: se o ticket médio do seu negócio for alto, a taxa pode pesar e fazer você pensar duas vezes. Além disso, o repasse costuma ser em D+30 – o que pode comprometer seu fluxo de caixa (e se você quiser antecipar, as taxas costumam ser bem salgadas).

Se você vai cobrar valores baixos todo mês, pode ser interessante oferecer somente o cartão de crédito. O boleto pode ser trabalhoso demais para o seu cliente e isso pode levar ao churn (cancelamento) do serviço.

Já se o seu negócio tem ticket alto (como falamos acima) ou contratos com vigência (assinatura anual, por exemplo), o boleto pode ser a melhor solução – o dinheiro está na sua conta em 1 ou 2 dias após o pagamento e a taxa é menor – o PJBank, serviço que usamos no Superlógica Assinaturas, por exemplo, cobra uma taxa fixa apenas por boleto liquidado e o repasse acontece em D+2 (dado verificado em janeiro/2017).

O papel do sistema de gestão de recorrência

Falamos aqui basicamente de questões relacionadas a pagamento. Mas receber pagamentos recorrentes envolve muitas outras questões – como experiência de contratação (checkout), emissão de nota fiscal, planos, contratos, renovações, cancelamento, conciliação, gestão de comissões, auto-atendimento, entre outras.

É aí que entra um backoffice de recorrência como o Superlógica Assinaturas. A proposta é ter uma camada ainda mais amigável – que vai resolver e amarrar várias das questões citadas acima.

Você poderá criar e gerenciar seus planos e contratos, acompanhar o status dos clientes, histórico de contratações, cancelamentos, pagamentos realizados. Enfim, fazer uma gestão mais completa do negócio, inclusive com emissão da nota fiscal.

É interessante também que o backoffice forneça uma área na qual o seu cliente possa logar e ter acesso a facilidades como contratação/migração de planos, cancelamento, captura de segunda via de boleto, troca de forma de pagamento etc.

Além disso, o backoffice deve fornecer relatórios e ferramentas para gestão financeira, conciliação e controle da inadimplência – algo que pode destruir um negócio de assinaturas. Aliás, sobre inadimplência, escrevemos um post completo sobre como diminuímos em mais de 20% – clique aqui para ler.

As métricas também devem estar presentes no seu sistema de backoffice – growth (crescimento), churn (cancelamento), ticket médio e MRR (receita recorrente) são as principais que você deve acompanhar.